スカウトの配信ミス例と発生後の対処法を紹介|ダイレクトリクルーティング

ノウハウ

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候補者をピックアップし、プロフィールに合わせた文面でスカウトを送信する。それだけの作業のように思いますが、多くのスカウトを送信していると、様々なミスが発生してしまいます。昨今では、スカウトミスをしてしまったがゆえに、SNS等で拡散されてしまうような大きなインシデントに繋がってしまうこともあります。

本記事では、そんなスカウト配信ミスのあるある例と、その対処法について紹介します。

スカウト配信ミスをしてしまった方だけでなく、ダイレクトリクルーティングを行っている方皆さんにご覧いただきたい記事です。ぜひ参考にしていただき、ミス防止に役立ててください。

(1)求人票の添付を間違えたor添付を忘れた

求人票 添付 間違える

営業職で送るはずの候補者に企画職の求人票を送ってしまうなどのミスのことを指します。スカウト文面で興味を持った候補者は求人票の内容をチェックした上で応募しますが、間違った求人票が添付されてしまっていることで折角送ったスカウトが無駄になってしまいます。

スカウト文面やターゲットリストにあらかじめ求人票が紐付けることができる媒体であれば良いですが、WantedlyやPaiza等は、候補者ひとり一人に配信する度に、自分で求人票を選択しなければならない場合によく起こりがちです。

また、求人票の名前が似ているものが同じ媒体の中に複数あるとミスが起こりやすいです。
ミスを防ぐために、似ている求人票名をつけないことをおすすめします。

AMBIやGreenなど、求人票を添付しなくても送ることができる媒体もあるので、使い馴染みのない媒体や新しい媒体を導入する際には、導入時点でどういう仕様になっているのか確認してから使うと良いでしょう。

ミス発生後の対処法

添付の求人票を間違えて配信した場合は、下記例文を参考に、正しい求人を添付して送り直しましょう。

件名:訂正及びお詫びのご連絡 オンライン面談しませんか?
本文:
お世話になっております。
株式会社◯◯ △△と申します。先日スカウトメールを送付させていただきましたが、こちらの手違いで、求人の添付をせずにご連絡してしまいました。
大変申し訳ございません。改めて添付させていただきましたので、ご確認いただけますと幸いです。
今回、新卒リクルーターとして、新卒採用の拡大に向けた採用業務の企画から運用まで担っていただける方を募集しております。
この度は●●●●様のレジュメで、<カスタマイズ>のご経験をお持ちの点を拝見し、スカウトメールを差し上げておりました。
オンライン面談ですので、時間や場所などあまりお気にせず、お気軽にご返信くださいませ。
この度は大変失礼いたしました。
何卒、よろしくお願いいたします。
株式会社◯◯ △△

(2)候補者毎にカスタマイズしたスカウトを送るために、事前に設定したスカウトテンプレートに【ここをカスタマイズする】というような形にしたものの、実際に送信する際にその部分を残したまま送ってしまった

スカウト ミス

候補者毎に個別でスカウト文面のカスタマイズを行う場合、スカウト文面のテンプレートに【ここをカスタマイズ】等記入している人が多いです。しかし、たくさんのスカウト送信をしていると、カスタマイズをせずに送ってしまったり、【ここをカスタマイズ】という文章を消し忘れてしまうというミスが発生します。

ミス発生後の対処法

下記例文を参考に、お詫びを行いましょう。

件名:誤送信のお詫び(株式会社◯◯)
本文:再度の連絡失礼いたします。
◯◯株式会社 人事の◯◯と申します。
この度、{NAME}様に弊社からメッセージを送信させて頂きましたが、誤って「【カスタマイズ】」と記入されたものが送信されてしまいました。本来であれば、送信済みのメッセージの冒頭に記入させて頂いた{NAME}様のご経歴に関する内容がこの欄に記入される予定でした。誠に申し訳ございませんでした。
しかしながら、{NAME}様とお話しさせて頂きたい思いは変わりませんので、もし少しでもご興味御座いましたらお話させて頂く機会を頂ければと思っております。
この度は、大変申し訳御座いませんでした。二度とこのようなことがない様、一層引き締めて参ります。心よりご返信のほどお待ちしております。
◯◯株式会社 ◯◯

