RPOとは?採用代行の業務内容やリクルートの方法をご紹介!

what is rpo

経営資源として、人材の適正採用・最適活用が重視されつつある昨今。
場当たり的にただ労働力を確保する採用から、企業や組織の将来を見据え、中長期的な経営に直結した人材の採用に力を入れる企業が増えてきました。

しかし求職者有利な売り手市場や採用手法の多様化に伴い、自社のリソース・ノウハウだけでは、理想に叶う人材の採用は難しくなりつつあります。

そんな採用市場において注目を高めているのが、『RPO(採用代行)』です。

採用活動にまつわるあらゆる業務を代行してくれるRPOですが、利用することでどのようなメリットが得られるのか、いまいちイメージできていない企業様・人事ご担当者様も多いのではないでしょうか

そこで今回は採用支援事業に8年間従事してきた筆者が、RPOについて将来性や市場規模などを詳しく紹介すると共に、RPOを利用するメリット・デメリットを解説します。

また後半では、RPOを使うべき企業の特徴や導入後の成功事例なども併せてお伝えします。

RPOの活用を検討している企業様・人事ご担当者様は、ぜひ参考にご一読ください。

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RPO(採用代行)とは?

RPO

まずは、RPO(採用代行)のサービス概要について紹介します。
RPOとは、Recruitment Process Outsourcing(リクルートメント・プロセス・アウトソーシング)の略であり、日本語に置き換えると「採用業務の代行」を意味します。

ただ最近では、単に採用業務を企業の代わりに請け負うだけではなく、外部パートナーとして採用成功に向けて併走型の支援を提供するサービスも広がりつつあります。

RPOに依頼できる業務は、多岐に渡ります。
下記は、RPOに依頼できる主な業務例です。

・採用計画の策定
・ターゲット・募集要項の策定
・採用手法・媒体の選定
・母集団形成
・応募者対応
・選考支援
・会場手配
・内定者のフォロー
・振り返り
・データ分析 など

課題を感じているプロセスや工程、または煩雑な作業に悩まされている工程だけを切り取って依頼することも可能です。

関連記事:スカウト代行のサービス内容やエージェントとの違い・料金を解説

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RPO(採用代行)と人材紹介の違い

同じように採用を支援するサービスとして、人材紹介もあります。
どちらも採用を支援するサービスだけあり、両者のサービスを混同している人も多いかもしれません。

採用課題や状況に応じて適切なサービスを利用できるようにしておくためにも、双方のサービスの違いや特徴について理解しておきましょう。

RPOの特徴・サービス内容

RPOは、企業の採用業務を代行するサービスです。

依頼内容によって請け負う業務は異なりますが、事業戦略や中長期事業計画に沿った採用計画の策定などコンサルティング要素の強い業務から、選考日程調整やダイレクトリクルーティングにおけるスカウト送信など日々のルーティン業務まで、採用にまつわる業務全般を企業の代わりに請け負い推進します。

RPOを活用することで、人事担当者は時間と労力を本来注力したい活動・業務に充てられるようになります

人材紹介の特徴・サービス内容

人材紹介は、求人企業の募集要項や条件に基づき、自社の人材紹介サービスに登録している求職者の中から適した人材を探し出し、紹介するサービスです。
人材を企業に紹介するサービスであり、採用活動にまつわる業務を担うサービスではありません

両者の利用目的や料金形態の違いは、下記の通りとなります。

RPO 人材紹介
サービス特徴 採用業務の代行 人材の紹介
利用目的 ・採用課題の改善
・人事担当者のリソース確保
・採用業務の効率化
最適な候補者の紹介
料金形態 従量課金型・月額一律料金型(一部例外サービスあり) 成果報酬制
(一部例外サービスあり)
利用をおすすめする企業の特徴 ・採用活動における根本的改善が必要な企業
・採用活動におけるリソース不足が問題視されている企業
・採用ノウハウがない企業
・人材の質にこだわりたい企業
・ピンポイントで採用活動に取り組みたい企業
・専門的知識やハイクラスポジションに該当する人材を採用したいと考えている企業

