オファーメールの返信率を上げるにはどうする？学生の心に響くメール文面とは

採用競争が激化する新卒採用では、多くの企業が学生の動向・意向に合わせて新しい採用手法を積極的に導入しています。中でも学生に直接オファーやオファーを送付できるダイレクトリクルーティングは、多くの企業がその効果を期待し導入を進めています。 しかし、いざダイレクトリクルーティングを導入したものの、「オファーメールの返信率が低くて困っている」そんな採用担当者様も多いのではないでしょうか。 オファーメールの返信率に悩む採用担当者様はぜひ参考にしてみてください！ [nakashima]  

オファーメールの返信率の平均は？

そもそもオファーメールはどれくらいの返信を見込めるのか、ご存知でしょうか。まずはオファーメールの返信率を把握しておきましょう。 オファーメールの返信率は、下記の計算式を用いて算出できます。

• 返信率＝返信数÷オファーメール送信数×100

  学生利用率3年連続No.1 （※）を誇る新卒向けダイレクトリクルーティングサービス『OfferBox』の返信率（承認率）は、DM型定型文の場合は15%ほどであり、個別コメントを添えたオファーの場合は27%となっています。（参考：株式会社i-plug） OfferBoxは企業・学生ともにオファーの数が限られているため、比較的高い返信率が期待できるのが魅力。 ちなみに新卒採用で多くの企業に用いられているダイレクトリクルーティングサービス『キミスカ』の最上位オファーであるゴールドスカウトのエントリー率は約35%。（参考：株式会社グローアップ） 利用媒体やターゲット学生、オファーの種類によって一概に返信率の平均を断定することは難しいですが、新卒採用における平均返信率は、15〜20％前後となっています。 もし自社のオファー返信率が10％を下回ってしまうようであれば、早急に改善に努めるようにしましょう。 （※）HR総研／ProFuture株式会社2018〜2020年調査（2019〜2021年卒学生対象）

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オファーメールの返信率が上がらない原因

オファーメールの返信率が上がらないのには必ず何らかの原因があります。 また、それは必ずしも1つだけとは限らず、複数の原因が絡み合っていることも考えられるでしょう。 自社がどれくらい当てはまってしまっているか、まずは現状を把握するところから始めていきましょう。

THE“定型文”になっている

オファーメールはターゲットに「あなただからこそ、ぜひオファーしたい」というメッセージを伝え、応募を促すことが目的です。しかし定型文を多用すると、学生は自分も他の学生と同じ扱いをされていると感じたり、オファーメールに特別感や魅力を感じなくなってしまいます。 ただし学生1人ひとりに対し、全文をオリジナルに仕上げる必要はありません。個人名を記載したり、相手の気持ちに寄り添う言葉やメッセージを記載するだけでも学生の心象は大きく変わるものです。 学生個々に合わせた文章を作成するとなると、手間や労力が割かれる点は否めません。しかし、文章にちょっとした個別感や特別感を盛り込むことで返信率が大幅に向上することもあります。結果的に費やした時間以上の効果を見込めることもあるでしょう。 まずは、オファーメールを受け取る学生の視点に立ちオファー文を作成してみましょう。

自社アピールばかりの内容になっている

他社と差別化を図ることを目的に、自社の魅力をオファー文に盛り込む企業は少なくないでしょう。 それ自体は決して悪いことではありませんが、自社の自慢ばかりのオファー文になってしまっては、学生が求める情報が文中に埋もれてしまい興味を惹くことができません。 学生がどのような情報を欲しているのかを分析し、それに対応する具体的な情報や魅力を盛り込むことが返信率向上への鍵です。 期待する返信率に達していない企業は、ぜひオファー文が自慢に見える内容になっていないか見直してみましょう。 もし自社の魅力を訴求する文章がオファー文の中で大きな割合を占めているようであれば、箇条書きで記載する・URLを貼るなど、必要な情報が埋もれないようにするだけでも学生の反応は変わってくるかもしれません。

