スカウトメール・文面書き方まとめ～例文や件名、PDCAの方法も紹介～
※この記事は3分半で読めます。
ビズリーチ等のスカウト媒体に登録した方は、日々大量のスカウトメールを受け取ります。その中で返信をもらえるのは数%程度で、スカウト媒体によっては開封すらされていないスカウトメールも大量に存在します。
候補者にとって返信したくなるスカウトメールとはどのようなものなのでしょうか。
累計600社以上のスカウト配信をして得た、株式会社VOLLECTが持つノウハウをもとに解説していきます。
< 本記事はこんな方におすすめ >
・ダイレクトリクルーティングを初めて導入した人事の方
・すでにスカウトメールを送っているが、返信率が悪く、どのように改善すればいいかわからない方
目次
効果の高いスカウトメールとは？影響する要因は何？
スカウトメールを作成する前に、効果の高いスカウトメールとは何なのか、確認しておきましょう。
スカウトメールの効果は「開封率」と「求人閲覧率」と「返信率」で振り返ることができます。それぞれ影響する要因について説明します。
開封率
スカウトメールを送った後、開封された確率です。件名（タイトル）の魅力度だけでなく、企業のブランド力が影響します。
※スカウト媒体によっては測定できない場合があります。
求人閲覧率
スカウトメールを開いてから、添付されている求人に遷移した確率です。スカウトメールの文面（本文）がダイレクトに影響します。
※スカウト媒体によっては測定できない場合があります。
返信率
スカウトメールを開いてから、求人を閲覧し、返信をしてくれた確率です。スカウトメールの文面（本文）と求人の魅力度が影響します。
どんなに素晴らしい件名や本文でも、あまりにも転職市場価値が高い（＝スカウトを送付するライバル企業が多い）候補者ばかりに送付してしまうと、開封や返信が見込めないので気を付けましょう。
スカウト文面は何文字が理想？長さはどれくらいが良い？
一般的に、スカウト文面が1000文字以上に長くなってしまうスカウト文面が多いですが、候補者の多くがスマホでスカウト文面を見ることが増えてきているため、1スクロールの500〜600文字程度に収めた方が読みやすいので、返信率が高くなるとよく言われています。
ただし、短く簡潔すれば返信率が大きく影響する訳ではありません。弊社も、色々なお客様で、長文バージョンでスカウトしたり短文バージョンでスカウトしたりと検証作業を行っていますが、短文にすれば必ず長文の文面より返信率が高くなるとは限らないからです。
ただし、スカウト文面を短くすると、添付される求人票まで見てもらえる確率は高くなるケースが多いです。
そのため、求人票の内容を見てもらえれば返信率が高まる企業であればオススメですが、求人票は一定ありのままを表現するしか無い所でもあるので、
そもそも返信率が高い会社はそのまま返信率が高く、低い会社は低いままという構図は変わりません。
ただし、媒体によっては大きく影響します。スカウト媒体の中でも、LinkedinやEightCareerDesignのようなSNSに近しいような媒体の場合、カジュアルにやりとりツールであることもあり、短文にすることで返信率を高めることができる傾向にあります。
媒体によって、長文か短文のどちらがフィットするのかは、是非個別にご質問ください。
スカウトメール文面の書き方のコツ・ポイント
スカウトメールの効果と影響する要因について理解いただいたところで、件名や本文を作成する際のポイントを見ていきましょう。
件名（タイトル）
下記のようなパターンがありますが、どのような件名が開封されやすいのかは正解がなく、候補者のターゲット設定やマーケット（他社）での流行によっても変動します。
ある程度配信し、開封率が悪い場合は見直すといったやり方で問題ありません。
会社やポジションの魅力を端的に書く
【上流案件多数】や【マネージャ候補】等を頭につけます。候補者に響くポイントであれば効果が高い反面、候補者が求めていない情報だと開封率は下がってしまいます。
カジュアル面談へ誘い込むセリフ調にする
「オンラインで代表とお話しませんか？」等、受け取った人が語り掛けられているような気持ちになる件名です。ただし、マーケット（他社）で似たような件名が流行している場合は、差別化が難しくなるので注意が必要です。
スカウト媒体毎の件名文字数
スカウト媒体毎に、件名で見える文字数が異なります。重要なワードは下記文字数内に治めるようにしましょう。
