採用の業務委託とは？メリットとデメリットをわかりやすく解説

2024.07.02

採用の業務委託とは、自社の採用活動の一部またはすべてを、第三者の企業に任せることを指します。

「採用難のこの時代、採用活動に力を入れなければいけないことはわかっているけど他の業務に時間を取られ手が回らない」「自社に近年トレンドになっている採用手法のノウハウがなく他社に遅れをとっている」などのお悩みを抱えている人事担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか？

そんなときに活用できるのが採用代行です。
そこで本記事では、採用の業務委託とは何か、メリット・デメリット、採用代行による成功事例などを紹介します。

リソース不足やノウハウ不足に悩んでいる人事担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

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採用の業務委託とは？

業務委託とは、自社で行っている業務のすべてまたは一部を、外部の企業や個人事業主に委託する契約のことです。

中でも、採用業務を外部に業務委託することを採用代行といいます。採用代行は「RPO」とも呼ばれており、これは「Recruitment Process Outsourcing」の略です。

正社員だけでなく、パート・アルバイトなどの採用業務においても採用代行を活用する企業は増えています。

業務委託契約の種類

業務委託契約には、「①委任契約・準委任契約」と「②請負契約」の2つの契約形態があります。

「①委任契約・準委任契約」は、「委任された事務の履行に対して報酬を受け取る働き方」です。事務（業務）を行いさえすれば、成果を出したり、成果品を提出しなかったりしても良いのです。採用代行は、準委任契約に該当します。

委任契約は弁護士や社労士など「法律行為である事務」の契約で、準委任契約はシステム開発を行うITエンジニアやコンサルタントなど「法律行為にあたらない事務」の契約となります。

一方「②請負契約」は、「仕事の完成に対して報酬を受け取る働き方」で、仕事（業務）の結果として目的物（成果）を提出することが求められます。ライターやデザイナー、営業代行などがこれに当たります。

採用代行を利用する背景

なぜ多くの企業は採用代行を利用するのでしょうか？その背景について解説します。

そもそも人事・採用担当を採用できない

売り手市場と言われる昨今、各企業は採用に苦戦しています。それは人事担当者についても同じで、そもそも採用業務を行う社員を採用できない企業が増加しています。

そのため、社内に採用を行う人間がおらず、採用代行に頼らざるを得ない状況に陥っているのです。

採用手法が多角化している

Multiple recruitment methods

従来の採用手法は求人広告か人材紹介の2種類が主流でした。しかし、昨今ダイレクトリクルーティングやリファラル採用、ヘッドハンティングなどさまざまな採用手法が台頭してきています。

昨今の採用は母集団形成が難しいため、人事担当者は新たな採用手法が出てくるたびに自分でリサーチし、その方法を試し自社にマッチした手法を探さなくてはいけません。その結果、工数が大幅にかかってしまうのです。

面接辞退や内定辞退の防止に努めなければいけない

売り手市場の採用市場では、求人数や内定をもらえる企業数が多く、候補者が取捨選択できる立場にあります。そのため、面接辞退や内定辞退が頻繁に起こっているのが現状です。

そもそも面接ができなかったり、時間をかけて採用活動を行ったにも関わらず内定辞退をされてしまったりすることへの防止に努めなければいけません。

すると人事担当者の負担は増えるとともに、防止のためのノウハウも必要となり、リソース不足となってしまうのです。

採用ブランディング施策も行わなければならない

今や候補者側が企業を選択する立場になっています。そのため、自社を認識してもらい、魅力的な企業だと思ってもらえるよう、採用ブランディング施策を行わなければなりません。

そのためには、SNS運用を行ったりカジュアルミートアップなどの交流会を開いたりと、さまざまな策を講じなければいけないのです。

面接などの採用業務に加え、ブランディングも行うとなると人事担当者の負担が増えてしまいます。さらに、SNS運用などは採用業務の知識とは別に、SNSのアルゴリズムの知識やコンテンツ、炎上対策などが必要となるため、ノウハウ不足に陥る企業も少なくありません。

採用代行の具体的な仕事

採用代行は、採用計画から定着支援まで一貫して業務を委託することができます。順番に紹介します。

採用計画立案

Recruitment plan/strategy

採用代行では、採用計画の立案から行ってくれる企業もあります。

採用計画とは、主に下記です。

・経営方針や事業計画をしたうえでの採用人数の決定
・求人要件の決定
・採用基準の決定
・採用予算の決定
・採用スケジュールの作成
・採用手法の決定
・内定者へのフォローアップ施策の立案
・入社後のフォローアップ施策の立案　など

