採用が決定した際に送る内定通知メール。何気なく送っている採用担当者の方は多いのではないでしょうか？

実は、内定通知メールには信頼関係の構築や内定辞退防止など重要な役割があります。

そこで今回は、内定通知メールの目的や意義、記載すべき内容を紹介します。さらに、法的効力があるかも徹底解説！

「内定通知を出しても辞退されてしまう」「内定通知メールは法的効力はあるの？」などとお悩みの採用担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

【中途採用向け】内定通知メールの例文・テンプレート

本章では、内定通知メールのテンプレートを中途・新卒2つずつ紹介します。コピペOKですので、ぜひ使用してみてくださいね。

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フォーマル・厳格な文章：大手企業や老舗企業におすすめ

件名：【内定通知】〇〇株式会社 採用内定のお知らせ 〇〇 〇〇様お世話になっております。〇〇株式会社 人事部の〇〇です。 先日はご多用の中、弊社の最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。 社内にて慎重に審査を行いました結果、〇〇様の内定を決定いたしましたので、通知いたします。 ぜひ〇〇様には、これまで培ってこられた技術力を活かし、当社の一員としてお力添えをいただきたく存じております。 つきましては、メールに条件通知書及び、内定承諾書を添付しましたので、ご確認下さい。 【オファーポジション】 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 【回答期限】 20xx年x月x日 (金) xx時 【今後の手続きについて】 内定にご同意いただける場合は、回答期限までに、添付の内定承諾書の必要事項をご記入のうえ、 本メールに返信する形でお送りください。 内定承諾書のご返信をもって、正式な採用手続きに移行させていただきます。 ご不明点がございましたら、遠慮なくお問い合わせください。 □□様と共に働けることを、社員一同楽しみにしております。 今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。 〇〇株式会社 人事部 採用担当 〇〇 〒123-4567 東京都〇〇区〇〇町〇丁目 電話: 03-XXXX-XXXX メール: recruit@example.co.jp HP：https://~~~ Instagram：＠～～～ X：https://~~~

 

カジュアルな文章：親しみやすさを持ってほしいベンチャー企業などにおすすめ

件名：【内定通知】〇〇株式会社 採用内定のお知らせ 〇〇　〇〇 様 お世話になっております。〇〇株式会社　採用担当の△△です。 先日は最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。 社内にて審査を行いました結果、ぜひ〇〇さんには〇〇株式会社のチームの一員となっていただきたく、採用の内定を決定させていただきました！ 〇〇さんのコミュニケーション能力をぜひ弊社で活かしながら、一緒に成長していければ嬉しいです。 つきましては、下記をご一読いただき、ご返信ください。 【内定内容】 ・職種：〇〇 ・入社予定日：〇年〇月〇日 ・勤務地：〇〇本社（または〇〇支店） ・給与：月給〇〇円（※詳細は別途ご案内） ・その他待遇：各種手当、福利厚生制度あり（詳細は採用担当より後日ご連絡いたします） 【今後の手続きについて】 1.内定内容に同意いただける場合は、本メール受領後〇日以内に、添付の内定承諾書にご署名の上、返信ください。 2.内定承諾書のご返信 をもって、正式な採用手続きに移行します。 3.詳細な入社手続きや必要書類につきましては、別途ご案内します。 ご不明な点やご質問がございましたら、気兼ねなく下記の連絡先までお問い合わせください。 【お問い合わせ先】 〇〇株式会社 人事部 採用担当 電話: 03-XXXX-XXXX メール: recruit@example.co.jp 改めまして、この度はありがとうございました。〇〇さんと一緒に働けることを社員一同楽しみにしてます！ 引き続きよろしくお願いいたします。 〇〇株式会社 人事部 採用担当 〇〇 〒123-4567 東京都〇〇区〇〇町〇丁目 電話: 03-XXXX-XXXX メール: recruit@example.co.jp HP：https://~~~ Instagram：＠～～～ X：https://~~~

