企業が採用活動を行う中で、定員に達したために応募者を受け入れられない状況は発生します。

求人定員お断りメールは、単なる不採用通知ではなく、企業の印象を左右する重要なメールです。

適切な対応をしなければ、企業の信頼を損なう可能性があります。

本記事では、人事担当者の皆様が、応募者に失礼なく、かつ企業のイメージを損なわないお断りメールを作成できるよう、具体的な例文と作成のポイントを詳しく解説します。

そもそも求人定員お断りメールは送っても良いのか？

自発的に求人広告を見て応募があった場合、求人定員お断りメールを送っても構いません。

ただ、丁寧な文面を心がけ、お詫びや再応募歓迎の旨などを入れるようにしましょう。

一方で、ダイレクトリクルーティングのように企業側からスカウトした場合、求人定員お断りメールを送るのは望ましくありません。

企業からスカウトを送るということは、少なくとも「ぜひ選考を受けてほしい、ぜひ自社に興味を持ってほしい」と判断して声をかけたということです。

そうした状況で、「枠が埋まったので採用できません」と一方的にお断りすることは、求職者に不信感を抱かせ、企業のブランドイメージを損ねる可能性があります。

企業から声をかけた場合は、単にお断りするのではなく、以下のような対応が求められます。

• カジュアル面談の実施：仮に募集枠が埋まったとしても、候補者のスキルや経験をヒアリングし、将来的な採用につなげる機会を設ける。
• 別ポジションの紹介：候補者が興味を持つ可能性がある他のポジションを紹介する

また、スカウト媒体によっては、「スカウトに返信があった場合、必ず面談の機会を設けなければならない」とルールが定められていることもあります。

利用規約をしっかり確認しましょう。

求人定員に達した場合のお断りメール例文集

メール例文をご紹介します。

なお、定員に達したことが確定次第、できるだけ早く候補者に連絡しましょう。

長く返事がないと不安に感じさせてしまうと共に、他企業への応募機会を奪うことに繋がりかねません。

標準的な例文

件名：【株式会社○○】ご応募いただき誠にありがとうございました ○○様 このたびは、弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。 誠に恐縮ではございますが、当該求人の応募定員に達したため、 今回は採用選考を終了させていただく運びとなりました。 ○○様におかれましては、貴重なお時間を割いてご応募いただきましたにもかかわらず、 ご期待に添えず誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。 お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。 今回の選考はこのような形となりましたが、今後弊社で新たな採用枠が発生した際には、 ぜひ再度ご応募いただければ幸いです。 ○○様の今後のご活躍を、心よりお祈り申し上げます。 会社名 部署名 担当者名 連絡先

 

問い合わせ対応や次回応募の案内を含む例文

件名：【株式会社○○】今後の採用についてのご案内 ○○様 平素より大変お世話になっております。 〇〇株式会社 採用担当の【担当者名】でございます。 先日は弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。 その後、弊社からのご連絡に関しましてご不明点やご質問をお寄せいただき、重ねて感謝申し上げます。 現状、募集定員に達したため選考を終了させていただいた次第ですが、 ○○様からの貴重なご意見を踏まえ、今後の採用計画の参考とさせていただきたく存じます。 なお、弊社では今後新たな採用枠の設定を予定しております。 具体的な募集開始時期や詳細が決まり次第、弊社ホームページおよびメールにてご案内させていただく予定です。 弊社ホームページ：https://～～～ その際は、改めて○○様にもご連絡を差し上げます。 何かご不明な点や追加のご質問がございましたら、どうぞお気軽にお申し付けください。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。 会社名 部署名 担当者名 連絡先

 