すでに採用計画が存在する企業には、見直しやアドバイスを行います。その場合は下記を行ってくれます。

・現在の採用手法の費用対効果測定
・課題分析
・採用管理システムの導入支援　など

母集団形成業務

Population formation

採用代行を活用する企業の多くは、母集団形成業務を任せる場合が多いです。有効求人倍率が右肩上がりの現代の日本では、母集団形成が非常に難しいからです。

主な母集団形成業務は下記です。

・興味を惹く求人票やスカウトメール文の作成
・候補者の掘り起こし、スカウトメールの送付
・会社説明会の企画・広報・運営　など

選考業務

採用代行では、選考業務も行ってくれます。

選考業務の主な内容は下記です。

・応募者情報の管理
・書類選考などの応募者スクリーニング
・適性検査などの実施
・面接日程調整
・面接代行
・合否通知

内定者のフォローアップ

内定辞退が頻発する昨今、内定者のフォローアップは重要視されています。採用代行での内定者フォローアップ支援のニーズは今後高まるでしょう。

内定者のフォローアップ内容は下記です。

・フォローアップ面談の実施
・内定者研修の企画・実施
・内定者向け資格取得支援などの立案、実施
・内定者用サイトの運営、管理
・既存社員との懇親会や座談会の企画・実施
・職場体験の企画・実施　など

入社後のフォローアップ

採用代行は、採用すれば終わりではありません。入社後のフォローアップを行い、定着支援を行います。

入社後のフォローアップ内容は下記です。

・定期的なアンケート実施と現場管理者へのフィードバック
・早期離職を防ぐための定期的な面談実施などの施策提案　など

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採用を業務委託するメリットは？

採用代行を業務委託することにより、コストの削減や専門性の活用などのメリットがあります。それぞれ解説していきます。

コストの削減

人事が日程調整や面接、スカウト配信などの採用活動以外に、社員の育成や採用ブランディング活動を行う場合、就業時間内ではやり切れずに残業を行う場合もあります。その場合は当然残業代が発生します。

また、新たな採用担当者を追加する場合は、その人数分の採用費や年収、福利厚生費などがコストとして加算されるのです。

条件やサービスによっても異なりますが、採用代行の場合、月額10万円程度で利用できるものもあり、社員が採用業務に従事するよりもコスト削減が期待できるでしょう。

専門性の活用

採用代行を行う企業は、多数の企業の採用支援実績があります。また、常に最新の採用市況をキャッチアップし、さまざまなノウハウを持ち合わせています。

自社で時間とお金をかけて、このようなノウハウを習得するよりも、すでに持ち合わせている採用代行企業に依頼するほうが時間とコストの削減につながります。

また、採用代行企業の担当者から最新の採用市況や採用のポイントを聞き一緒に実践することで、自社にもノウハウが蓄積されていくでしょう。

人事の負担減少

人事は採用業務だけでなく、既存社員の教育や評価制度の立案・管理など、さまざまな業務を担っています。
大企業では人事の中でも採用担当、教育担当というように細分化されている場合もありますが、多くの中小企業は「ひとり人事」などの言葉があるように、細分化されていません。

そのため、採用業務とほかの業務を並行して行うと人事担当者に多大な負荷がかかります。

また、多くの業務を抱えていると、候補者へすぐに返信できないなどの事象が起き、それが面接辞退や内定辞退につながってしまうことも。

採用代行であれば、状況に応じ業務の一部を任せることが可能で、人事担当者の負担を軽減できるでしょう。

採用を業務委託するデメリットは？

採用代行を業務委託するのは、即座に連絡がとれないこともある、細かい打合せが必要などのデメリットがあります。それぞれ解説していきます。

連絡がとれないこともある

採用代行を利用すると、必要なときに即座に連絡がとれないこともあります。

例えば、面接の日程調整業務を採用代行に依頼していたとします。
19:00~の面接に候補者が現れず、採用代行企業に面接URL・日程の手違いやキャンセル連絡が来ていないかを今すぐ確認したいのに、採用代行の担当者が18:00退勤だったため、すぐに連絡がつかないといったケースです。

採用活動では、候補者を逃さないためにも素早いレスポンスが必要とされるため、「いつでも即座に連絡が取れ、サポートしてくれること」が重要です。

また、採用代行企業の「個人が1人で担当」するのか、「チームで担当」するのかによってもリスクが変わってきます。チーム制であれば誰かしらに連絡がつく可能性は高まります。