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RPO(採用代行)の将来性と市場規模について

採用競争の激化や採用難度の高まりに伴い、RPOの利用を検討する企業も増えつつあります。また既にRPOを導入している企業も多く、RPOの市場規模は年々拡大の一途を辿っています

株式会社矢野経済研究所が実施した調査によると、若年層を中心とした人材確保難、採用業務の煩雑化により、採用アウトソーシングの活用機運は高水準で推移しているとのことでした。
データからも2017年度以降、新型コロナウイルスの影響で一時的に落ち込みがみられたものの、年度を追うごとに市場規模が拡大している様子が見て取れます。

Opportunity to utilize recruitment outsourcing
引用:株式会社矢野経済研究所『採用アウトソーシング市場に関する調査』

少子高齢化に伴い就労人口が減少し、若年層や優秀な人材の確保が年々厳しくなっている上に、採用プロセスの煩雑化も平行して発生している背景もあり、採用業務を外注化する機運が高まっているようです。

また少子高齢化がより一層加速することは周知の通りであり、人材の獲得はさらに難しくなると予想されます。優秀な人材や自社にマッチする人材の採用に取り組むべく、自社の採用力を高めたいと考える企業も増えてくるでしょう。また採用活動にかかる負担を軽減するために、RPO導入に積極的な姿勢を示す企業も増加すると予想されます

このことからRPOの需要は、さらに高まると考えられます。
また今後も様々なサービスが提供され、サービス需要の裾野も拡大すると言えるでしょう。

関連記事:採用アウトソーシングで負担を軽減できる業務や利用するメリット

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RPO(採用代行)を利用するメリット

merit

続いて、RPOを利用するメリットを解説します。

知見豊富なプロに任せることで業務の質を担保できる

RPOのサービスを提供する企業は、これまで様々な採用課題を抱える企業の採用活動を支援してきました。知見やノウハウ豊富な採用のプロに業務を任せることで、質の高い取り組みを担保できるでしょう。

採用そのもののノウハウが乏しい場合はもちろん、採用難度の高い職種に取り組む時や新しい採用手法を導入する時などにもRPOは有効です。
ノウハウがないまま自社で自走するよりも、RPOを導入したほうがスムーズかつ成果を期待できる採用活動になるでしょう

煩雑な業務をアウトソースし、面接などの重要業務に時間を割ける

RPOを利用するメリットとして質の担保以外にも、煩雑な業務をアウトソースすることで、面接などの重要業務に時間を割ける点が挙げられます

採用活動は応募者との日程調整や求人広告媒体に掲載する原稿作成、さらにはスカウトメールの送付など煩雑で時間が割かれてしまう業務が多々あります。
これらの業務をアウトソースすることで、本来注力したい面接や応募者フォローなどに時間を充てられるようになるでしょう。

特に採用戦略など採用活動の根幹に関わるような工程に時間を割けるようになると、採用活動そのものの改善に取り組めるようになり採用活動の質の向上が期待できます。
また応募者対応やフォローへの時間を充てられるようになると、1人ひとりに合った丁寧な対応が取れるようになります。

このようにRPOは、採用活動の質向上や応募者の満足度・入社意欲醸造にも寄与するサービスと言えるでしょう。

採用コストの削減

cost

RPOを導入するにあたっては、相応のコストが発生します。
決して安い費用でないことも多く、目の前に提示された金額次第でRPOの利用を見送る企業も少なくありません。

しかし自社だけで採用活動に取り組む場合、人件費やツールの導入費など違った費用が発生します。また効率的かつ効果的な取り組みを実現できず、必要以上に人件費がかかってしまったり、成果の乏しい採用活動になってしまう懸念も考えられます。

確かにRPO導入にはコストがかかりますが、人件費削減に寄与したり効率的かつ効果的な採用活動推進が実現したりと、採用活動全体を通してコスト削減につながるケースも多々あります