【新卒採用向け】内定通知メールの例文・テンプレート

フォーマル・厳格な文章：大手企業や老舗企業におすすめ

件名：内定通知のお知らせ（〇〇株式会社） 〇〇 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社 人事部の〇〇です。 この度は、弊社の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。 慎重に選考を進めた結果、〇〇様を内定とさせていただくことが決定いたしましたので、ご連絡いたします。 内定通知書や入社手続きに関する詳細につきましては、別途郵送にてご案内いたします。 【今後の流れ】 1.内定承諾書の返送 内定承諾書は、〇月〇日までに郵送いたします。内定を承諾いただける場合は、必要事項をご記入のうえ、〇月〇日までに同封した返信用封筒にてご返送いただきますようお願いいたします。 2.内定者懇親会 内定者の皆様を対象に、以下の通り懇親会を開催いたします。 日時：〇月〇日（〇曜日）〇時〜〇時 場所：〇〇オフィス 交通費：会社負担（上限〇〇円まで、領収書をご持参ください） 内容：〇〇 引き続きご不明点やご質問がございましたら、遠慮なくお問い合わせください。 □□様と共に働けることを、社員一同楽しみにしております。 何卒よろしくお願いいたします。 〇〇株式会社 人事部 採用担当 〇〇 〒123-4567 東京都〇〇区〇〇町〇丁目 電話: 03-XXXX-XXXX メール: recruit@example.co.jp HP：https://~~~ Instagram：＠～～～ X：https://~~~

 

カジュアルな文章：親しみやすさを持ってほしいベンチャー企業などにおすすめ

件名：内定のお知らせ【〇〇株式会社】 〇〇 〇〇様 〇〇株式会社の人事担当、〇〇です。 この度は弊社の選考にご参加いただき、ありがとうございました。 選考の結果、〇〇さんをぜひ弊社の一員としてお迎えしたいと考え、内定をお知らせいたします。 内定通知書は、別途郵送にてご案内いたします。 選考を通じて、〇〇さんの熱意や姿勢をしっかりと感じ取りました。 〇〇といった大きな目標に向かって歩む中で、弊社の持つ人やノウハウといったリソースをフル活用し、活躍されることを願っています！ さて、入社に向けて〇〇さんと直接お話しできる機会を設けたく、個別面談を実施いたします。 今後のキャリアや業務内容について、ざっくばらんにお話しできればと思いますので、ぜひご参加ください！ 【内定者個別面談の概要】 場所：〇〇オフィス（またはオンライン） 交通費：会社負担（上限〇〇円まで、領収書をご持参ください） 面談担当者：△△（〇〇部 部長） 所要時間：〇〇分 【ご対応のお願い】 お手数ですが、本メール受領後〇日以内に、以下の内容を記載してご返信ください。 面談の日程候補（3つ以上） オンライン参加希望の有無 ご質問やリクエスト（任意） 〇〇さんと直接お話しできるのを楽しみにしています！ 引き続き何卒よろしくお願いいたします。 〇〇株式会社 人事部 採用担当 〇〇 〒123-4567 東京都〇〇区〇〇町〇丁目 電話: 03-XXXX-XXXX メール: recruit@example.co.jp HP：https://~~~ Instagram：＠～～～ X：https://~~~

内定通知メールに記載するべき事項

ここからは、内定通知メールに記載するべき事項と、注意点などをそれぞれ解説していきます。

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件名・宛名・差出人

件名は、他のメールに埋もれてしまわないよう、一目見て「内定通知」だとわかる文言にしましょう。

また、宛名は漢字フルネームで書くことをおすすめします。なお、誰しも自分の名前を間違えられるのは良い気持ちはしません。そのため、ダブルチェックを行うなど、誤記を防ぐ仕組みを作っておくと良いでしょう。

差出人の明記も重要な要素の一つです。メールの冒頭に、誰からのメールかすぐわかるよう、会社名と所属、名前を記載しましょう。

【例】
件名：【〇〇株式会社】採用内定のお知らせ
差出人：〇〇株式会社の採用担当　△△と申します。

挨拶・お礼

いきなり本題に入るのではなく、結果を伝える前に挨拶や応募への御礼を必ず記載しましょう。

採用難の現代では、企業は選ぶ側ではなく選ばれる側となっています。そのため、採用選考を受けてくれたことへの御礼は欠かせません。

挨拶や御礼もなくいきなり本題に入るのは、冷たい感じや機械的な印象を与えます。

【例】
お世話になっております。先日はお忙しい中、弊社の最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。