採用代行企業を決定する場合は、必ず対応可能時間や対応体制を確認するようにしましょう。

細かい事前打合せが必要

自社の求めている人材を採用するために、採用代行を利用する場合は事前に細かい打合せや共有が必要なため、始めは多くの時間がかかります。

認識がずれていると、思い通りの人材を採用できなくなってしまいます。また、業務委託範囲を明確にしておかなければ、責任問題が発生する可能性が高いです。

そのため、打合せでは下記を伝え、相互の認識を一致させましょう。

・欲しい人物像（保有スキル、人間性）
・募集する業務内容
・募集するポジション
・採用代行に任せる業務の範囲

社内の採用ノウハウが蓄積しない

採用業務を採用代行に任せっきりにしてしまうと、社内の採用ノウハウは蓄積されません。

採用代行をこの先ずっと利用し続けるのなら良いですが、そうでない場合は一部を任せるに留めたり、採用代行の担当者が行っている業務フローを連携してもらったりしましょう。

リソース不足や知識不足で最初はすべて任せたとしても、いずれは採用代行が行っている業務やコツを自社に取り入れ、ノウハウを蓄積することが重要です。

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採用代行を選ぶ際の注意点

採用代行企業を選ぶにあたり、いくつか注意点があります。それぞれ解説していきます。

許可をとっているか

採用代行企業へ「委託募集」を依頼する場合、雇用の安全性を守るため、委託側の企業は厚生労働大臣もしくは就業地を管轄する都道府県労働局長へ許可を取る必要があります。委託募集とは、募集主である委託者が、第三者（=募集受託者）に委託して、労働者の募集（委託者の被用者になることを勧誘すること）を行わせる業務のことです。

しかし、募集や選考を自社で行い、採用試験問題の作成実施のみを外部委託した場合には、第三者に募集を委託したとはみなされません。
また、書類選考や面接に関しても、自社側で採用基準を設けた上で、一部の事務のみを委託した場合は、委託募集には該当しません。

上記のようなケースでは、委託側の企業は行政に許可を取る必要はないのです。自社が委託する業務が「委託募集」に当てはまるかどうか不安な場合は、行政に問い合わせましょう。

採用代行企業である受託側も、職業紹介（雇用契約の成立のあっせんを行うこと）に該当する業務を行う場合には厚生労働大臣から許可を得ていなければなりません。利用したい企業を見つけたら、業務の実態や許可の状況を必ず確認し、法令に違反するような事情がないことを確認したうえで契約しましょう。

PRO SCOUTは有料職業紹介事業に登録しているので、安心して利用できます。

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要望に沿ってもらえるか

自社の採用活動のルールなどがある場合、それに沿って採用代行を行ってくれるかの確認も重要です。

自社ルールや予算面など、丁寧にヒアリングしてくれる採用代行企業であれば安心でしょう。

委託後の進捗状況や情報共有を定期的に行えば、要望に沿った対応をしてくれているかや、今後のスケジュールなどを確認しやすくなります。
週次ミーティングを設けたり、タイムリーに連絡が取り合えるチャットツールを利用するなどすると良いでしょう。

委託したい業務に対応しているか

1章で紹介したように、採用代行業務は多岐に渡ります。採用広報に特化、ダイレクトリクルーティングに特化、面接代行はできないなど、すべての業務に対応できない採用代行企業も存在するので注意が必要です。

自社が委託したい業務は何なのかをはっきりさせ、それを委託できるのかを確認しましょう。

最初から一社に絞らず、複数社から話を聞き、対応範囲の違いを比べるのがおすすめです。コストや内容を比較検討し決めましょう。

実績はあるか

質の悪い採用代行サービスを選択してしまうと、自社の望んでいた人材を採用できなかったり、お金をかけたのに一人も採用できなかったりする恐れがあります。そのため、導入事例インタビューや導入企業のロゴがしっかり掲載されている採用代行企業を選びましょう。

また、その採用代行企業はどの領域・職種が得意なのかも調査しておきましょう。企業によって、新卒、中途、アルバイト・パートなどそれぞれ得意な領域が異なります。また、営業やエンジニア、コンサルタントなど得意な職種もそれぞれ異なるのです。