入社後の教育もしてくれるのでリソースが省ける

中には、スムーズに現場で活躍できるよう入社後教育を実施してくれるプランを提供するサービスもあります。

特に新卒採用の場合、内定から入社まで長い期間が空きます。
入社までの間、メールやSNSでコミュニケーションを図ったり、入社意欲を向上させ、不安を払拭させるような研修を実施してくれます。さらには、懇親会の開催なども対応してくれるため、自社の人事担当者だけでは対応できないような手厚いフォローも可能になります。

また中途採用においても、事業理解や簡単な業務レクチャーをRPOに任せることで、人事や現場担当者の負担もぐっと軽減されるでしょう。

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RPO(採用代行)のデメリット

demerit

RPOを導入することで、デメリットに感じる側面もあります。
RPOの導入を検討している企業は、次に紹介するデメリットについても理解を深めておきましょう。

自社に知見(ノウハウ)が溜まりにくい

RPOに業務委託することで、委託した業務を自社で対応する機会がなくなってしまいます。その結果、委託業務に関するノウハウが自社に溜まらなくなり、RPO頼りになってしまう懸念も考えられるでしょう。
特に長年自社で対応してきた業務は、一定のノウハウを蓄積できています。しかし途中でRPOを導入してしまうと、自社のノウハウが風化してしまう可能性もあります。

RPOを利用する際は、自社にもノウハウが貯まるよう、委託企業と都度コンタクトを図り、ノウハウを還元してもらえる体制・環境を作ることが大切です。
くれぐれも委託しっぱなしになってしったり、委託した業務がブラックボックス化しないよう留意しましょう。

認識のズレによる採用失敗のリスク

RPO導入に際する一番の懸念点として、“認識のズレによる採用失敗のリスク”が挙げられます。

採用課題や採用目的・目標は企業ごとに異なります。
自社の採用課題や希望、ターゲットを明確にし、RPOを依頼する委託先の企業に対し詳細に伝えていかなければ、容易に認識のズレが生じてしまいます。
認識にズレが生じたまま採用活動が進んでしまうと、ターゲットではない人材からの応募ばかりになってしまったり、ターゲット人材を採り逃がしてしまう事態も起こり得ます。

導入前に認識のすり合わせを行うことはもちろん、委託後も認識や活動の足並みが揃うよう定期的に打ち合わせの場を設けるようにしましょう。

代行業者の規模によって、対応できない業務がある

代行業者の規模は実に様々であり、強みや得意とする領域も異なります。
中には対応していない業務や、ボリュームによって対応できないケースもあるでしょう。

RPOと一口に言っても、代行業者ごとに提供サービスや料金が異なります。まずは社内で依頼したい業務を明確にし、希望に沿ったサービスを提供してくれるRPOを探しましょう。

情報漏えいのリスクがある

Information leak

外部に採用業務を委託するということは、採用活動の際に用いられる応募者の個人情報や自社の事業・経営に関わる情報を代行業者に共有することになります。
これらの情報が漏洩してしまうと、社会的信用の損失に至ってしまうリスクも考えられます。

サイバー攻撃などの外部の不正や、内部の不慮が原因で個人情報が漏洩するリスクは、常に考えておかなければなりません。
当然RPOを選ぶ際にも、情報セキュリティ対策や教育を適切に実施している企業を選びましょう。

関連記事:戦略的に人材を獲得できる採用コンサルティングの特徴や料金を解説

RPO(採用代行)を使うべき企業の特徴

ここでは、RPOを使うべき企業の特徴を紹介します。
下記特徴に当てはまり、かつまだRPOを導入していない企業は、ぜひこの機会にRPOの導入を検討してみましょう。

採用業務に対応できていない

採用活動は、コアとなる業務や注力すべき業務の他に、日々対応しなければならない業務や単調な業務もたくさんあります。業務は多岐に渡りますが、1つでも対応を疎かにしてしまうと、期待する成果は得られないでしょう。