選考結果

選考結果は、簡潔に伝えましょう。前置きが長くならないように気をつけることが重要です。

なぜその候補者の採用を決定したのか、候補者が喜んだり納得したりする理由を簡潔に添えるとなお良いでしょう。この一文を加えることで、内定承諾率もアップするでしょう。

【例】
厳正なる審査の結果、〇〇様の内定が決定いたしましたのでお伝えいたします。〇〇様の高度な専門知識をぜひ当社での業務に活かしていただきたく思っております。

内定内容

内定内容を書くか、書面を添付しましょう。

具体的には、職種、入社予定日、勤務地、給与、福利厚生を含むその他の待遇を記載します。

非常に重要な内容ですので、絶対に誤りがあってはなりません。

記載漏れやミスを防ぐため、あらかじめテンプレートを用意しておく、ダブルチェックを行うなどの工夫をしましょう。

今後の手続き

今後の手続きの流れを記載します。詳細な入社手続きや必要書類については、別途案内するのが一般的です。

ここでは、候補者が次にすべき項目のみ記載しましょう。多くの場合、内定承諾をもらうステップとなります。内定承諾をもらえる場合は、期限の日時を書くか、メール送付日から指定期限の間に返信してほしい旨を記載しましょう。

【例】
内定内容に同意し、内定を承諾いただける場合は、本メール受領後〇日以内に、添付の内定承諾書にご署名の上、返信いただきますようお願いいたします。

問い合わせ先

候補者がわからないことや疑問点が出てきたときに問い合わせできる連絡先を記載しましょう。

担当部署、電話番号、メールアドレスを記載するのが一般的です。担当者が決まっていれば、担当者名も書いておくと取り次ぎがスムーズになります。

結びの言葉

結びの言葉では、候補者の入社意欲を醸成するような表現を取り入れましょう。

【例】
改めまして、この度はありがとうございました。〇〇様と一緒に働けますことを社員一同楽しみにしております。

署名

会社名、住所、電話番号、所属部署、名前など、外部にメールを送る際に入れる署名を入れましょう。

上記のほかに、InstagramやX、noteなどのSNSや採用HPのURLを記載するのもおすすめです。候補者が改めて企業の様子を知ることができ、入社意欲を向上させる可能性があるからです。

内定通知メールの法的効力について

「内定通知メールには法的効力があるの？」と気になる採用担当者の方は多いのではないでしょうか？本章では、内定通知メールの法的効力について解説します。

内定通知メール自体に法的効力はない

「内定通知メール」そのものに法的効力はありません。しかし、「内定」という言葉には法的効力があります。

では、そもそも「内定」とは何でしょうか？内定は過去の「大日本印刷事件」などの判例から、「始期付解約権留保付労働契約(しきつきかいやくけんりゅうほつきろうどうけいやく)」であると解釈されています。

始期付解約権留保付労働契約とは、労働契約の始期（通常は入社日）までは、企業と候補者のそれぞれが契約の解約権を持つという特別な労働契約のことです。原則として労働契約は成立していますが、特別な事情が発生した場合には入社日前の内定取り消し（または辞退）が可能です。

法的効力が発生するタイミング

前述した特別な労働契約（始期付解約権留保付労働契約）は、企業が内定を通知する行為により発生します。これは、候補者が企業の求人に応募する行為が契約の申し込みに、企業が内定を通知する行為が契約の受諾に該当するからです。

そのため、内定通知メールを送付した時点で、企業が発した「内定」という言葉に法的効力が発生するのです。

通常、内定通知メールや内定通知書の送付は義務付けられていません。しかし、口頭での契約締結は「言った」「言わない」が発生しやすく、後々トラブルになる可能性が高いです。そのため、企業は内定通知メールや内定通知書を送付し、それを証拠として残しておくのです。