| スマホ | PC | |
| BIZREACH | 46 | 39 |
| doda Recruiters | 98 | 98 |
| openwork | 25 | 25 |
| RECRUIT DIRECT SCOUT | 43 | 65 |
| キャリトレ | 22 | 35 |
| ミドルの転職 | 50 | 50 |
| Green | 68 | 27 |
| Forkwell | 75 | 75 |
| AMBI | 46 | 46 |
個別に送られてきていることがわかるよう、候補者の経験を抽出して書く
「●●のご経験を見てお声がけさせていただきました。」等、個別に送られていることを期待させる件名です。候補者が自信を持つ経歴をピンポイントで当てられれば開封したくなる気持ちを高められますが、送信に時間がかかるのが難点です。
不特定多数に送っていそうな【残業時間20時間以内！】【急募！】などは付けないことがおすすめです。
会社の紹介
本文には大きく分けて、会社の紹介、採用の背景、候補者ごとのスカウト理由、お任せしたい業務内容を記載します。
「会社の強み」と、「競合他社と比べたときの違い」は、話を聞いてみたいと候補者に思ってもらうために必ず記載すべきです。テレビCMを打つような大企業や、商品やサービスが世に知れ渡っている企業であれば話は別ですが、競合他社との違いの表現に悩んでいる採用担当の方の声はよく耳にします。
文化や風土などは、より具体的にイメージしてもらうため別ページに誘導するのも手です。
最近は「○○業界からの転身。その理由を聞いてみた」など、価値観に共感して入社した入社者へのインタビュー記事や、「『顧客思考』ってなんなのか考えてみた」などのディスカッション記事を掲載する企業が増えてきています。
また、売上高が伸びている場合は数値を用いて記載した方が、説得力が増します。
業界自体に成長性がある場合は、その理由等を記載しましょう。
採用の背景
採用背景を候補者が知ることで、自分が何ができるのかが把握できます。
特に責任者クラスにスカウトする場合は、具体的な業務内容は状況次第で変わるため、採用背景やミッションが重要です。
候補者ごとのスカウト理由
候補者の「2つの経験」を組み合わせる
よく見受けるのが、「＜name様＞の不動産業界での営業経験を拝見して……」というようなカスタマイズです。
何もカスタマイズしないよりは良いのですが、不動産業界の営業経験を持つ人が他にも多くいることは想像できるため、「結局誰でも良いのか…」という気持ちにさせてしまいます。
そこで「2つの経験」を組み合わせるのがおすすめです。
例えば、「年功序列のメーカー営業から、実力主義の不動産業界にご転職され営業として活躍されている点を拝見して…」といったものです。
また、カスタマイズする際に抜き出す候補者の経験は、任せたいポジションと関連が高いものを選びましょう。
「●●を任せたいと思っており、そのため、●●な経験を持っているあなたに声をかけた」というストーリーができていれば、候補者は納得して返信できます。
候補者の志向性に触れる
候補者の志向性がポジションとマッチしていると考えられる場合は、ピックアップするのもよいでしょう。例えば「新しいマーケットを創造したいと考えられている点を拝見して、当社の新規事業企画ポジションでお声がけしました」等です。
Wantedlyでは、候補者のプロフィールに「この先やってみたいこと」という欄があるので、そこに書かれている事に注目してあげると返信率をあげる事ができます。
お任せしたい業務内容
メンバークラスにスカウトする時には、非常に重要な項目です。どういう仕事ができるのか、端的に整理して記載します。
どんな組織で、どんなメンバーがいるか等も記載するのも良いでしょう。 文章が長くなりすぎる場合は、「詳細は求人票をご覧ください」と記載するのも良い手です。
スカウトメールの例文
実際に、効果の高かったスカウトメールの例文をご紹介します。自社用にアレンジしてご使用ください。
はじめまして。
株式会社●● 部長の●●と申します。
この度は、<name>様のレジュメからご経歴を拝見し、
ぜひ、一度お会いさせていただきたくご連絡しました。
弊社は、コロナによりリモート勤務が主流となることを背景に、事業を急拡大させています。
●案件に関する即戦力人材を探していたところ、<name>様のご経歴が目に止まりました。
