ダイレクトリクルーティングにRPAを導入すれば、単純作業が自動化され、採用担当者の負担軽減が期待できます。

一方、RPAはスカウト文面のカスタマイズに限界があることや、誤った指示でも間違いを検知できずに処理し続けてしまうなどのデメリットもあります。

そこで本記事では、RPAの基礎知識やダイレクトリクルーティングにおける活用事例、メリット・デメリットを解説します。また後半では、ダイレクトリクルーティングにRPAを導入する流れやポイントについても紹介しています。

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RPAの基礎知識

まずはRPAの基礎知識について解説します。

そもそもRPAとは？

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、定型的な単純業務を自動化するロボットや技術のことです。

RPAを活用することで、人間が行う画面操作やキーボード入力などを記録・シナリオ化し、単純作業を自動化できます。

また、ルールエンジンやAIなどの技術と連携すれば、より高度な作業の自動化を可能とするため、大幅な生産性向上が期待できます。

RPAが向いている業務の特徴

RPAで自動化できる業務の特徴として、以下の例があげられます。

作業のルールを明確に設定できる
処理量や繰り返し作業が多い
ヒューマンエラーが起こりやすい
複数のアプリケーションやソフトを利用する

RPAの導入は、作業が単純でルーチン化された業務の自動化に適しています。

例えば、請求書のデータ入力、スカウトメールの配信や日程調整、求人情報の掲載やエントリーデータ登録など、ルーチン化された業務はRPA導入がおすすめです。

一方、人間とのコミュニケーションや臨機応変さが必要な業務は、RPAの利用に向いていません。

例えば、人間の目が必要な細かい候補者のスクリーニングや、レジュメのコピー＆ペーストを超えたメール文面の個別カスタマイズはRPAでは難しいです。

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ダイレクトリクルーティングにおけるRPAの必要性

ダイレクトリクルーティングにRPAを導入すれば、生産性向上が期待できます。

一般的にダイレクトリクルーティングは、スカウトメール配信の設定や面接の日程調整、採用管理システムへのデータ登録・集計など多くの事務作業をこなす必要があります。

事務作業を手作業で行う場合、時間や手間で業務効率が低下したりミスが起こりやすかったりと、採用担当者に負担がかかる可能性があります。

RPAで単純な事務作業を自動化すれば、ダイレクトリクルーティングの手作業が削減され、生産性向上が期待できるのです。

ダイレクトリクルーティングにおけるRPAの活用方法

ダイレクトリクルーティングにおけるRPAの活用方法を5つ紹介します。

スカウトメール配信

ダイレクトリクルーティングでRPAを導入すれば、スカウトメールの作成や配信などの業務を自動化できます。

ダイレクトリクルーティングでは、自社の採用要件にマッチする求職者に直接スカウトを送らなければなりません。1名採用するには100名以上にスカウトを送る必要があることが多く、手作業ではスカウトメール作成や送信日時の設定に手間がかかり、配信数にも限界があります。

スカウトメール配信における単純作業をRPAで自動化すれば、より多くの求職者にスカウトを送れるでしょう。また、求職者から返信が来たら担当者に通知が届くように設定したり、自動で定型文を返信したりすることも可能です。

求職者との日程調整

一般的にダイレクトリクルーティングにおいて、求職者との初回面談や説明会では、担当者が日程調整の作業を行う必要があります。

求職者に日程候補を複数提示しメールを送信する作業や、複数の返信から予定が合う日程を抽出する作業には手間や時間がかかる場合が多いです。

RPAを使えば、空いている日時や場所を提案し求職者の希望に応じて自動予約してくれるので、手作業が削減され、日程調整の業務負担が軽減されるでしょう。

求人情報の掲載

ダイレクトリクルーティングでは、自社の魅力や募集内容を伝える求人情報が重要です。

一方、求人情報の作成や変更内容を反映させる作業は労力がかかります。

RPAを利用すれば、ダイレクトリクルーティングで発生する求人情報の登録や更新の業務を自動化できます。

RPAは、テンプレートファイルから必要な情報を読み取り各媒体に入力されるので、正確かつ迅速に求人情報の公開が可能になります。

採用管理システム（ATS）への情報登録

ダイレクトリクルーティングの効果を高めるためには、応募者や面接者の情報管理が重要です。

一方、手作業で採用管理システム（ATS）に求職者データ登録を行う場合、手間や時間がかかったり入力ミスが発生したりする可能性があります。

RPAを導入すれば、各媒体から得られた求職者の情報をシステムが読み取り、ATSへ登録してくれます。

ATSへのデータ入力を自動化することで、手作業や入力ミスの削減による業務効率化が期待できるのです。

データの抽出や集計

ダイレクトリクルーティングにRPAを導入すると、求職者のデータ抽出・集計・分析を自動で行ってくれます。

膨大な情報が存在するデータベースから、手作業で求職者の情報を集めるには手間や時間をかける必要があります。

RPAを導入すれば、ATSや媒体などのシステムから必要なデータを自動で行うことが可能です。

表計算ソフトなどのツールに集計や分析結果が表示され、データに基づいた採用分析を簡単に行えます。どの属性の候補者から返信がきやすいのか把握することで、PDCAを回し効率的なスカウト運用ができます。