内定取り消しの制限

前述した通り、内定した場合、入社日までは企業と候補者双方が契約の解約権を持っています。しかし、むやみやたらに内定の取り消しを行って良いわけではありません。

企業が内定を通知し、候補者がこれを承諾した時点で、労働契約が成立すると解されます。労働契約が成立している場合、内定取り消しは解雇として扱われるケースが多いため、解雇と同様の制限がかかります。
労働契約法第16条では「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。」※と定められています。

つまり、企業が内定を取り消す場合は、よほどの理由がないと認められないのです。

※：e-GOV法令検索「労働契約法」より引用

内定取り消しが認められるケース

では、どのようなケースであれば内定取り消しが認められるのでしょうか？

内定取し消し事由と認められるのは、以下が代表的なケースです。

• 反社会的行為をした場合
• 重要な経歴詐称が判明した場合
• 重大な犯罪行為をした場合
• 業務ができないと思われる健康状態になった場合
• 学校を卒業できなかった場合
• 就労までに必要とした免許・資格が取得できなかった場合

参考：労働相談　2.採用内定取消・延期｜日本労働組合総連合会

また、経営悪化により採用できなくなった場合も内定取り消しは可能です。しかし、単に先行きが不透明、怪しいという理由だけでは内定取り消しは認められません。経営悪化による内定取り消しの場合は、「整理解雇の4要件」と呼ばれる下記の4点を満たしている必要があります。

• 経営を継続するために、人員削減が必要である
• 新規採用の中止、希望退職の募集の実施など、解雇回避をするために最大限努力をした
• 解雇の対象を内定者にした理由が合理的である
• 解雇の必要性や理由を対象者に伝えるなどの説明責任を果たしている

参考：労働相談　2.採用内定取消・延期｜日本労働組合総連合会

上記に示した通り、相当の理由がなければ内定取り消しは認められません。自身では「社会通念上相当」と感じていても、社会的にはそうでないこともあります。

そのため、労働契約成立後の内定取り消しは、社労士や弁護士などのプロに相談し、慎重に進める必要があるでしょう。

データとして残す重要性

内定通知をメールで行う場合、意図的に削除しなければ文面そのものが残り、送信日時も記録されます。そのため、データを削除せず残しておくことが「法的な証拠」を残しておくことにつながるのです。

本章で解説してきたように、採用通知は非常に重要な役割を果たします。そのため、削除はせず、データとして必ず記録を残しておきましょう。

メールをPDFなどに出力して共通フォルダに格納しておくなどをおすすめします。

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内定通知メール送付前に確認すべきこと

今まで解説してきたように、内定通知メールは非常に重要な役割を担っています。

そのため、送付は慎重に行わなければいけません。そこで本章では、内定通知メール送付前にやるべきことを紹介します。

宛先が正しいかチェックする

宛先のメールアドレスが正しいか、必ずチェックしましょう。

誤送信は個人情報の流出につながります。応募情報と照らし合わせてダブルチェックを行うなどして、誤送信を防ぎましょう。

応募者が多く内定通知メールの送付も多い場合は、特に注意が必要です。チェックしきれなかったり、送付が多くかなり手間がかかったりする際は、システム化や採用代行への委託などを検討すると良いでしょう。

情報が正確で抜け漏れがないかチェックする

メールに情報の不足や誤りがあると、応募者を混乱させてしまいます。また、内定通知メールは労働契約が成立する通知であり、待遇も同時に確約されるため、誤った情報を送付してしまうと後々の訂正が困難になります。

必要で正しい情報を網羅したメール文面になっているか、ダブルチェックなどで必ず確認しましょう。

応募者の名前表記に誤りがないかチェックする

応募者の名前表記に誤りがないか確認することも、重要なポイントです。誰しも自分の名前表記に誤りがあると、不快に思うもの。それが内定辞退につながる可能性もあります。

ダブルチェックをしたり、応募者情報が自動で入力されるテンプレートを用意したりするなどして防ぎましょう。

誤字脱字がないかチェックする

誤字脱字は、応募者の信頼度を下げてしまう可能性が高いです。そのため、誤字脱字や不適切な表現がないか、必ずチェックしましょう。

校正ツールを使用したり、Chat GPTなどのAIを活用したりしてチェックするのがおすすめです。また、他の採用担当者や同僚に見てもらう、声に出して読んでみるなどの方法も効果的です。