(3)ショートコード(name等)を他媒体の形式のまま送ってしまった

スカウト ショートコード

ショートコードとは、「ショートカット」+「コード」から来ているのですが、[NAME]のようなコードをスカウトテンプレートに入れておくと、配信する候補者の名前が自動的に反映されるものを指します。スカウトメールにおけるショートコードには、候補者の名前や所属企業などがよく使われています。
しかし、媒体によってそのショートコードの形式が微妙に異なることを知っておく必要があります。。ある媒体で使っていたショートコードのまま、別の媒体で利用してしまうことはよく発生します。{name}、[name]、{{name}}など他の媒体の形式のままコピー&ペーストしてしまうと、変換されずそのまま送られてしまいます。
受け取った候補者は、ミスの迂闊さを感じることはもちろん、一斉送信で送られたような印象を持たれてしまいます。

ミス発生後の対処法

下記例文を参考の上で、お詫びを行いましょう。

{NAME}様
お世話になっております。◯◯の採用担当で御座います。
先日お送りさせて頂いた文面に誤りがあったため、ご連絡させていただきました。
弊社側の手違いにより、お名前の部分の記載が[NAME]となってしまったまま、お送りしてしまいました。
ご迷惑をおかけし大変申し訳御座いません。
{NAME}様には是非お会いさせて頂きたいという趣旨は変わりありませんので、もしご興味ありましたら、ご返信いただきたいと思っております。
今後は同様なミスが起きないよう、送信前の確認を一層厳しく行なって参ります。
この度は大変申し訳御座いませんでした。
何卒ご容赦頂けますよう重ねてお願い申し上げます。
◯◯株式会社 採用担当

(4)複製機能を多用したことで、スカウト件名とスカウト本文の内容が異なってしまった

スカウト 件名

スカウトの件名は「セールス募集!」と書いてあるのに、文面はエンジニアの内容になってしまっているなどのミス例です。

doda Recruiters等の媒体では、既存の求人票を複製すること機能がありますが、他の職種の求人票を複製して作成する場合、文面は変更したのに件名はそのままにしてしまうことが起こってしまうので注意です。

ミス発生後の対処法

件名:スカウトメール誤表記についてのお詫び
お世話になっております。
◯◯株式会社 採用担当で御座います。
先日送付させていただきましたスカウトメールの内容に誤りがございましたので、再度ご連絡させていただきました。ご一読いただけますと幸いです。謹んでお詫び申し上げます。
スカウト理由に「◯◯ポジションでの募集」と記載させていただきましたが、正しくは「◯◯ポジション」で御座います。
誤りに気づかず送付してしまったこと、お詫び申し上げます。
しかしながら、ご経歴を拝見して、是非お会いさせて頂きたいという趣旨に変わり御座いません。
もしご興味ありましたら、現時点での転職意向は問いませんので、ご面談させていただきたいと思っております。
添付に求人票がございますので、そちらご確認いただけますと幸いです。
まずは、カジュアルな「面談」という形で、オンラインまたは対面にて1時間程度お話しできればと存じます。
送信前の確認を一層厳しく行って参ります。
何卒、宜しくお願い致します。
◯◯株式会社 採用担当

(5)対象者ではない人にスカウトを送ってしまった

スカウト 対象でない

普通に考えれば、あり得ないようなミスですが、毎日大量のスカウトを送信しているとたまに発生してしまうミスの一つです。
候補者をターゲットリストに入れるときに異なるターゲットリストに入れてしまう、ピックアップ時に検索条件で居住地や年齢を絞るのを忘れたことに気づかずスカウトを送ってしまうなどの理由が考えられます。
例えば、大卒以上を対象にしているのであれば、検索条件の所で大卒で絞ればこの問題は発生しないので、検索条件を作る時に抜け漏れない様に設定しておくことがミス回避のコツです。