しかし人的リソースやコストから、全ての採用業務に対し適切かつ十分に対応できない場合もあるでしょう。採用業務の停滞や対応不備は、重なると採用成功にも響いてきます。

対応すべき業務が停滞してしまっている」「注力すべき業務に時間を割けていない」と悩む企業様・人事ご担当者様は、ぜひRPOを導入し、採用業務を整理していきましょう。

RPOに業務の一部を依頼することで、人事担当者が取り組むべき業務に注力できるようになり、理想とする採用活動を実現できるでしょう

内定辞退率が高い

選考プロセスに問題がなく、応募者をスムーズに内定まで導くことができる企業であっても内定辞退率が高い企業は、選考段階や内定者フォローに問題があるのかもしれません。

内定辞退率が高い場合、次のような理由が考えられます。

・選考の間に動機付けができていない
・内定者フォローが十分でない
・入社意欲の向上を図れていない
・不安の払しょくができていない
・採用競合に負けている など

多くの場合、十分な内定者フォローができておらず不安の払しょくができていなかったり内定承諾に至るほどの意欲醸造ができていないことが理由として挙げられます。
また選考段階で動機付けができておらず、最終的に採用競合に負けてしまうケースも理由として考えられます。

これらの課題を改善する策として、RPOの導入が有効です。
RPOは内定者フォローや内定辞退率を改善するコンサルティング提案をしてくれるサービスもあります。

せっかく内定まで至ったとしても、内定を辞退されてしまっては、1から採用活動をやり直さなければなりません。また仮に内定候補者を確保していたとしても、一番採用したい人材を採用できない点が自社の弱みであり、課題として残ってしまいます。

採用工数を増やさず最短距離で理想の人材を採用するためにも、RPOで採用力を強化する取り組みは検討すべきでしょう。

応募が来ない

応募が来ないと悩む企業にもRPOは有効です。
自社で改善に取り組んでみるのも良いかもしれませんが、試行錯誤しても成果が現れない時は、早々にRPOの導入を検討しましょう。

応募が来なければ、選考に取り組むこともできません。
人材を採用できなければ、事業運営にも支障をきたしてしまうでしょう。

RPOは「なぜ応募が来ないのか」をデータを用いて分析した上で、ターゲットに適した採用手法・媒体を提案してくれます。ボトルネックをしっかり可視化し、その上で最適な方法で採用活動に取り組めるようになります。

採用活動自体に無駄がなくなり、より効率的で効果的な活動を推進できるようにもなるでしょう。

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RPO(採用代行)はどのような方法で人材をリクルートするのか

RPO recruit

RPOを導入する流れは、次の通りです。

自社の採用課題を洗い出す

アウトソース業務を明確にし、業務や採用課題にマッチした代行企業を選ぶ
・事前ヒアリング
・提案プラン・予算の検討
・契約の締結
・活動準備・打ち合わせ
・委託業務開始
・進捗共有

ここでは一般的なRPO・導入の流れについて紹介します。

1.自社の採用課題を洗い出す

まずは自社の採用課題を洗い出しましょう。
何がボトルネックとなっているのか、課題視しているのかを整理し、どのようなRPOの導入が最適なのかを検討していきます。

2.アウトソース業務を明確にし、業務や採用課題にマッチした代行企業を選ぶ

reduce the mismatch

また同時にアウトソースしたい業務を明確にしていきましょう。

RPOに依頼できる業務は多岐に渡りますが、全てを1から依頼してしまうとコストが膨れ上がってしまいます。また自社で蓄積した採用ノウハウも風化してしまい、RPOに依存した採用になってしまう懸念も考えられます。

予算や優先度からアウトソースしたい業務を順位付けし、その業務を強みとするRPOや予算にマッチするRPOを比較・検討してみましょう。

3.事前ヒアリング

自社にマッチするRPOを数社選べたら、各社に事前ヒアリングを申し込みましょう。
採用活動における課題の他、目標や依頼したい業務などを伝え、予算に応じたプラン・見積もりを提示してもらいます。
この際、過去の採用データを用意しておくと、ヒアリングもスムーズに進むでしょう。