適切な表現を使用しているかチェックする

応募者へのメール送信であっても、企業としてメールを送付する限り、それはビジネスメールです。

そのため、たとえ新卒の学生であったとしても、話し言葉や絵文字、顔文字は使わないようにしましょう。候補者は「失礼だ」と感じたり、「非常識な会社だ」と不信感を抱く可能性が高いです。

内定通知メールを効率的に送信する方法

内定通知メールを毎回一から作成するのは負担が大きいものです。そこで、本章では内定通知メールを効率的に送信する方法を紹介します。

テンプレートを作成する

メールのテンプレート機能を活用し、テンプレートを作成しましょう。

その際、テンプレートをそのまま使用するのではなく、候補者に合わせアレンジすることが重要です。例えば、評価した点を候補者ごとに都度変えるなどのアレンジをしましょう。

テンプレート通りだと「自分のどこを評価してくれたのか」「本当に自分を必要としてくれているのか」など、企業に対し候補者が疑問を抱いてしまいます。

採用難の現代を勝ち抜くためには、このひと手間が重要になってくるのです。

採用管理システムを使う

採用管理システムを使用すれば、テンプレート機能はもちろん使用できることに加え、送付の抜け漏れがなくなります。

採用管理システムはATS（Applicant Tracking Systemの略）と呼ばれ、採用業務に特化して開発されたシステムです。メッセージの送付だけでなく、下記の業務をシステムで行うことが可能です。

• 採用媒体（求人広告など）への募集要項の公開や更新の連絡
• 人材紹介会社への募集依頼、選考フィードバック
• 応募者への応募受付通知、サンクスメール
• 応募者・社内への面接日程調整連絡
• 応募者への選考結果通知
• 関係者への応募者情報共有　など

採用管理システムには、新卒採用、中途採用、リファラル採用など採用ターゲットや手法に合わせたものがあります。クラウド型サービスを利用すれば、月額利用費用は数万円からと、そこまで高額ではありません。

関連記事：採用業務を効率化させる方法とは？おすすめのツールを紹介

外部に委託する

候補者が多く、社内のリソースが足りず内定通知メールの送付が行えない場合や、連絡が遅くなってしまう場合は、採用代行と呼ばれる外部のリソースに頼ると良いでしょう。

現在は多くの採用代行サービスがあり、それぞれ業界や職種に特化していたり、特定の採用手法に特化していたりと、その種類はさまざまです。

採用代行業者は採用ノウハウを共有してくれることが多く、後々自社の財産となります。多少コストが高くても、将来自社のみの力で採用活動をするための投資だと考えると良いでしょう。

ただし、採用代行業者の選定には注意が必要です。業者によって対応可能範囲が限られていたり、得意なターゲット層が違ったりするので、事前に確認することが重要です。また、採用成功率を上げるため、豊富な実績を持ち合わせる業者を選定するようにしましょう。

内定通知メールの作成でお悩みならVOLLECTまで！

内定通知メールでお悩みならVOLLECTまでお問い合わせください。VOLLECTでは現在、「応募受付から内定通知まで、即使える14種類のメール例文！」を配布しております。内定通知メールだけでなく、他の採用連絡に関する例文もありますので、お困りの採用担当者さまはぜひこちらからダウンロードください。

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また、VOLLECTではダイレクトリクルーティングのご支援を中心とした「PRO SCOUT」もご提供しております。

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個社ごとにマッチした人材の採用代行をご提供いたしますので、採用でお困りの企業さまはぜひお問い合わせください。

まとめ

今回は、内定通知メールの目的や意義、テンプレート、法的効力があるかどうかなどを紹介しました。

内定通知メールはただ内定を決定したことを知らせるメールではなく、企業と候補者の信頼関係を築き、入社意欲を高める役割を果たします。

また、内定通知メールを送った時点で法的効力が発生し、候補者との労働契約が結ばれます。そのため、内容に誤りがないか、送付先は正しいかなど注意が必要です。

これらの注意点を踏まえ、ぜひ貴社も本記事を参考に内定通知メールを作成してみてくださいね。