●●の経験をお持ちである事はもちろん、●●といった<name>様の志向性が、今回のポジションとの親和性を感じた次第です。
弊社は●●（事業の説明）を提供する企業です。
弊社の大きな特徴として●●（強みの説明）であり、●●（ポジションの強みの説明）できる機会があります。
文面だけではお伝えきれないため、弊社の強みやポジションの詳細などをご説明できる時間をいただけませんでしょうか？
もちろん、現時点での転職のご意向は問いません。
お忙しいかとは存じますが、ご検討の程、何卒よろしくお願い致します。
ご返信、心よりお待ち致しております。
候補者のプロフィールが少ない時に使える個別カスタマイズ文章
「（媒体名）にご記載の内容だけで全て把握できておらず恐縮ですが。」と文頭に付けましょう。
（例)BIZREACHにご記載の内容だけで全ては把握出来ておらず恐縮ですが、BUXXXXXX様が、◯◯株式会社様にてSAPを導入されているご経験を拝見し、この度ご連絡させて頂きました。また、ワーク·ライフ·バランスを大事にできるポジション希望のご希望欄も拝見しました。
2回目（再送/リマインド）の時のスカウトメール例文
まずはじめに、「度々のご連絡、失礼いたします」など、2回目のメールになったことについて触れましょう。
その後、「ご検討はいかがでしょうか」などスカウトに対しての反応を聞いてみましょう。1通目を送った後に更新された最新の資料や情報があれば、記載するのも良いです。
下記が例文です。
◯◯様
度々のご連絡、失礼致します。
◯◯株式会社の◯◯でございます。
先日、弊社の◯◯ポジションのスカウトメールを送らせて頂きましたが、その後ご検討はいかがでしょうか。
また最新の採用関連資料もこちらのアップロードしております
https://…..
是非ともお話がしたいと思っておりますので、◯◯様からのご返信を、心からお待ちしております。
不明点等ございましたら、遠慮なくご連絡下さい。どうぞ宜しくお願いいたします。
スカウトメールのNG例
反対に、候補者が返信する気持ちにならない、無視されるスカウトメールとはどんなものでしょうか。
誤字がある
スカウトメールはラブレターと同じです。基本的なことですが、誤字や日本語の誤りがないかはダブルチェックしましょう。
社名や候補者名は自動変換のタグがある場合がありますが、スカウト媒体によって異なるので、正しいタグを使うようにしましょう。
テンプレートに「●●」等を使っている場合も必ず送信時に残らないようにしましょう。
カスタマイズがされていない、的を射ていないカスタマイズ
一斉送信でも問題ないのは採用ブランド力が非常に高い会社のみです。最低でも1か所はカスタマイズを入れるのはもちろん、あまりに志向性が異なる転職者に対して志向を抜き出してカスタマイズすると、個別に確認していないと思われてしまいます。
一件一件カスタマイズする時間が取れないという方は、採用代行比較記事でダイレクトリクルーティングに特化した採用代行企業を紹介していますので、参考にしてくださいね。
とにかく文章が長い文面
多くの候補者がスマートフォンで見ているケースが多いので、あまりにも文量が多いと、最後まで読まずに離脱してしまいます。スマートフォンの1スクロールは大凡500〜600文字ですので、その文字量の範囲内で、伝えたい事を詰め込みましょう。
未経験歓迎
ターゲット次第ですが、「未経験歓迎」は意外にも無視されやすいのです。求人広告だと効果は出やすいキャッチフレーズかもしれませんが、ダイレクトリクルーティングのスカウトメールにおいて、多数に向けて送られているだろうと予想されるものは敬遠されがちです。
違う媒体のスカウト文面を使い回し、ショートコードが残ったまま
媒体によって、名前の差し込みコード等の形式が異なります。スカウト文面を使い回してしまうがゆえに、{name}などが残ったまま送信されないように注意しましょう。
メール内容以外にも秘訣あり！スカウトの返信率を向上させる方法
スカウトの返信率を向上させるためには、単純にスカウト文面をブラッシュアップすれば良いというものではありません。もちろん、スカウト文面に力を入れて損はありませんが、人気の企業はスカウト文面のカスタマイズなしでも高い返信率が得られますし、逆に知名度のない企業や人気のない業界の場合、カスタマイズを凝っても返信は来にくいという現状があります。