ネガティブな印象の言葉が含まれている

オファーメールには、使用を避けるべきネガティブワードというものが存在します。 ネガティブワードが入っていることで学生の心象が悪くなり、返信率に悪影響を及ぼしている可能性も考えられます。 特に企業の都合や企業本位の性質が強いワードは学生に響かず不信感や不安感を抱かれる可能性があるため、使用を控えたほうが良いでしょう。 参考までに次に紹介する言葉は、時として学生からネガティブに捉えられることがあります。     しかし一方で、上記のような言葉がすべての学生にとってネガティブに映るわけではありません。 例えば、「成功を収めたい」「人の上に立ちたい」という欲求を強く持つリーダーシップ性の強い“アタック指向”の学生の場合、“早期キャリアアップ”や“実力主義”という言葉に魅力を感じることもあるでしょう。 オファーメールを送付するターゲットに合わせて言葉を選ぶことが大切です。

専門用語が多用されている

オファーメールでは学生がメッセージの意図を理解しやすいように、具体的かつ分かりやすい言葉で説明することも非常に大切です。 例えば専門的な領域について高度な専門用語ばかりを用いてしまうと、返信の心理的ハードルを高めてしまう要因になってしまいます。 たとえ専門知識を持っていると思われる学生であったとしても、学生視点で分かりやすく伝えることを意識しましょう。

文章が長すぎて伝えたいことが分からない

オファーメールの文章は簡潔にまとめるよう意識しましょう。長すぎる文章では何を伝えたいかが分からず、学生からの返信率が下がってしまう恐れがあります。 インターネットで簡単に調べられるような情報は省略し、伝えるべきポイントを絞りましょう。 オファーメールを作成する際は次のポイントを意識してみてください。まとまりのある分かりやすいオファー文になるでしょう。  

ターゲットに合わせた文章になっていない

オファーメールの返信率を上げるためには、送付するターゲットに合った内容に仕上げることがポイントです。 たとえば、自身の学んだことを活かしたいと考える傾向の強い理系学生に対し、「専攻不問」と記載のあるオファーメールでは、返信率も下がってしまうでしょう。 また、自己PRにアルバイトについてのエピソードを記載している学生に対し、「部活動に励まれたエピソードに興味を持ちました。」などと記載してしまうと、返信どころか不信感につながってしまうこともあります。 ターゲットに合わせたオファー文を作成することはもちろんですが、さらに返信率を高めるためには先述の通り個別感を与えられるような一文を加えましょう。

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オファーメールの返信率を上げる工夫

ここでは、オファーメールの返信率を上げるためにできる工夫や返信内容のコツを紹介します。

開封したくなるキャッチーな件名を考える

学生は毎日たくさんのオファーメールを受け取ります。 その中から返信してもらうためには、まずは学生にオファーメールを開封してもらわなければ始まりません。 学生の目に留まるような件名にするためのポイントは、「どんな魅力があるのか」を端的に分かりやすく伝えられる一文にすることです。 下記は、件名のNG例とGOOD例です。 それぞれの件名を参考に自社のオファー文の件名をブラッシュアップさせてみましょう。

【NG例】 営業職採用！研修制度が整っている当社で、営業キャリアの一歩を踏み出しませんか？ 【GOOD例】 ★元トップセーラーの代表が直接営業ノウハウを伝授★入社1年でサブリーダーに抜擢された先輩も！20代前半で圧倒的成長を約束します！

【NG例】 急成長のベンチャー企業の○○部門メンバー募集！理系学生求む！ 【GOOD例】 >>理工学部専攻学生限定オファー<<成長率180％のベンチャー企業〇〇部門で学んだ専門性を発揮してください！

【NG例】 【株式会社〇〇】Web開催！インターンシップのご案内 【GOOD例】 【限定採用イベントへの特別チケット】前年度満足度98％を記録した社長登壇インターンシップに特別招待！

中には件名に文字数制限を設けている媒体もあります。 学生からの見え方を意識しながら件名を考えていきましょう。

具体的なアクションを提示する

どんなに魅力的な件名・オファー文であったとしても、次に起こすべきアクションが不明瞭な場合、学生は行動を起こせずそのままオファーを閉じてしまうかもしれません。 学生の返信を促すためには次に取るべきアクションを分かりやすく記載し、オファー返信（エントリー）まで導いてあげることが重要です。 以下に紹介する例文を参考に、次に取るべき学生のアクションを明記しましょう。