4.提案プラン・見積もりの検討

RPOからプラン・見積もりの提案を受けます。
いくつかの代行企業を比較・検討しながら、自社にマッチするサービスを選択しましょう。

5.契約の締結

Agreement

利用するRPOが決定したら、正式な発注に向けて契約を締結します。
契約締結の際は、改めて認識祖語がないか、期待する成果が見込めるのかを再確認し、不安要素や疑問がない状態にしておきましょう。

6.活動準備・打ち合わせ

委託業務が開始される前に、改めて活動の方針や在り方について打ち合わせを行います。
業務に抜け漏れが発生しないよう、自社で取り組む業務とアウトソースする業務の線引きを明確にしておきましょう。

さらに社内でもRPO導入がスムーズに進むよう、改めて体制を整えておくことをおすすめします。

7.委託業務開始

前述の工程を終えた後、RPOのサービスが開始されます。
特にRPOのサービスが開始した直後は、委託企業と綿密なコミュニケーションを図り情報を共有しましょう。

また自社のルールや希望を都度伝え、採用活動の足並みが揃うよう調整していくことも意識して取り組んでいきましょう。

8.進捗共有

RPOのサービスが進行している間も都度の進捗共有は必須です。
定例会や報告会などの機会を設け、認識のズレを都度修正していきましょう。

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RPO(採用代行)の成功事例をご紹介

最後にVOLLECT社の「PRO SCOUT」が支援した、中途採用の成功事例を紹介します。
実際の事例を参考にすることで、自社におけるRPO導入に対してもイメージが湧いてくるでしょう。

株式会社富士通ゼネラルOSテクノロジー様

Fujitsu_OS_Technology

~PRO SCOUT導入1ヶ月でエンジニア採用決定!応募者数も3倍に!~

株式会社富士通ゼネラルOSテクノロジー様では、スカウト採用支援「PRO SCOUT」を導入したことで社内でスカウトを送っていた頃より返信率が上がり、約3倍もの候補者に出会えるようになりました。

同社の採用ターゲットは、システムエンジニア中心。
これまで求人広告を中心に、転職フェア等にも出展して採用活動を行ってきましたが、求めるターゲット要件が高く、理想とするターゲットからの応募が少なかったことが課題でした。
狙いたい人材に直接アプローチできるダイレクトリクルーティングを取り入れたものの、スカウト送付で1日が終わることもあり、効率性の向上も必要だと感じていたとのこと。

富士通ゼネラルOSテクノロジー様ではPRO SCOUTを導入し、わずか1ヶ月でエンジニアの採用が決定しました。さらに自社でダイレクトリクルーティングを運用していた時より、応募数が3倍程度に増えたと評価しています。

同社のポイントは、採用ターゲット・利用する採用手法に強みを持つ代行企業(VOLLECT社)を選択した点。自社の課題や採用ターゲットに適したRPOパートナーを選んだことで、採用を成功に導くことができた事例と言えるでしょう。

参考:株式会社富士通ゼネラルOSテクノロジー様 成功事例インタビュー

株式会社セレブリックス様

株式会社セレブリックス インタビュー

~適切な採用手法の判断をサポートするRPO~

営業代行や営業コンサルティングなど、営業の総合支援事業を展開する株式会社セレブリックス様。
PRO SCOUT導入の目的は、「自社の立ち位置・採用ブランド力を検証する健康診断の実施」でした。

同社では、営業職のスキルを活かした営業特化型の転職支援を提供する新規事業で上手く立ち回れる優秀層の採用を目標に掲げていました。しかし新規事業は立ち上げ間もないこともあり、スカウト文面や求人票に筆記できる輝かしい実績やずば抜けた報酬など、候補者に伝わりやすい訴求点がまだないことが課題でした。