返信率に関わるスカウトの要素には、「ターゲット」「タイミング」「メッセージ」の3種類があり、返信率に影響する順番もこの通りです。
「ターゲット」は、採用要件のことです。具体的には、他社が狙っていない候補者や、自社よりも小さい規模に会社に勤めている方、年齢が高い方、転職回数が多い方にスカウトを送ると返信率が向上しやすいです。しかし、採用要件を広げると選考を通過する確率が下がってしまうため、ターゲットを変えるのは難しい企業も多いでしょう。
そこで、「タイミング」も大切です。ここでいう「タイミング」とは、曜日などではなくアクティビティの度合いを指します。各スカウト媒体には、「新規会員」「レジュメを更新」などアクティビティを見る指標があるので、そのアイコンを見てスカウトを送るようにすると良いでしょう。
また、リストアップから配信までの時間の短縮や、毎日ログインしアクティビティの高い候補者を追っていくことで返信率の向上が見込めます。
【応用編】PDCAを回して効果の高いスカウトメールを見つける方法
効果の高いスカウトメールを作成するには、PDCAを回すことが重要です。今までポイントや例文をご紹介してきましたが、スカウトメールには「これを送れば絶対にOK！」というような正解はありません。ABテストを繰り返し、都度振り返りをすることが必要になります。
① ペルソナに合わせて、訴求するポイントを決定する
募集したい人の年代、性別ごとに、響きやすい訴求ポイントがあります。例えば30～40代女性に向けては「働き方軸」、20代前半の方に向けては「成長軸」、40代男性の方には「社会変革軸」などが響く傾向にあるでしょう。
② 訴求ポイントに合わせて件名、スカウト文面を書く
訴求ポイントを決めたら、実際に件名とスカウト文面を作成します。採用担当1名で書いて送信するのではなく、複数名で候補者の気持ちになって読んでみるのが良いでしょう。
③ 実際にスカウトを配信してみる（2週間～1か月程度）
正しい効果を図るためには、同じスカウト文面で100通程度配信するがおすすめです。①で設定したペルソナと実際にスカウト配信する候補者属性とがずれていると意味がないため、注意します。
④ スカウトの返信率や開封率など結果を集計する
何件配信して何件返信が来たのかを集計します。スカウト媒体によって目安は異なりますが、返信率3%を切ったら必ず修正が必要と考えて良いでしょう。
開封率や求人閲覧率も確かめられるスカウト媒体であれば、開封されていないのか、開封されているのに返信がないのかを確かめ、ボトルネックとなっている部分を重点的に修正します。
⑤ ①～④を繰り返し、効果の高いスカウト文を利用する
ペルソナに対する訴求ポイントにあまり自信がない場合は、①から見直します。訴求ポイント自体は間違っていないがスカウト文面での見せ方が悪いと思われる場合は、②のスカウト文面修正から行いましょう。
何度か繰り返して返信率が上がった件名やスカウト文面があれば、継続して使用していきます。
最後に
スカウトメール作成のポイントや改善の方法をお伝えしてきました。
想像以上に手間のかかる作業と思われたのではないでしょうか。
確かにダイレクトリクルーティングは手間がかかるのですが、粘り強く運用すれば、自社の採用ブランド以上の人材から返信がきて、採用できる場合もあります。
返信が来た後の候補者とのやり取りについては、候補者管理についての解説記事 で確認してくださいね。
▼返信率を上げるため、一風変わった方法を紹介した記事はこちら
ダイレクトリクルーティング運用に困ったら
弊社、株式会社VOLLECTはダイレクトリクルーティングに特化した採用支援「PRO SCOUT」を行っています。
パナソニックやラクスルなど大手企業やメガベンチャーを中心に、さまざまな採用状況に合わせたご支援が可能です。
「マンパワーが足りない」「媒体を上手く活用できていない」といったお悩みをお持ちでしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
投稿者プロフィール
- 株式会社VOLLECT CEO
- 「ダイレクトリクルーティングの教科書」著者。日経トレンディや東洋経済への寄稿も果たす。新卒でパーソルキャリア株式会社にてクライアントに対して採用コンサルティングに従事。その後、外資系コンサル企業の採用支援をする中でダイレクトリクルーティングの魅力に気づき株式会社VOLLECTを創業。スカウト採用支援実績は500社超。