【例1】 まずは1度オンラインでカジュアル面談をしませんか？ ご都合の良い日時を2、3日明記の上、返信をお待ちしております。 （面談対応時間：平日10時～18時）

【例2】 少しでも興味をお持ちいただけましたら、 本オファーメールの下部にある【エントリーする】ボタンを押下ください！ 順次、採用イベントの詳細をご案内いたします。

学生が求める情報を記載する

株式会社ディスコが行った『キャリタス就活 2020 学生モニター調査』の結果によると、学生は企業研究を行う上で下記データ通りの情報を求めていることが分かりました。 引用：株式会社ディスコ『キャリタス就活 2020 学生モニター調査』 もちろん全ての情報を盛り込んでしまうと、オファー文が必要以上に長くなってしまいます。本調査の学生が求める情報を参考に、端的に自社の魅力を盛り込みながらオファー文を作成しましょう。 「社風」「経営者の考え・ビジョン」「実際の仕事内容」などは、インタビュー記事やランディングページなどを用意し、URLで飛べるようにしておくのもおすすめです。 ただ、学生が知りたい情報というのは得てして企業側は隠しておきたい部分だったりします。それを包み隠さず話せる企業は学生からの信用を得やすいでしょう。 自社の魅力を伝えつつ、学生が求めているニーズにしっかり応えることが重要です。

企業情報を簡潔にまとめる

自社で活用しているオファー文がホームページや媒体の企業情報を見ると理解できるような情報中心の構成になっていないか、今一度確認してみましょう。 限られた情報しか掲載できないオファーメールにもかかわらず、他の媒体でも閲覧できるような情報を記載してしまってはオファーメールの強みを100％活かしきれません。 詳細な企業情報を伝えたい場合でも、末尾に自社のホームページURLを記載したり、「詳しくは企業情報もご確認ください」と促す程度で十分なこともあります。 他媒体で確認できるような企業情報は完結にまとめ、オファー文には先述した学生が知りたがっている情報を中心に盛り込んでいきましょう。

ターゲットを精査してオファーを送る（大量に送らない）

オファーメールを送付するターゲットを精査してピンポイントに送信するのも返信率を向上させるコツの1つです。 ターゲットを定めず定型文を用いて大量に送付するのも戦略の1つですが、返信率向上という観点でいうと決して有効な施策とはいえません。 また、大量送付してしまうとオファー文にも違和感が生じてしまうことが多いです。そして受け取った学生にもすぐに「大量送付のオファーだ」と思われてしまいます。 まずは採用したいターゲットを明確にしましょう。その上でダイレクトリクルーティング媒体の絞り込み機能などを用い、送付ターゲットを選定します。そしてターゲットに合わせたオファー文を送付するだけでも、大量送付した場合よりも一定の効果を期待できるでしょう。 大量送付は時間や工数の削減につながりますが、やり方次第では学生からの評価・信頼を下げる行為になってしまう恐れもあります。また結果が現れず、結局1人ひとりに合ったオファーメールを送付するほうが有効だと感じることのほうが多いかもしれません。 安易なオファーメールの大量送付は避けるようにしましょう。

オファーメールの返信率が上がる？学生が喜ぶ内容とは

ここでは、オファーメールに記載があると学生が喜ぶ内容を紹介します。 これらのワードは学生の目を惹くため、ぜひ積極的にオファー文に盛り込んでみましょう。

ガクチカを評価するひとこと

新卒採用向けのダイレクトリクルーティングサービスには、学生のページにガクチカを入力する項目があります。学生にとっても自身が学生時代に力を入れたことは思い入れもあり、それを評価されるということは学生にとって誇らしく喜ばしいこと。 次に紹介する例文のように学生のガクチカを評価しつつ、どのような点が自社で働く上での強みになるのかをオファーメールを通して伝えるようにしましょう。

