採用アウトソーシングで負担を軽減できる業務や利用するメリット

少子高齢化に伴う労働人口の減少や企業の優秀人材の囲い込みなどを背景に、採用競争が激化する昨今。さらに転職希望者が求める働き方の多様化や新しい採用手法の登場により、人事担当者が担う業務も増大しつつあります。

多くの企業で採用業務の負担が課題視されていますが、そんな問題を解決に導く手段の1つとして採用アウトソーシングが注目されています。

そこで今回は採用支援事業に8年間従事してきた筆者が、採用業務にまつわる負担の軽減を期待できる『採用アウトソーシング』についてサービス内容を詳しく紹介すると共に、利用するメリットやデメリットなどを紹介します。

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採用アウトソーシングとは？

採用アウトソーシングは、英語表記すると『Recruitment Process Outsourcing』となり、各頭文字を取り『RPO』と呼ばれています。
採用にまつわる業務を企業に代わり請け負うサービスのことを指します。

日本における採用アウトソーシングの歴史は、それほど古いものではありません。
アメリカに倣い、1990年頃に誕生したと言われています。

採用アウトソーシング事業が誕生した1990年代の採用は、ハガキや電話でエントリーを募る方法が一般的でした。そのため多くの企業で採用業務にかかる負荷が大きく、必然的に採用業務をアウトソースできるサービスが求められていました。
また移り変わる市場動向や採用手法に対し、戦略的な採用活動が求められるようになったのもこの頃です。

当時の採用市場ニーズから採用アウトソーシングは少しずつ需要を増し、日本でも多くの企業が利用するサービスとして定着しました。

なお、『外注』『業務委託』など、アウトソーシングと似た言葉のサービスもあります。
混同されているケースもありますが、各サービスの違いは次の通りとなります。

▶︎スカウト代行のサービス内容やエージェントとの違い・料金を解説

■アウトソーシング
一般的に意思決定権なども含めコンサルティングなどの戦略性が求められる業務も外部へ委託することを言います。併走型の採用支援を提供するサービスを指します。
■外注
意思決定権は委ねず、業務の一部を外部サービスに依頼することを言います。
■業務委託
意思決定権は委ねず、決まった業務を外部サービスに依頼することを言います。
外注の中に含まれる契約形態のことを指します。

採用アウトソーシングに依頼できる業務内容

ここでは、採用アウトソーシングに依頼できる業務内容を紹介します。

採用計画の策定

採用計画とは、事業を円滑に推進するための採用活動における軸となる計画です。
事業戦略に沿って、どんな人材をいつまでに何人採用すべきかを試算し、採用活動に落とし込めるよう計画を策定します。

売り手市場が加速する昨今において、経験や感覚だけで採用を成功に導くことは非常に困難になりつつあります。
採用計画の策定段階から採用アウトソーシングを利用することで、採用活動における基盤が盤石なものとなり、その後の採用活動においてもスムーズに進むことが期待できます。

採用手法・利用媒体の選定

採用活動において、採用ターゲットや自社の採用目的・課題にマッチする採用手法の活用、また採用手法に応じた媒体の選定は不可欠です。
しかし多様化する採用手法や数多くのサービスの中から自社に適したものを選ばなくては、採用の成功は実現しません。

そんな時採用アウトソーシングであれば、これまでの支援実績の中から採用ターゲットや採用目的・課題にマッチする採用手法・媒体を選定してくれるでしょう。

用いる採用手法や利用する媒体のミスマッチは、無駄な採用工数・費用を生み出す懸念も考えられます。採用アウトソーシングを利用し、自社の採用に適した採用手法・媒体を選定してもらうだけでも採用効率や採用の成功確率は大きく変化するでしょう。

母集団形成

母集団形成とは、自社の求人に興味・関心を抱いている応募者を集める工程を言います。
有効な母集団を形成するには、目標とする採用人数から逆算した十分なエントリー数を募ることはもちろん、自社の求める採用ターゲットとマッチしていることも重要です。

採用競争が激化する昨今では、中途採用・新卒採用共に多くの企業が母集団形成に苦戦を強いられています。

採用アウトソーシングでは、これまでの採用支援ノウハウを活かし、人数・質ともに満足できる母集団形成を支援してくれます。
良質な母集団を形成できれば、選考に残る応募者の質も期待できるでしょう。さらに十分なエントリー数が担保できていれば、突然の選考辞退・内定辞退にも対応できます。再度母集団形成をし直さなければならないといった事態も防ぐことができるでしょう。