実績があっても、自社が欲している領域、職種にマッチしていなければ成果は出づらいでしょう。

採用代行のPRO SCOUTでは、多くの導入事例インタビューが掲載されており安心です。

採用代行の成功事例

弊社では、採用代行の中のひとつであるダイレクトリクルーティングのスカウト代行サービス「PRO SCOUT」を提供しています。本章では、PRO SCOUTでの成功事例を紹介します。

株式会社NTTデータグローバルソリューションズ

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株式会社NTTデータグローバルソリューションズは、「経営・業務の効率化」や「経営の意思決定の迅速化」を実現することを目的に、多くの企業で取り入れられているSAPを使ったソリューションを提供する会社です。

そのため、採用者の多くはSAP経験者です。従来は人材紹介を介しSAP経験者を獲得できていましたが、その数は年々減っていき、ついには書類選考すらほぼできない状態に。

そこで、ダイレクトリクルーティングを新たな採用手法として試すことに決めたのです。

しかし、応募獲得ができるか、人事担当者の負担にならないか、複数の採用チャネルの管理ができるかという3つの不安要素がありました。

そこで、経験が豊富で応募者との日程調整も行う弊社サービスPRO SCOUTの活用を決意。

候補者からするとどのポジションが自分にとってフィットしているのか応募前には分かりづらいのでは？という仮説をもとに、「オープンポジション」「特命ポジション」でスカウトを送ることで、結果的に返信率を上げることができました。

さらに、採用プロセスの見直しや転職潜在層へのアプローチを積極的に行うなどの施策を講じました。

その結果、採用難易度の高いSAP経験者の採用に成功したのです。

型にハマったサービスではなく、困ったときに気軽かつ柔軟に相談に乗ってもらえる点を評価いただいております。

参考：【株式会社NTTデータグローバルソリューションズ様】採用難易度の高いSAP経験者の採用事例

ラクスル株式会社

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ラクスル株式会社は、印刷・集客のシェアリングプラットフォーム「ラクスル」、物流のプラットフォーム「ハコベル」「、広告のプラットフォーム「ノバセル」の3事業を展開する企業です。

同社は、企業規模の拡大に伴い、採用したい人材が増えましたが人事のリソースが足りず、採用活動に苦戦していました。それに加え、ダイレクトリクルーティングは行っていたものの、候補者に「刺さる」スカウトメールのノウハウが社内になかったのです。

そこで、PRO SCOUTの導入を決意。

エンジニア採用を強化したかった同社にとって、エンジニア出身のスカウト担当がいることを魅力に感じて頂けました。

また、実際の成功/失敗体験を元に、今後どのような方針にしていくのが良いかなど、採用を成功させるための客観的なアドバイスをすることで安心感を感じて頂けたようです。

さらに、様々な媒体に対して知見があり、新しい媒体にも臨機応変に対応できる点も高く評価いただいております。

結果的に、Webエンジニア4名の採用に成功しました。

参考：【ラクスル株式会社様】Webエンジニア4名採用成功。心折れずにやり続けることがダイレクトリクルーティング成功の秘訣

株式会社ゲオホールディングス

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株式会社ゲオホールディングスは、DVDやCDのレンタル事業から始まり、衣料・服飾・生活雑貨などの商材を取り扱う総合リユースショップのセカンドストリートや、販売時期を逃した新品ブランド品を買取り、お買い得な価格で提供するラックラックなどを展開している企業です。

そんな同社は、PRO SCOUT導入前から自社でダイレクトリクルーティングを運用し、ITエンジニア採用に力を入れていました。

しかし、200人の候補者をピックアップして現場社員に見てもらっても、結局6人程度しか配信の許可が出ず、スカウトをほとんど送れないような状況が続いていたそうです。

そこで、PRO SCOUTを導入していただきました。

ターゲットが枯渇していると言われていたポジションも、粘り強く見つけ出しスカウトを送った結果、同社の望んでいる人材の面接をとりつけることができました。

また、PRO SCOUT導入前は、プロフィールが薄い候補者に関してスカウトを送らなかったり、書類選考でお見送りをしたりしていたそうです。しかし、ターゲットを探しスカウトメールを送る手間が減ったことで、積極的に候補者に会う時間を作ることができ、現在は能力テストや最終面接まで総合的に見て評価を出すようなりました。

その結果、歩留まりも解消し現場の社員も「まずは会ってみよう」という意識が根付き、意識改革に繋がったそう。

こうした施策や変化で、3名の採用と2名の内定出しに成功しています。

参考：【株式会社ゲオホールディングス様】PRO SCOUTで3名採用決定！ダイレクトリクルーティングでITエンジニア採用を強化！