ダイレクトリクルーティングをRPAで自動化するメリット

ダイレクトリクルーティングの業務をRPAで自動化するメリットをご紹介します。

スカウト業務の負担が軽減される

ダイレクトリクルーティングにRPAを導入すれば、スカウト業務の負担が軽減されます。

自社とマッチする人材のピックアップからスカウトメールの送信、面接の日程調整を手作業で行う作業は想像よりも多くの負荷がかかるものです。

スカウト業務の負担が大きくなれば、担当者のモチベーションが低下し、採用活動のパフォーマンスに悪影響が出るかもしれません。

RPAを活用して単純作業を自動化すれば、手作業にかかる負担が削減され、採用担当者のモチベーションアップや生産性向上が期待できるでしょう。

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スカウトメールの送信数を増やせる

RPAを用いてダイレクトリクルーティング業務を自動化できれば、スカウトメールの送信数を増やせます。

スカウトメールの作成や送信日時の設定を手作業で行う場合、手間や時間がかかります。

RPAを活用すれば、比較的スピーディに作業をこなせるため、手作業よりも生産性が高まり、必然的にスカウト送信数が増加するのです。スカウト数が増加すれば、例え返信率は変わらなくても多くの候補者と接点を持つことができます。

コア業務に注力できる

ダイレクトリクルーティングにRPAを導入すれば、採用業務におけるコア業務に注力できます。

RPAを使えば、求職者のデータ入力や面接の日程調整など、比較的重要度の低い作業にかける時間を削減できます。

採用担当者は、求職者とのコミュニケーションや選考フローの改善といったコア業務に注力するリソースを確保できるのです。

人件費などのコストを削減できる

ダイレクトリクルーティングにRPA導入し、業務を自動化できれば、人件費などのコスト削減につながります。

一般的に人間がダイレクトリクルーティングを行う場合、給与だけでなく、人事担当者の採用や教育にもコストが生じます。

スカウト業務を定型化し、RPAの自動化に成功すれば、人件費などのコストを抑えつつ生産性の維持や向上が期待できるため、経営の安定化にもつながるのです。

ダイレクトリクルーティングにおけるRPAのデメリット

ダイレクトリクルーティングにおけるRPAのデメリットを紹介します。

対応できる業務に限界がある
間違った指示でも処理し続けてしまう
情報漏洩のリスクがある
スカウト業務がブラックボックス化する可能性がある

ここからは、上記4つの点について紹介します。

対応できる業務に限界がある

ダイレクトリクルーティングにおいて、RPAが対応できる業務には限界があります。

RPAはルールベースで定型的な業務を自動化できますが、判断や柔軟性が必要な業務には対応が難しいです。スカウト文面の作成や細かい求職者の絞り込み、志向性の把握などには、個々の求職者のプロフィールやニーズを考慮する必要があります。

特に、未経験の採用や若年層向けと比較して、ハイクラス向けにスカウト送信する場合は注意してください。ハイクラスな人材であれば、汎用的な文面や対応で大量スカウトしていることに気づかれやすく、印象悪化につながる可能性があります。

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間違った指示でも処理し続けてしまう

RPAは、事前に設定した条件やルールに従って処理を行うため、設定に誤りや不備があった場合、RPAは間違いを検知せずに処理し続けてしまいます。

スカウトメールの送信条件に誤りがある場合、対象外の求職者にアプローチする可能性があります。例えば、20代に送りたいのに30代にも送ってしまった、ログイン日を設定するのを忘れて最終ログイン日が1年前の候補者に送ってしまった、などが考えられます。