求人定員お断りメールが重要な理由

企業イメージへの影響

求人定員お断りメールは、単に選考結果を通知するだけではなく、企業のイメージや今後の関係性に大きく影響を与える重要なメールです。

返信が遅れたり、冷たい印象を与える文面だったりすると、応募者の企業に対する評価が下がり、口コミサイトやSNSでのネガティブな評価につながる可能性もあります。

特に採用市場では、企業の評判が求職者の応募意欲に直結するため、適切な対応が不可欠です。

長期的な関係性の構築

現時点ではご縁がなかったとしても、今後再び応募してくれる可能性や、顧客・取引先として関係が続く可能性も考えられます。

特に、優秀な人材との接点を長期的に維持することは、企業の採用戦略において極めて重要です。

良い印象を残すことで、後々の採用につながるケースもあるでしょう。

企業の社会的責任

企業は、採用活動において応募者に対して公平かつ誠実に対応する責任を負っています。

お断りメールにおいても、自社に興味を持ち応募してくれたことに感謝を示すこと、そして定員に達した時点ですぐに連絡を行い、候補者の時間を無駄にしないことが、企業の社会的責任を果たすことにつながります。

求人定員お断りメールに記載すべき内容

求人定員お断りメールに記載すべき内容を項目ごとに説明します。

応募への感謝

応募者は、自社に興味を持ち、時間を割いて応募書類を準備しています。

必ず感謝の気持ちを伝えましょう。

この度は、弊社の〇〇職にご応募いただき、誠にありがとうございました。
貴重なお時間を割いてくださったことに、心より感謝申し上げます。

求人定員に達したことの説明とお詫び

お断りの理由を簡潔に説明し、応募者に対して誠実な対応をすることが重要です。

応募者を必要以上に落胆させないよう、「不採用」などは使わず柔らかい表現を用いることが望ましいです。

採用予定人数に達したため、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご希望に沿えず申し訳ございません。

応募書類の取り扱い

個人情報の取り扱いに関する説明を明記し、応募者が安心できるように配慮する必要があります。

個人情報保護の観点から、書類を返却する場合はその旨を明確に記載し、適切な対応を行うことが重要です。

お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。

今後の応募について

今後採用枠が発生した時の再応募や、他ポジションでの応募を歓迎する場合は、その旨記載しましょう。

もし、他のポジションにてご興味のある求人がございましたら、ぜひご応募ください。
現在募集中のポジション：https://～～～

なお、今後新たに採用枠が生まれる可能性があります。
具体的な募集開始時期や詳細が決まり次第、弊社採用サイトにてご案内させていただく予定です。
採用サイト：https://～～～
その際には、ぜひご検討いただけますと幸いです。

求人定員お断りメールで起こり得るミスとその対策

お断りメールは、企業の信頼性や応募者との関係性を左右する重要なコミュニケーションの一環です。

しかし、適切な対応を怠ると、応募者の印象を損ね、企業の評判にも悪影響を及ぼしかねません。

ここでは、求人定員お断りメールで起こり得るミスを詳しく解説します。

誤送信

お断りメールの誤送信は、企業の信用を著しく低下させるリスクを伴います。

例えば、異なる応募者に宛てたメールを誤って送信したり、BCCではなくCCで複数の応募者へ送ってしまうミスが考えられます。

このような誤送信は、応募者の個人情報漏洩につながる恐れがあるため、特に注意が必要です。

配慮に欠けた文面

お断りメールは、応募者にとって残念な内容であるため、機械的で冷たい印象を与える文面に受け取られがちです。

特に、上から目線の表現や、感謝の言葉がない文章は、応募者の不満を招く可能性があります。

「この度は弊社の選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。」「今回の選考はこのような形となりましたが、今後弊社で新たな採用枠が発生した際には、ぜひ再度ご応募いただければ幸いです。」などの文章を入れるようにしましょう。

不適切な送信タイミング

お断りメールを送るタイミングによっては、応募者に不快な印象を与えることがあります。

例えば、休日や深夜、早朝にメールが届くと、応募者のプライベートな時間を侵害することになりかねません。

また、選考結果の発表が遅すぎると、応募者の不信感を招く可能性もあります。

適切な送信時間（例えば、平日の9:00〜18:00）を設定し、応募者の負担にならない時間帯に送りましょう。

また、選考結果が確定次第、できるだけ速やかに通知し、候補者が別の企業への応募機会を逃すことがないよう配慮してください。

個人情報の取り扱いミス

お断りメールには応募者の個人情報が含まれるため、その取り扱いには特に注意が必要です。

誤って他の応募者の情報を記載してしまったり、不要な個人情報をメールに含めてしまうと、企業の信頼を損なうだけでなく、法的リスクも生じる可能性があります。

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