ミス発生後の対処法

この場合、基本的にスカウトを送り返事が返ってきた候補者とは面談をする必要があります。こちらのスカウトはご放念くださいという内容を送るのはご法度です。消化試合にはなってしまいますが、カジュアル面談を行うことをおすすめします。

他の職種にその候補者の経歴が該当する場合は、カジュアル面談の際に、そちらの職種での選考フローに誘導するという手段もあります。

(6)他の採用経路で過去選考した方にスカウトを送ってしまった

スカウト_過去選考

他の採用経路で過去に選考した方をスカウトしてしまい、候補者側から「以前御社の選考で不合格のご連絡をいただきました」や、「現在、●●●●経由で御社の面接に参加させていただいています」等のご連絡をいただいてしまうことがあります。

ミスを防ぐ方法

BIZREACHなど匿名の採用媒体であれば、事前にスカウト文面の最後に「匿名の状態でスカウトをお送りしております。過去に弊社の選考に進まれた方は、本スカウトをご放念ください」と書いておくことで防ぐことができます。

しかし、WantedlyやEight Career Designなど実名のサービスの場合、候補者一人ひとりを過去選考したかどうかを確認するのはあまり現実的ではありません。その場合は、過去不合格にした方は注意しなければいけません。「過去ご選考させていただいた方も状況が変わっていらっしゃるかと思いご連絡させていただいております」とスカウトの文末に入れるのがよいでしょう。

(7)媒体で設定しているアカウントの差出人と、スカウト文面内の差出人が異なってしまった

スカウト ミス 差出人

人事が執行役員などのアカウントを借りて、なりすましてスカウトを送るとき、差出人と文面内の差出人が異なってしまうミスが起きることがあります。
スカウトを受け取った候補者からすると、おそらく人事などの非役職者が役職者のフリをしてスカウトを送っているのだろうと勘繰られてしまい、悪い印象を与えてしまう可能性があります。
WantedlyやdodaRecruitersでは、アカウント上で顔写真を設定することができ、候補者がスカウトを受け取った時に、その顔写真が表示される仕様になっています。明らかに異なっていることが判明してしまいます。

ミスを防ぐ方法

誰のアカウントを使って配信しているのかを気をつけ、基本的にはスカウト文面の差出人は変えないルールにした方が賢明でしょう。スカウト文面の差出人で高まる返信率よりも、このミスで与える悪影響のが大きいからです。

スカウト配信ミスを防ぐために事前にやっておくべきこと

ダイレクトリクルーティングに限らず、ヒューマンエラーは必ず起こります。そのため、ミスを最小限にとどめるには、意識するだけではなく仕組みを変える必要があります。ミスを軽減する仕組み紹介します。

(1)送信予約機能を活用する

予約送信ができる媒体の場合は、必ず予約送信の機能を使用しましょう。そして、他の担当者に送信予約をしたスカウトを見てもらうなどして、ダブルチェックを行いましょう。また予約送信機能を活用することで、ミスが発覚した時に急げば配信をストップすることも可能です。
BIZREACH、dodaRecruiters、AMBIなど最近では多くの媒体に、送信予約機能がついているので、使ってみることをオススメします。

(2)配信時チェックリストを作成・活用する

スカウト媒体毎にミスが起きやすい部分を書き出し、チェックリスト化しましょう。検索条件作成時、求人票作成時、スカウト送信時などに分けて項目立てをすると抜け漏れなく作りやすいです。
自分以外にもスカウト配信者がいる場合は、リストを共有して会社全体でミスを防ぎましょう。

(3)インシデント共有会を開く

スカウト配信ミスは誰にでも起こり得ます。そのため、ミスが起こった際にはインシデント共有として周知させる、月に一回インシデント共有ミーティングを開くなどして、みんなでミスを防ぎましょう。