ダイレクトリクルーティングでは、スカウトした求職者には返信の対応や面談の機会を設けることが一般的です。

そのため、RPAのルール設定に誤りがあると、かえって作業工数が増える可能性があるのです。

ダイレクトリクルーティングにRPAを導入する際は、設定や動作の定期的な確認が必要があります。

情報漏洩のリスクがある

重要データを扱う業務を自動化する場合、入力ミスや誤送信により個人情報が漏洩するリスクがあります。

ダイレクトリクルーティングでは、求職者の個人情報や社内の機密情報などのデータを扱うことがあります。
万が一、個人情報や機密情報を含むファイル・メールを大量送信してしまうと、関係者から信頼を失う可能性があるので注意してください。

情報漏洩のリスクを回避するためにも、企業はRPA導入前にセキュリティポリシーを策定し、安全な運用体制の整備や個人情報保護機能があるサービスの選定などが求められます。

RPAが不安な方は、RPAではなく人材業界経験者が細やかな業務を行うスカウト代行もご検討ください。

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スカウト業務がブラックボックス化する可能性がある

ダイレクトリクルーティングにRPAを導入すると、スカウト業務がブラックボックス化する可能性があります。

ダイレクトリクルーティングにおけるブラックボックス化とは、業務の進め方や詳細が不透明となり、スカウトの進め方が分からなくなることです。

例えば、設定を行ったメンバーが異動や退職をして不在の場合、想定外の動作やトラブルが発生しても、スムーズにRPAを停止できない可能性があります。

また、設定や管理方法がわからなくなると、新たに担当者を育成するコストもかかります。

ブラックボックス化のリスクを回避するには、社内でマニュアルや運用体制を共有することや、サポート体制が充実しているシステムを導入することが求められるでしょう。

ダイレクトリクルーティングにRPAを導入する手順

ダイレクトリクルーティングにRPAを導入する手順を紹介します。

業務工程をすべて洗い出す
自動化する業務を決定する
RPAを導入する

ここからは、上記3つの手順を詳しく解説します。

1．業務工程をすべて洗い出す

RPAを導入する前に、ダイレクトリクルーティングの業務工程をすべて洗い出しましょう。

ダイレクトリクルーティングにおける求職者のピックアップからスカウトメール配信、データ集計までを可視化することで、自動化できる業務の見極めに役立ちます。

また、業務全体を可視化すれば、改善点の発見や重要度が低い作業の削減など、プロセスの見直しにつながるでしょう。

2．自動化する業務を決定する

ダイレクトリクルーティングの業務工程を洗い出したら、RPAで自動化する業務を決定します。

RPAはルールベースで単純作業に向いていますが、人間の判断力やコミュニケーション能力が必要な業務には対応できません。

自社のダイレクトリクルーティングにおいて、「ルール化しやすい業務」と「判断力やコミュニケーションが求められる業務」に分けましょう。

また、既存のシステムやフローの見直しで改善できる部分もあるかもしれません。

RPA導入の目的や効果、コストなどを考慮し、最適な自動化範囲と優先順位を決めることが重要です。

3．RPAを導入する

自動化するダイレクトリクルーティングの業務を決定すれば、RPAを導入しましょう。

RPAの自動化を実装するためには、対象業務の詳細な手順を書き出し、ルールを覚えさせる作業が必要です。

可能な限り手順を細かく書き出せば、RPAは正確に業務を自動化できるでしょう。

ダイレクトリクルーティングでRPAを運用するためには、試験運用・修正を繰り返すことが重要です。

ダイレクトリクルーティングにRPAを導入する際のポイント

ダイレクトリクルーティングにRPAを導入する際のポイントをご紹介します。

自動化すべき業務を吟味する
ヒトの目との併用も視野に入れる
ツールの運用体制を整えておく
導入による費用対効果を予測しておく

ここからは、上記4つのポイントについて詳しく解説します。

自動化すべき業務を吟味する

ダイレクトリクルーティングにRPAを導入する際は、自動化すべき業務を吟味しましょう。

業務の特性やルールを吟味せずに自動化を試みると、対象外の求職者を大量にスカウトしたり、頻繁に設定を修正する必要が出てきたりと、かえって業務効率が低下する可能性があります。

ダイレクトリクルーティングの効果を高めるためには、対象業務がRPAによる自動化に向いているかを入念にチェックすることが重要です。

ヒトの目との併用も視野に入れ、スクリーニングにだけRPAを活用する

デメリットの部分で触れたように、RPAは定型業務は得意ですが、柔軟性を求められる業務には限界があります。

そこで、大まかなピックアップやATS登録などをRPAに任せる一方、細かい候補者のスクリーニングやスカウト文面の柔軟な個別カスタマイズは、ヒトの目を活用するという方法も検討すべきでしょう。