応募者への対応

採用活動において大きな工数を占める応募者対応。
1人ひとりに合った応対が求められますが、丁寧な対応ができず応募者の意欲を下げてしまっているケースも散見されます。

このように工数や時間が割かれる業務を採用アウトソーシングに依頼するのも1つです。
応募者へのきめ細やかな対応を期待できるだけではなく、人事担当者は採用業務の中でもよりコアな業務へと注力できるようになるでしょう。

選考業務

選考業務と一口に言っても、応募者の情報管理や筆記試験・適性検査の案内、選考会の準備など様々な業務があります。

選考時に使用するエントリーシートや参加者リストの準備、さらには筆記試験・適性検査の受検連絡など、選考にまつわる業務をアウトソーシングすることで、人事担当者は、応募者と直接相対する選考だけに注力できます。

また選考後の情報を管理する役割もアウトソースすれば、リアルタイムに情報が反映・一元管理されます。情報が更新されていない・選考官によって情報の反映内容が異なるといった課題も解消できるでしょう。

内定者フォロー

せっかく応募者を内定まで導くことができたとしても、その後のフォローが甘ければ内定辞退が発生する可能性も十分に考えられます。

内定辞退が発生すると最悪の場合、再度母集団形成から採用活動を始めなければなりません。採用したい人材やポジションによっては、現場にも大きな影響を及ぼすこともあります。
しかし人事担当者だけでは、内定者に手厚いフォローを提供することが難しい場合もあるでしょう。

採用アウトソーシングでは、企業と内定者の双方向のコミュニケーション環境を整えてくれたり、内定者と面談の場を設けるなど、不安払拭のためのサポートに努めてくれます。このように内定者の不安を解消し、新しい環境に対し前向きな気持ちでスタートを切れる準備をしてくれるため、早期離職などの懸念も軽減されるでしょう。

データ分析・振り返り

データを用い、定量的に自社の採用活動のボトルネックを可視化していかなければ、次回も同じ課題で躓き、同じ失敗を繰り返してしまうことになってしまいます。
しかし多くの企業では、目の前の採用業務にばかり時間が取られ、データの集計や次回の採用活動に向けた振り返りに時間を割けていません。
また実用性・有効性のあるデータ分析法・振り返り方法が分からないという企業も多いのではないでしょうか。

自社の採用活動の成果や採用力を高めるためには、採用データを分析し、さらにはデータから導き出された課題に対しPDCAを回し、改良・改善に取り組まなければなりません。

自社での対応が難しいのであれば、採用アウトソーシングを活用し、分析を依頼するのも1つです。数字を以って自社の採用課題が明確になり、「何に取り組むべきか」「何を改善すべきか」をはっきりさせることができるでしょう。

採用アウトソーシングのメリット

前項目で紹介の通り、採用アウトソーシングは、採用にまつわるあらゆる業務を委託できるサービスです。それだけではなく、採用アウトソーシングに依頼することで、企業は次のようなメリットも得られるでしょう。

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知見が豊富なプロに任せることで業務の質を担保できる

アウトソーシングを利用することは、知見が豊富なプロに採用業務を任せることになります。採用ノウハウを持たない自社で採用活動を推進するよりも、業務の質を担保できるでしょう。

採用業務における無駄を排除し、より効率的な採用活動に取り組めるようになります。またタイムリーな対応ができるようになるため、採用課題改善にも寄与することも期待できます。

結果的に、自社だけの取り組みでは望めないような優秀な人材の採用も実現するでしょう。

単純作業をアウトソースし、面接などの重要業務に時間を割ける

採用アウトソーシングは、単純作業の依頼も可能です。

・ダイレクトリクルーティングのオファー・スカウト送信業務
・応募者対応
・選考書類の返送
・日程調整
・面接者リストの作成 など

上記のように人事担当者でなくても対応できる業務を採用アウトソーシングに依頼することで、面接や座談会など応募者とコアな接点を図れる場に時間を割けるようになります。また採用計画や採用戦略の策定など、採用活動の軸となる業務にも注力できるようになるでしょう。

コア業務や応募者と直接コミュニケーションを図れる機会・時間を確保できるようになるため、応募者のエンゲージメントを高められたり、採用力向上も期待できます。

採用コストの削減につながる可能性がある

「採用アウトソーシング=費用がかかる」というイメージを持つ企業様・人事ご担当者様も少なくないでしょう。
確かに自社のみで採用活動に取り組む場合、アウトソーシングにかかる費用は発生しません。しかし採用コストに見合う結果が得られていない場合、無駄な費用がかかっていることになります。