そのため同社の見解も「ダイレクトリクルーティングより他の手法のほうが効果が期待できる」というもの。その検証手段としてPRO SCOUTを導入しました。

本事例のポイントは、RPO導入の目的を明確にしていた点。
さらにデータ検証を行うにあたり、必要な数のスカウト送付を自社で対応できない点や成果の出ない要因がスカウト送信者の実力不足という人的要因なのか、根本的に採用要件が市場とマッチしていないのかがわからなくなる点など、自社内の課題をしっかり把握していたことでした。

PRO SCOUTでは、同社の利用目的に沿って、ターゲットをTier 1〜3に打ち分けてスカウトの効果検証をしたり、スカウトサービスごとに効果を比較するなどの取り組みを実施。
結果として採用にはつながらなかったものの、早期にダイレクトリクルーティングを試したことで他の手法に力を入れるべきだと判断できました。

自社に合う採用の在り方・自社の立ち位置を明確化できたことで、採用の広報やブランディングにも注力すべきと感じた良いきっかけになったとのこと。
自社にとって最適解を得たことにより、今後の活動では採用効率・パフォーマンスの向上も期待できるでしょう。

参考:株式会社セレブリックス様 成功事例インタビュー

ラクスル株式会社様

raksul_direct_recruiting

~Webエンジニア4名採用に成功~

ラクスル株式会社様では事業が急成長していたこともあり、毎月のように欲しい人材が変わり、採用したい人数やポジションも変動していくような状態でした。また採用すべき人数に対して、採用業務に関わる人手が足りず、採用決定までの行動量が担保できないという課題もありました。

そのような課題もあり、同社では全社員が採用に関わる「全員採用」の方針でダイレクトリクルーティングを推進していました。しかし採用すべきエンジニアの人数が増えたことや、中途採用に加えて新卒採用へも力を入れていくタイミングが重なったこともあり、RPOの利用を検討し始めました。

そんな同社のRPO導入の成功ポイントは、自社の課題とRPOのメリットと強みを理解し、凹凸を補えるRPOを導入した点。

ラクスル株式会社様では、PRO SCOUTを選んだ決め手として次の3点を挙げています。

・エンジニア出身者がスカウト担当になる
・パートナーとして並走しながら客観的なアドバイスを提供してもらえる
・運用経験・実績が豊富

ラクスル株式会社様がRPO選びで意識したように、RPOを選ぶ際は採用職種に対する知見の豊富さや支援の在り方を確認することは必須。また運用経験・実績の豊富さも確認する必要があるでしょう。

同社では、RPO選びのポイントを抑えPRO SCOUTを導入した結果、大幅にダイレクトリクルーティングに関する工数を削減できました。さらには4名のWebエンジニア採用を実現することができました。

参考:ラクスル株式会社様 成功事例インタビュー

採用代行ならPRO SCOUTにご相談ください

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PRO SCOUT」では、600社以上の実績をもとにダイレクトリクルーティングを中心とした採用ご支援が可能です。

エンジニア採用案件には元エンジニアが担当するなど、各領域のプロフェッショナルが業界のトレンドを把握しながら他社事例をもとに採用をご支援します。月額10万円〜と料金もリーズナブル。

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RPO(採用代行)利用のメリットや使うべき企業の特徴 まとめ

採用難度の高まりや業務負荷の増大、さらには採用競合に負けない採用力の強化が必需的となり、多くの企業がRPOの導入を始めています。
RPOは、採用業務の一部を委託できるサービスですが、活用次第で人事担当者はコア業務に注力できるようになったり、PRO独自のノウハウを活かし自社の採用基盤を整えられるという大きなメリットがあります。

即効性の高い成果を期待できるとともに、中長期に渡り採用力強化を見据えることも可能です。
熾烈化する採用競争に勝ち抜くための1つの手段として、ぜひRPOの利用を検討してみてください。

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投稿者プロフィール

日向 妃香
日向 妃香
採用系コンサルタントとして企業の採用サポート・採用戦略構築・採用ノウハウの提供を行いながらライターとしても活動中。
得意分野は新卒採用とダイレクトリクルーティング。