候補者ピックアップを例に、RPAとの併用方法を説明します。
候補者の離職歴が3ヶ月以上ある場合や、「休職」「副業」等のワードが入っている場合、スカウトNGにする企業もあるでしょう。スカウト媒体は、離職歴や特定のキーワード除外検索ができないものも多いです。

RPAを使えば、特定の検索軸の中から、離職歴3ヶ月以上の候補者や「休職」と入っている候補者を除外し、タレントプールに蓄積することが可能です。
大まかなピックアップをRPAに任せ、ここからヒトの目で実際にスカウトする候補者を選定することで、効率的な運用が可能になります。

ツールの運用体制を整えておく

ダイレクトリクルーティングにおけるRPA導入する際は、メンテナンスや管理を行う担当者を採用し、ツールの運用体制を整えることが重要です。

RPAがトラブルで停止した場合や、スカウト業務のプロセスを変更したい場合に対応できる従業員がいなければ、業務を継続することが難しくなります。

また、ダイレクトリクルーティングの効果を高めるには、データ分析の結果をもとに設定を変更し、改善することが重要です。

そのため、RPAの動作確認や修正、トラブル対応などを行う担当者やチームを事前に設定しておきましょう。

導入による費用対効果を予測しておく

当然ながら、RPA導入には初期費用やランニングコストがかかります。

そのため、RPA導入によってどれだけ業務効率化やコスト削減が見込めるかを予測しておくことが大切です。

具体的には、ダイレクトリクルーティングを自動化により削減できる時間や人件費を試算します。

またRPAがアクセスするスカウトサービスにおいて、UIなどが変更された場合も修正対応が必要となります。一度設定が完了したら終わりではなく、運用保守にも工数や費用がかかることを想定しておかなければなりません。

費用対効果を予測し、自社に合った利用形態や目標の設定を行うことが重要です。

ダイレクトリクルーティングにRPAを適用して成功した事例

株式会社アイスタイル

20代・30代の営業＆バックオフィス系の転職支援を行う株式会社アイスタイル。 従来のスカウト業務では、配信数の確保と分析の難しさが課題となっていました。そこで、人材紹介会社特化型RPAを導入することで、配信数の安定化と業務効率の向上を実現しました。

RPA導入のきっかけは、子育て中の女性5名で構成されるスカウトチームの業務時間確保の難しさでした。日によって配信数が大きく変動するため、分析が困難でエントリー数の伸び悩みにもつながっていました。

RPA導入後は、2台のロボットで2媒体のスカウトを自動化しています。配信数を重視すべきスカウトサービスはRPA、中身を見るべきスカウトサービスは人手で使い分け、媒体の特性や求人内容に応じて最適な方法を選択しています。

RPA導入による効果は、以下の通りです。

• スカウト配信数の安定化
• エントリー数や返信率の分析がしやすくなった
• 営業担当者が企業様・求職者様と向き合う時間が確保しやすくなった

RPAでスカウト業務を成功させるコツは、状況に応じて方法を変え修正し、その時々の最適解を見つけることだそうです。

参照元：【導入事例】株式会社リンキング様「RPAでスカウトを自動化！バラつきがあった配信数が安定し戦略的なスカウトが可能に」

株式会社MS-Japan

株式会社マネジーは、企業の経営中枢を支える管理部門・士業の転職支援に特化した会社です。自社メディア「Manegy」の登録者獲得を強化するため、求人ポータルサイトからのスカウトメール配信業務をRPAで自動化しました。

これにより、業務量を2倍、稼働時間を3倍に増加し、人件費削減と業務効率化を実現しました。

今後は、他の社内業務にもRPAを導入し、人材業界特化のノウハウを共有することで、更なる業務効率化を目指しています。

参照元：【導入事例】株式会社MS-Japan様「人材業界に特化したRPAサービスに切り替えて、思い通りの業務自動化を実現！」

まとめ

今回は、ダイレクトリクルーティングにおけるRPAの活用事例やメリット・デメリット、導入する流れやポイントについて解説しました。

RPAを活用することで、定型的なスカウト業務を自動化し、効率化や候補者対応の質向上を図ることができます。

一方、RPAの設定によっては対象外の求職者をスカウトしてしまうことや、人間の判断力が必要な作業には向かないといったデメリットもあります。

企業によってはRPAを導入するよりも、自社でダイレクトリクルーティングを行ったり、スカウト代行サービスに依頼する方が、費用対効果が高いケースがあるでしょう。

ダイレクトリクルーティングにRPAを活用を検討している方は、導入コストに見合った効果を得られるのかを事前にチェックすることが重要です。

「PRO SCOUT」では、650社以上の実績をもとにダイレクトリクルーティングを中心とした採用ご支援が可能です。

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