面接辞退に対する返信メールで企業側のイメージを向上させるには？
採用担当者の皆様は、候補者から「面接を辞退したい」との連絡をメールで受けた経験は少なからずあるのではないでしょうか？
そんなときに、「そもそも返信すべきなの？」「辞退理由は聞いてもいいの？」と悩む方も多いはず。
今回は、面接辞退に対する返信メールで企業のイメージを向上させる方法や、辞退理由を聞いたり引き止めたりして良いケース、コピペOKの返信メールの例などを紹介します。
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目次
そもそも面接辞退メールに返信は必要？
そもそも面接辞退メールに返信は必要なのかと疑問に思われる方も多いでしょう。結論から言うと、メール返信は必要です。
返信がないと、連絡が届いたか確認ができません。メール返信は社会人としての基本です。必ず送るようにしましょう。
また、候補者は、申し訳ない気持ちを抱きながらも、面接を辞退する連絡をわざわざ送ってきてくれています。それに対し返信がないと、候補者は「せっかく送ったのに」と不快に思い企業に対し不信感を抱いてしてしまうこともあります。
エン・ジャパン株式会社が企業側に行った選考辞退の実態調査によると、「面接前日・当日の辞退」と回答した企業の辞退連絡の有無については、83％が「連絡はなかった（すっぽかし）」と回答しています。
引用：「中途採用の選考辞退」実態調査ー人事向け情報サイト『人事のミカタ』アンケート
この結果からもわかるように、連絡をきちんと入れてくれる候補者は意外と少ないものです。きちんと連絡をしてくれる数少ない候補者には、誠実に対応しましょう。
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面接辞退への返信メールで企業イメージを向上させるには
面接辞退への返信メールは、送り方次第で企業イメージを向上させられます。企業イメージを向上させることで、企業の口コミが良くなったり、候補者が取引先になった場合などはその対応がプラスに働いたりする可能性があります。
イメージ向上のためのメール返信ポイントを紹介します。
丁寧で迅速な返信
企業イメージを向上させるには、メール返信は丁寧で迅速であることが基本です。
24時間以内には必ず返信しましょう。早ければ早いほど、候補者の心的ストレスは減りますので、できるだけ早いメール返信を心がけることが重要です。
また、機械的で冷たい印象を与えない丁寧な言い回しも必要です。「承知しました。」の一言で済まさず、次に紹介する感謝の気持ちや今後の活躍を祈る内容を記載しましょう。
応募してくれたことへの感謝
候補者は、現代の採用難で求人があふれかえる中から自社を魅力に感じ、応募してきてくれています。
面接辞退に至ったとしても、自社に魅力を少しでも感じ、応募してくれたことに変わりはありません。
そのため、応募してくれたことへの感謝は必ず示しましょう。
今後の活躍を祈る一文を入れる
今後の活躍を祈る一文を入れるのも、企業イメージの向上につながります。
「辞退されるとのこと、承知しました。」と伝えた上で、今後の活躍を祈る一文を入れましょう。
すると、「辞退しているにもかかわらず、応援してくれるなんて良い会社だな」と思われる可能性が高いです。
また、今回は辞退に至ったとしても、もしまた転職をする際などは、この時の対応が再び応募をしてきてくれるきっかけになるかもしれません。
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応募書類の取り扱いを明記する
履歴書や職務経歴書などの応募書類の取り扱いを明記するのも、企業のイメージアップにつながります。
昨今、個人情報の適正な取り扱いは企業にとって、世間からの信頼性判断の重要な基準です。
候補者の書類を適正に扱わず、万が一個人情報が漏れた場合、企業のイメージダウンは必至です。
そのため、きちんと社内で応募書類の取り扱いルールを定めた上で、辞退した候補者にも取り扱い方法を伝えましょう。
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面接辞退への返信で辞退理由を聞いても良い？
なぜ面接辞退をされたのか、気になることも多いのではないでしょうか？とくに、自社の欲する人材像とマッチしていた場合は、その理由によっては引き止めたいもの。
ここでは、どのように聞けば良いか、また、辞退を防ぐためには何ができるか解説します。
もし可能であれば…というスタンスならOK
先述したように、候補者は申し訳ない気持ちや不安な気持ちを抱き面接辞退の連絡をくれる場合が多いです。
そのようなセンシティブな状態のときに、無理やり面接辞退の理由を聞こうとするのは良くありません。
「差し支えなければで構いませんので、辞退の理由を教えていただけますでしょうか？」など、柔らかい表現で、決して無理強いしない聞き方であれば聞いても問題ありません。
また、辞退理由を聞く理由として、下記を添えると候補者にとってはより心理的安全性が担保されるでしょう。
- 今後の採用活動の参考とすること
- 第三者には一切口外しないこと
辞退理由によっては譲歩できる旨を伝える
辞退理由を聞く際、「辞退理由によっては譲歩できる」と伝えることは辞退防止にもつながり、候補者の印象も良くなる可能性があります。
譲歩できる理由は企業によって異なりますが、下記のような場合は譲歩を検討しましょう。
- 他社と面接日時が重複している場合
- 対面面接の予定であったが、オンライン面接での実施が良い場合
- 家庭の事情や体調不調の場合 など
＜メール文例＞
|
面接辞退の連絡が来ても引き止めが可能なケースについて
面接辞退の連絡があった場合、すぐに辞退を受け止めず、引き止めができないか検討しましょう。