今回○○さんのプロフィールを拝見し、高校時代に○○部に入部し、日々練習に取り組んできたエピソードが魅力的に感じました。 特に、通常の部活動練習の後も自主的にグラウンドに残り何度も苦手なプレーの練習を繰り返すなど、自身の実力アップに取り組まれてきた行動は素晴らしいですね。 自分の決めた目標に向かって、諦めず取り組み続けることは決して簡単なことではないはずです。 ○○さんであれば、当社に入社した後も真摯に物事に取り組み、良い結果をもたらしてくれるのではないかと思い、オファーメールをお送りしました。

○○さんの学生時代の取り組みを拝見し、高校時代テニス部の主将を務めチームを地区大会優勝へ導いたエピソードが魅力的に感じました。 特に、地区大会優勝を目指すにあたり、試合の勝因・敗因分析を行う環境が備わっておらず、具体的な練習方針が見出せていないという課題に対し、主将として主体的に試合を振り返る場や次の試合に向けた分析・練習に取り組む環境を整えた行動が素晴らしいと感じました。自ら率先して動くことはなかなかできないことだと思います。 結果として、地区大会で見事優勝を勝ち取り、県大会までチームを導くことができた○○さんの努力の経験は、きっと私たちと一緒に仕事をする中で、周囲に刺激を与え見本となるはずです。 ○○さんであれば、チームの中心となり仲間とうまく連携をとりながら事業を推進していただけるのではないかと思い、オファーメールをお送りしました。

さらに上記例文には「自分の決めた目標に向かって、諦めず取り組み続けることは決して簡単なことではないはずです。」「自ら率先して動くことはなかなかできないことだと思います。」などの学生のガクチカに対して共感する一文を記載しています。 このようにちょっとした一文を加えることで、より学生に寄り添ったオファー文に仕上がるでしょう。

オファーメールを送った理由を必ず明記する

多くのオファーを受け取っている学生にとって、大量送付された定型文型のオファーメールでは全く魅力を感じません。学生が魅力的に感じるオファーは、「なぜオファーを送付したのか」が分かるオファーであり、返信するか否かの判断材料にもなっています。 オファーを送付した理由が明記されていない場合、学生は「自分の強みを活かせるのか」「どのような点がマッチしたのか」などが分からないままです。それでは、受け取ったオファーが魅力的に感じることはないといって良いでしょう。 学生が公開している自己PRや学生時代の取り組みから、オファーを送付した理由が分かるような一文を必ず明記するよう意識してみてください。

書類選考免除の旨を伝える

最近では、ダイレクトリクルーティングサービス経由でエントリーした学生には、書類選考免除などの特典を付ける企業も増えてきました。 学生からすると、既にダイレクトリクルーティングサービスで公開している内容を、再び選考書類に反映しなおすことは非常に手間のかかる作業です。 また、特典を付けることで特別感の演出にもつながります。書類選考の免除は学生からすると負担の軽減と特別感という2つのメリットを得られるため、本当に採用したい人材には積極的に特典を付けるようにしましょう。

一次選考免除の旨を伝える

書類選考免除と同様に、一次選考を免除するケースもあります。多くの場合、会社説明会への参加を一次選考とみなし、次回選考に導くケースが多いようです。 4年生の夏など卒業が間近に迫っているタイミングで用いると、スピード感のある選考を求める学生から良い反応を得られるでしょう。

交通費免除の旨を伝える

新型コロナウイルスの影響でオンライン採用が普及しました。しかし一方で、令和5年5月を機に新型コロナウイルスが5類感染症に移行したことから、対面式のイベントを実施する企業も増えつつあります。 学生と直接コミュニケーションを図れるようになった反面、遠方の学生とはコンタクトを取りづらくなったと感じる企業様も多いのではないでしょうか。 学生側も興味を惹かれる企業であれば、遠方であっても直接コミュニケーションを図りたいと思う層は少なくないようです。しかし遠方企業への訪問は時間を捻出しなければならないほか、遠征費も高くつく場合があります。 学業や就職活動で忙しい学生にとって、遠征費を捻出することは容易ではありません。もし企業が一部でも学生の交通費を負担できれば、学生のフットワークもグッと軽くなるでしょう。また、学生に対して就活生ファーストであり、新卒採用に注力できる余力がある企業という印象を与えることもできます。 オファー採用の利点は、ターゲット別に誘引となるイベントやオファー文を使い分けられること。自社のターゲットに近い学生や一度会って話をしてみたいと感じる学生には、“交通費免除”の特典を付け、個別にオファーを送付してみるのもおすすめです。