多少採用アウトソーシングにかかる費用が発生したとしても、人事担当者の負担軽減・採用活動の質向上などから、無駄を省き高い費用対効果を実現できるケースもあります。

また予算を限ることで、必要以上にコストをかけることなく、限られた予算内で採用を成功に導くこともできるでしょう。

▶︎RPO（採用代行）とは？リクルートの方法や使うべき企業の特徴を解説

採用アウトソーシングのデメリット

続いて採用アウトソーシングを活用することで発生し得るデメリットを紹介します。
採用アウトソーシングを利用する際は、デメリットについても理解を深め、自社にとって最適な選択なのかを見極めるようにしましょう。

自社に知見（ノウハウ）が溜まりにくい

外部に採用業務を依頼するということは、その分野・工程の試行錯誤・PDCAを外部に任せることでもあります。
試行錯誤した結果得られるノウハウや知見も、当然のことながら自社には貯まりません。
採用アウトソーシングありきの採用活動になってしまったり、細かな改善提案を受けたとしてもきちんと理解できなかったりする可能性も考えられます。

採用アウトソーシングを利用する際は、任せっきりにせず、都度担当者から細かいフィードバックをもらい、フィードバックの内容を理解することに努めましょう。

認識のズレによる採用失敗のリスク

採用アウトソーシングで一番懸念すべきリスクは、“認識のズレ”です。

認識がズレたまま採用活動が進行してしまうと「ターゲットと違う人材しかエントリーしてこない」「想定より母集団の数が少ない」など、採用活動に大きな支障が発生してしまう懸念も考えられます。

採用活動は成功に至るまでのプロセスが何段階もあり、その都度採用アウトソーシングと緻密な認識のすり合わせを行っていかなければなりません。
後にも紹介しますが、採用アウトソーシングを選ぶ際は、報告や相談の粒度や頻度を確認しておくようにしましょう。

代行業者の規模によって、対応できない業務がある

先述の通り、採用アウトソーシングと一口に言っても依頼できる業務は多岐に渡ります。
しかし代行業者の規模や提供サービスの内容によって対応できる範囲が異なります。

例えば、コンサルティング要素の強い代行業者の場合、応募者対応や選考の日程調整など細かな業務に対応していないケースもあります。
反対に単純業務のアウトソーシングは請け負っているけれども、根本的な戦略改善や採用方針の提案などコンサルティング要素の強い業務には対応していない代行業者もあります。

またダイレクトリクルーティング特化型や採用広報に強い代行業者など、得意分野も様々です。

採用アウトソーシングの利用を検討している企業様・人事ご担当者様は、まずアウトソースしたい業務や自社の採用課題を洗い出した上で、希望とマッチする代行業者を探すようにしましょう。

▶︎戦略的に人材を獲得できる採用コンサルティングの特徴や料金を解説

採用アウトソーシングはどこまで任せるべき？

複雑化する採用手法や採用難度の高まりに伴い、採用活動に関わる業務は複雑かつ多岐に渡るようになりました。そのため、「採用アウトソーシングに依頼したい業務を絞り込めない」と悩む企業様・人事ご担当者様も少なくないでしょう。

依頼する範囲や量が広く大きくなるほど、当然コストも嵩んでしまいます。
またアウトソースばかりになってしまうと、自社に採用ノウハウがたまらず採用力が低下してしまう恐れもあります。また外注依存から抜け出せなくなってしまう懸念も考えられます。

採用課題や採用ボリュームにもよりますが、採用アウトソーシングに任せる範囲は次の3つの視点から考えてみましょう。

難易度・優先度の高い課題がある工程

採用活動を進めるにあたって、日々様々な課題が発生するでしょう。
しかし課題の詳細をひも解いてみると、自社で改善できるような課題もあるはずです。

反対に自社では改善が難しいと思われる課題や、早急に改善すべき課題もあるでしょう。
後者のように難易度・優先度の高い課題がある工程こそ、ノウハウを持つ採用アウトソーシングに依頼することをおすすめします。

工数や時間がかかる作業

工数や対応時間がかかる作業をアウトソースするのも1つです。
自社の人事担当者以外の人員でも対応できる業務を外部委託することで、人事担当者は本来注力すべきコア業務に専念できるようになります。

「難易度・優先度の高い課題がある工程」と「工数や時間がかかる作業」のどちらを依頼するかは、人事担当者の力量や社内の状況によります。
工数や時間がかかる作業を採用メンバー以外の人員で担保できるようであれば、難易度・優先度の高い課題がある工程をアウトソースしましょう。反対に人事担当者の能力が高い場合、工数や時間がかかる作業をアウトソースし、人事担当者が難易度・優先度の高い課題がある工程に注力できる環境を作っていきましょう。

