スカウト返信が来たのに日程調整ができない時の対処法！例文も紹介

2023.12.06

ダイレクト採用

スカウトの返信が来ても、その後の日程調整で候補者と連絡が取れなくなってしまうことはないでしょうか。

3~4割もの候補者と音信不通になってしまうこともあり、弊社のクライアントでも多くの企業がこの問題に悩まされています。

せっかくスカウトに興味を持ってもらったのだがら、お話しできずに終わってしまうのは防ぎたいですよね。本記事では、日程調整ができない際の対処法を解説します。

日程調整に課題感がある企業の方は、ご一読ください。

当記事の監修者

中島大志

著書：ダイレクトリクルーティングの教科書
経歴：⽴命館⼤学卒業後、パーソルキャリア株式会社にて⼈材紹介事業に従事。株式会社VOLLECTでは、約5年間ダイレクトリクルーティングの⽀援に尽⼒。日経トレンディや東洋経済オンラインへの寄稿実績あり。

ダイレクトリクルーティングにおける日程調整の種類

スカウト　日程調整　種類

ダイレクトリクルーティングにおける日程調整といっても、
（1）スカウト返信後〜初回カジュアル面談の日程調整
（2）一次面接、二次面接など、x次面接の日程調整
（3）オファー面談の日程調整
と大きく3つあります。

その中で、圧倒的に課題になりやすいのが（1）の「スカウト返信後〜初回カジュアル面談の日程調整」です。

（2）や（3）であれば既に候補者とコミュニケーションがなされており、日程調整ができなくてもできない理由が分かり易いです。そのため採用担当者としては改善しやすいのですが、（1）に関しては理由を特定できず厄介です。

スカウト返信した候補者側としては、おおよそ下記3つのどれかに当てはまります。

①シンプルに、日程調整の連絡に気づいていない
②返信したけど、その間に他の企業の面接などで予定がいっぱいになってしまって時間が取れなくなってしまった
③返信したけど、より興味の強い他社案件のスカウトが来たので、面談を受ける気がなくなってしまった

この3つを踏まえて、効果のある方法を見つけ、課題を特定し改善していくのが良いと思います。
効果のありそうな方法で今までトライしてきたものをリストアップしますので、参考になれば幸いです。

日程調整ができない時の対処法

スカウトに返信が来たのに、日程調整ができない時の対処法を3つご紹介します。

①シンプルに、日程調整の連絡に気づいていない

【対処法】

・連絡がとれるまで2回リマインド、1回電話して後追いする（それでも繋がらなければリリース）

・SMSメールを使う

②返信したけど、その間に他の企業の面接などで予定がいっぱいになって時間が取れなくなってしまった

【対処法】

・スカウト返信から24時間以内に必ず連絡する。面接官に確認する時間が必要な場合でも、一旦連絡を入れておく。

・土日や遅い時間帯でも調整できることを伝える

・返信きた瞬間に電話して日程調整する

・通常の面談ではなく、電話面談で15分だけでも時間をもらう

・スカウト差出人本人が、オンタイムで調整する

③返信したけど、より興味の強い他社案件のスカウトが来たので、面談を受ける気がなくなってしまった

【対処法】

・日程を候補者から回収するのではなく、企業側から提示して候補者に選んでもらう（出来るだけ幅広い日程を提示する）

・どんな面談内容なのか、アジェンダや面談者の役職や役割、所要時間、私服でもOK、志望動機は要らないなど、調整メールに記載し、面談のハードルを下げる

・カジュアル面談後の選考プロセスを伝えておき、選考期間がどのくらいなのかイメージしてもらう

・スカウト文面の差出人と、日程調整メールの差出人を同じ名前を使う（別の人が面談するのかも、、と思わせない）

・職務経歴書や履歴書を、面談前に回収しない

・候補者指定の場所で面談できる選択肢を提供する

日程調整ツールは使うべき？

日程調整ツールを使うべきかどうかは、返信がどれくらい来るか、そして面談の時間をどれだけ割けるかによります。

返信が多くないor面談の時間を多く取れる場合

日程調整ツールを使わず、こちらからいくつか日程を提案するようにしましょう。

候補者からいくつか日程をもらう企業も多いですが、こちらから提示した方が日程を書き連ねる必要がなく、選ぶだけで手軽なため調整できる可能性が高まります。

返信が多いor面談時間の確保が難しい場合

この場合は、日程調整ツールを使うことをお勧めします。もちろん、上記のようにこちらから複数日程を提案するのが最も良いのですが、返信が多い・面談時間の確保が難しいとダブルブッキングになってしまう、日程調整だけでかなりの工数がかかるなどの懸念があるためです。

ただ、日程調整ツールを使うと無機質に感じられてしまいますので、候補者に合わせた文面にを少し入れるなどテンプレート感をなくすと良いでしょう。

日程調整をする際の例文

日程調整の際は、できるだけシンプルにしましょう。長く書くと離脱の原因になります。

●●●様
お世話になっております。
株式会社◯◯の▲▲で御座います。
私からのスカウトにご返信いただき、
とても嬉しく思います。有難う御座います。
平日ですと下記でしたら調整可能ですが、
いかがでしょうか？オンラインで1時間程度を想定しています。
土日であれば調整可能でしたら、その旨を教えてください。
・12日（月）18:00-20:00
・13日（火）18:00-19:00
・20日（火）18:00-19:00
・21日（水）18:00-20:00
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