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オファーメールの返信率を高めるために効果的な時間帯とは

オファーメールを送付するのに適した時間を立証したデータはいくつかあるものの、日々の学生の生活導線を考えて配信時間を設定するのがおすすめです。 学生は、スマートフォンアプリ経由でダイレクトリクルーティングサービスを利用する場合が多く、学生がスマートフォンを触る以下の“ゴールデンタイム”を狙ってオファー配信をしましょう。

1. 通学時間：10:00前後
2. 学校の昼休憩時間：12:00～13:00頃
3. 授業終了・帰宅時間：17:00前後

他の業務との兼ね合いからリアルタイムを狙って送付するのは難しいかと思います。そのような場合はタイマー機能や予約配信機能を活用しましょう。 反対に配信を避けたほうが良い曜日や時間帯については、下記の通りです。

【配信を避けたほうが良い曜日】 企業の公休日 【配信を避けたほうが良い時間帯】 一般的な就業時間（8時～18時）以外の時間帯

上記に該当する時間帯に送付してしまうと、学生から「ブラックな会社なのでは？」「会社の公休日でも人事担当者は出勤しなければならないのか？」など、ネガティブなイメージ・心象を与えかねません。 オファーメールを受け取る学生の心証や動向を意識しながら配信曜日・時間を設定していきましょう。

オファーメールの返信率が高くなる例文

続いて、オファーメールの返信率が高くなる例文をご紹介します。オファーメール作成に悩む企業様は、ぜひ参考にしてみてください。

基本形式

まずは職種別採用などに応用できる、基本的な形式のオファーメール例を紹介します。

会話形式

会話式は、基本文より短くチャットをイメージしたカジュアルさがポイント。 「まずは会って話す・魅力付けをする」というスタンスで学生に気軽にエントリーしてもらえるような雰囲気を意識しましょう。 また採用イベントに代表や幹部層が登壇するのであれば、オファー送信者を代表や幹部の名前にするのも有効です。

業種・職種別（エンジニアなど）

続いて、エンジニア職種採用に向けたオファーメール例文を紹介します。 職種ごとにオファーメールを使い分ける場合、ぜひ下記3つのポイントを意識してみてください。 ・学生時代の学びが活かせる点を訴求する ・現場の技術職社員とコンタクトが図れるようにする ・実際の日々の業務ルーティンを紹介し、業務内容のイメージを抱きやすくする  

返信率の高いスカウトメールの事例紹介

「PRO SCOUT 新卒」にてオファー承認率37.6%を記録したスカウト文面を紹介します。  

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【まとめ】戦略的にオファーメールの返信率を上げよう

本記事では、様々な観点からオファーメールの返信率を上げるポイント・コツを紹介しました。学生からのオファーメールの返信率を上げるためには、「学生視点」と「特別感」を意識することが大切です。 ちょっとした意識や取り組み方の違いでダイレクトリクルーティングの効果も変わってくるはずです。またどうしても期待する返信率に届かない、オファーメールを作成するだけにも膨大な時間を費やしてしまうと悩む企業様・人事ご担当者様は、オファー採用代行を利用するのも1つです。 独自のノウハウ・ナレッジを基にダイレクトリクルーティングを推進してくれるオファー採用代行であれば、自社で運用するよりも高い効果を見込めるかもしれません。 ダイレクトリクルーティングは、新卒採用において今後も主軸となり得る可能性の秘めた採用手法です。ぜひ本記事を参考にオファー文を見直し、学生の興味を惹きつける魅力的なオファーメールの作成に取り組んでみてください！

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