理由によっては企業側が譲歩できるケースもあるからです。辞退理由を聞けたら、下記に該当しないかチェックし、引き止められないか検討してみましょう。
| 辞退理由 | 引き止め方法 |
| 条件面の不一致 | 給与交渉 勤務地交渉 手当の交渉 休暇休日の協議・再設定 リモート勤務の提案 短時間勤務の提案 |
| 勤務開始時期のずれ | 勤務開始時期をずらす |
| 仕事内容の期待感のずれ | 他部署で希望の仕事内容ができないか確認 再オファー |
面接辞退に対する返信メールの例
ここからは、実際に面接辞退に対する返信メールの例を紹介します。コピペOKですので、ぜひ活用してみてくださいね。
丁寧な返信の例
まずは、一般的に使用できる返信メールを紹介します。硬すぎずフランクすぎない文章です。
| 件名：【面接辞退承諾の件】株式会社〇〇
■■ ■■様（フルネームで記載） お世話になっております。株式会社〇〇の採用担当の△△でございます。 この度は、弊社にご応募いただき、また書類のご提出もありがとうございました。 面接をご辞退されたいとのこと、弊社といたしましては誠に残念ではございますが、承知いたしました。 今後また何かのご縁がございましたら、その際はどうぞよろしくお願いいたします。 末筆ではございますが、■■様の今後のご活躍をお祈りしております。 なお、いただきました応募書類に関しましては、弊社にて責任を持って破棄致しますことをご了承ください。（返却する場合：応募時にお預かりした履歴書等の選考書類につきましては、履歴書に記載されておりますご住所に郵送させていただきます。） 会社名 |
フォーマルな返信の例
よりフォーマルな文章を使用したい方は、こちらを参考にしてください。
| 件名：【面接辞退承諾の件】株式会社〇〇
■■ ■■様（フルネームで記載） お世話になっております。株式会社〇〇の採用担当の△△でございます。 この度は、弊社にご応募いただきありがとうございました。 面接をご辞退されたいとのこと、弊社といたしましては誠に 残念に思いますが、承知いたしました。 末筆ではございますが、■■様の今後のご活躍をお祈りしております。 なお、いただきました応募書類に関しましては、弊社にて責任を持って破棄させていただきます。（返却する場合：応募時にお預かりした履歴書等の選考書類につきましては、履歴書に記載されておりますご住所に郵送させていただきます。） 会社名 |
辞退理由を聞く場合の返信の例
辞退理由を聞く場合は、相手を責め立てるような表現をせず、柔らかい表現を使うようにしましょう。
| 件名：【面接辞退お申し出の件】株式会社〇〇
■■ ■■様（フルネームで記載） お世話になっております。株式会社〇〇の採用担当の△△でございます。 この度は、弊社にご応募いただきありがとうございました。 また、辞退のご連絡もわざわざお送りいただき、ありがとうございます。 もし差し支えなければ、ご辞退の理由をお聞かせいただけませんでしょうか？ 今後の弊社の採用活動の参考とさせていただきたく、ご教示いただけますと幸いです。 なお、教えていただきました内容につきましては、第三者には絶対に口外いたしませんので、ご安心ください。 また、もしも他社様と面接日時が被ってしまったなどの事態でしたら、 弊社は別日に調整可能でございますので、遠慮なくお申し付けください。 ■■様からのご返信をお待ちしております。 お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。 会社名 |
引き止める場合の返信の例
引き止める場合は、辞退理由に対し自社であればどのように解決ができるかなどを提示し、一度話し合いの場を設けてほしいと依頼する文面にしましょう。
| 件名：【面接辞退お申し出の件】株式会社〇〇
■■ ■■様（フルネームで記載） お世話になっております。株式会社〇〇の採用担当の△△でございます。 辞退理由についてご教示いただき、ありがとうございました。 条件面でのご辞退とのことですが、今一度条件面についての話し合いの場をぜひ設けさせていただけないでしょうか。 対面でもオンラインでも構いません。 弊社といたしましては、■■様のご希望に沿えるよう、手を尽くしたい所存でございます。 ご検討、ご返信いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 会社名 |
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まとめ
今回は、面接辞退への返信メールが必要かどうか、返信メールで企業イメージを向上させるポイント、引き止められるケースなどについて解説しました。
面接辞退への返信メールは、必ず行いましょう。メール返信は社会人としての基本で、連絡をくれた相手に対して「きちんと連絡を受け取った」との意思表示にもなります。
面接辞退への返信メールでは、企業イメージを向上させることも可能です。丁寧で迅速に、応募してくれたことへの感謝や候補者の今後の活躍を祈る内容を記載しましょう。
面接辞退の理由は、無理やり聞き出すのではなく、もし可能であれば聞かせてほしいというスタンスで聞くのはOKです。
給与や勤務地など、交渉の余地がある辞退理由であれば、引き止めを行いましょう。
候補者に不快な思いをさせず、自社のイメージの向上を図れるようなメール返信を心がけることが今後の採用難を生き残るうえで必要です。ぜひ貴社も、今回の記事を参考に返信メールを作成してみてはいかがでしょうか？
投稿者プロフィール
- SIerにて中途エンジニア採用を経験。また、リファラル採用支援サービスを提供する企業での従事経験もあり、リファラル採用領域の知見を持つ。
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