予算

依頼する範囲を決めるにあたって、予算も基準の1つとなるでしょう。
事前に採用アウトソーシングの相場を確認し、予算を定めましょう。
中には、採用アウトソーシングに依頼できる業務がパック・プラン化されたサービスもあります。他にも時間・業務単位など様々な料金体系があります。

予算を基準にどれくらいの範囲・量を対応してもらえるのか相談してみましょう。
そうすることで、予算を使いすぎることなく依頼したい業務をアウトソースできるでしょう。

採用アウトソーシングを選ぶ基準やポイント

最後に採用アウトソーシングを選ぶ基準やポイントを紹介します。

委託できる業務内容

先述の通り、採用アウトソーシングと一口に言っても代行業者によって強みや得意分野が違います。さらに請け負える業務・範囲・量も異なります。

採用アウトソーシングを探す際は、まず社内で依頼したい業務を整理しましょう。
その上で依頼したい業務代行を強みとしている代行企業や実績のある代行企業を選びましょう。

実績

採用アウトソーシングを選ぶ時は、実績を確認することも忘れないようにしましょう。

業界・職種・ポジション・企業規模・採用手法など、着目すべき実績は多岐に渡ります。
中でも採用難易度が高いと言われている職種やエグゼクティブ・管理職のようにそもそもの人材数が限られたポジションの採用に臨む場合、これらの採用において成功に導いた実績があるのかを確認しておくことは必須です。

可能であれば、自社と同じ業界・企業規模で評価できる実績を残しているのかも確認しておきましょう。もし自社と近い状況の企業の採用を成功に導いた実績を持つのであれば、自社でも大きな成果をもたらしてくれると期待できるでしょう。

進捗共有の頻度・粒度

外部に採用業務を委託するということは、認識のズレが生じないよう都度すり合わせ・進捗の共有をしていかなければなりません。
認識のズレは、採用活動が失敗に終わってしまう大きな要因の1つです。

必要に応じて柔軟に状況を共有してくれるのか、また共有の場で提供される情報の粒度は細かく、状況の様子をイメージできるのか、など進捗共有の頻度・粒度も確認しておきましょう。

得意な業界・職種

採用アウトソーシングには、請け負う企業によって得意領域や分野があります。

最近では、主要な採用手法となりつつあるダイレクトリクルーティングに特化した採用アウトソーシングサービスも見かけるようになりました。さらには需要の高まるIT人材、どこの企業にも需要のある営業職など、1つの職種に特化した採用アウトソーシングも増えつつあります。

採用する職種が絞られていたり、アウトソースしたい手法が決まっている場合は、それらの採用を得意とする代行業者を探すのも1つです。

コストパフォーマンス

自社でまかなうよりも有益性の高い支援を提供してくれるのか、また業務の一部をアウトソースすることで、自社にとってどんな効果・変化がもたらされるのかにも注目しましょう。
そのため採用アウトソーシングを利用する際は、どれほどの費用対効果を期待できるのかを試算することをおすすめします。

最終的な採用人数だけではなく、採用活動全体にかかる人件費・時間・活動費を加味した上で、高いコストパフォーマンスを期待できるサービスを選びましょう。

採用を成功に導くためには、他社と差別化や採用活動の効率化を図るだけではなく、採用アウトソーシングをいかに上手に活用するかも重要な要素となりつつあります。
パートナーとして尽力してくれる、自社にマッチする採用アウトソーシングを探し出せるかも、採用成功を左右する要因の1つであることを念頭に入れておきましょう。

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採用アウトソーシングのサービス内容・メリット＆デメリット まとめ

採用競争の激化・働き方の多様化なども相まって、人材採用難易度は高まりつつあります。そのため自社の知見・リソースだけで採用活動を成功させるのは、非常に難しい状況であると言えるでしょう。

そのような背景もあり、これまでの採用支援から積み上げたノウハウを駆使し採用活動を成功に導いてくれる採用アウトソーシングは、多くの企業にとって利用価値を感じられるサービスと言えそうです。
採用アウトソーシングの本質を理解し、自社にマッチするサービス・代行業者を選ぶことができれば、自社にとって大きな採用成果をもたらしてくれるでしょう。

しかし期待する成果を得るためには、採用アウトソーシングのメリット・デメリットを理解することが不可欠です。さらに適正な依頼範囲を見定め、自社にマッチする代行業者を選ぶことが鍵となるでしょう。

ぜひ本記事を参考に自社にとって最適な採用アウトソーシングを見つけ、採用活動を成功に導いていきましょう。