面接官の中には「どのように面接を実施すればよいのかわからない」と、やり方に悩む採用担当者も少なくありません。自社にマッチした人材を採用するためにも、面接は必要不可欠な選考フローです。

本記事では、人材の採用を成功させたい人事に向けて、面接官の心得やマニュアルについて解説します。

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面接官の役割

そもそも、面接官の役割とは何でしょうか。面接官の役割は大きく分けると2つです。

自社の強みや魅力をアピール

面接官の役割の1つめは、自社の強みや魅力をアピールすることです。自社の強みや魅力をアピールすることで、応募者の入社意欲の向上が期待できます。

面接では面接官が応募者を評価すると同時に、応募者も自分の希望が叶う企業か判断しています。応募者が複数の企業を受けている場合、自社に魅力を感じてもらえなければ、内定を出しても他社を選んでしまうでしょう。

自社を選んでもらうためには「魅力づけ」が重要です。面接官は応募者一人ひとりの興味・関心や転職理由にあわせて、自社の強みや魅力を伝える必要があります。

応募者に「入社したい」と思ってもらえることで、応募者の入社意欲も上がります。応募者の入社意欲を上げるためにも、面接官は自社の強みや魅力を積極的に伝えていきましょう。

採用ミスマッチを防止

面接官の役割の2つめは、採用のミスマッチを防ぐことです。採用のミスマッチが起こると、企業と応募者の双方が不満を抱えてしまう可能性があります。不満を抱えたままだと早期離職や生産性の低下につながり、採用コストや教育コストが無駄になってしまう危険があります。
面接では、履歴書や職務経歴書などの書類だけでは得られない情報を確認しましょう。応募者の人柄やコミュニケーション能力など、面接官は応募者の本質を面接で見極める必要があります。

具体的には以下のようなポイントが判断の一例です。

・企業が求めるレベルの知識・スキルを持っているか
・企業が大事にする価値観と合うか
・自社で長く働いてくれそうか

面接で質問する中で、応募者が自社にマッチした人材か見極める力が、面接官には必要になります。

面接官に必要な心得とは？

では実際、面接官はどのようなことを心得て、面接のやり方をおさえる必要があるのでしょうか。ここでは面接官に必要な心得を4つ紹介します。

会社の代表であることを意識

面接官は、会社の代表であることを意識して面接に参加する必要があります。なぜなら、面接官は応募者にとって、唯一入社前に接点を持てる会社の関係者だからです。

面接官は会社の代表として見られ、面接官のイメージが企業のイメージに直結します。応募者が転職前に企業のリアルな印象を知れる機会は限られています。面接官の振る舞いは応募者に影響を与えるため、マイナスなイメージを抱かれないよう心がけましょう。

また、職種によっては人事だけではなく、現場責任者をはじめとした社員が面接に参加する場合もあるでしょう。その場合、応募者にとって面接官は入社後に一緒に働く可能性の高い相手にもなります。

人事は事前に現場責任者をはじめとした社員に、会社の代表であることを意識するよう伝えておきましょう。

話しやすい雰囲気作り

面接官には、話しやすい雰囲気作りが求められます。話しやすい雰囲気をつくることで、応募者の本音を引き出しやすくなります。

面接に慣れている応募者は多くありません。多くの応募者は、いざ面接するとなると緊張してしまいます。
応募者が話しやすい雰囲気にするためには、まずは面接官が明るい表情で接したり、応募者の長所を引き出せる会話をしたりするのがおすすめです。

オンライン面接では、面接官は対面での面接よりも相槌やうなづきなどを大きめに反応するとよいでしょう。オンライン面接は、対面よりも相手の表情や雰囲気が読み取りにくい傾向があります。大きめに反応することで、応募者の緊張感をほぐす効果が期待できます。

面接官は応募者がリラックスして面接に挑めるように、話しやすい雰囲気を作りましょう。

評価される立場でもある

面接は、面接官が応募者から評価される場でもあります。面接官が一方的に応募者を選ぶだけではなく、応募者も「この会社で働きたいか」を判断しているのです。

近年、応募者は入社する企業を内定をもらった複数社から選ぶ傾向があります。面接官は、応募者が複数の企業から1社を選んでいることを念頭におかなければなりません。

面接官も選ばれる側でもあることを意識し、身だしなみや立ち振る舞い、発言などでマイナスな印象を抱かれないように気をつけましょう。

先入観や偏見に囚われない客観的な指標に基づく

面接では、先入観や偏見に囚われない姿勢が大切です。面接官は客観的な指標に基づいて面接を実施する必要があります。

面接の場には、人事だけではなく他の部署の社員も面接官として参加する場合があるでしょう。応募者によっては、面接官の評価が分かれる可能性があります。

面接では公平な判断をしなければなりません。そのようなケースを想定して、人事は事前に
候補者を客観的に評価する仕組みを作っておく必要があります。

「6 面接で使える評価シート」で紹介する内容を参考に、事前に自社の採用評価基準の認識をすり合わせるのもよいでしょう。

面接当日の基本的な流れ

面接に慣れていない面接官は当日の流れを理解することで、やり方のイメージが湧きやすくなるでしょう。基本的に面接は以下の流れです。

1挨拶・アイスブレイク
2自己紹介と企業説明
3面接官から応募者への質疑応答
4応募者から面接官への質疑応答
5事務連絡

企業によって時間配分や内容は異なりますが、一般的に面接の時間は30分〜1時間です。それぞれどのような内容を実施するか解説します。

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挨拶・アイスブレイク

まず、面接では応募者にいきなり志望動機を聞くのではなく、挨拶やアイスブレイクを用いて始めます。

アイスブレイクを活用する目的は、応募者の緊張を和らげることです。応募者がリラックスして面接を受けられることで、面接官も本音を引き出しやすくなります。

どのような内容を話せばよいかわからない場合は、季節や天候、当日の交通手段などの話題でも問題ありません。

また、オンライン面接の場合は対面での面接よりも応募者の緊張を和らげるのが難しいため、アイスブレイクの時間を多く取るのもひとつの手段です。

挨拶やアイスブレイクでは応募者も面接官を観察しているため、笑顔や声色を意識して接すると、よい印象を与えられるでしょう。

自己紹介と企業説明

挨拶やアイスブレイクをしたら、面接官の自己紹介や企業説明をしましょう。先に面接官が自己紹介することによって応募者が話しやすくなり、コミュニケーションや会話のきっかけにもつながります。

面接官が自己紹介を行う際、名前や役職、担当業務などの内容を伝えましょう。企業説明では、主な事業や設立年月、沿革などを簡単に紹介しましょう。事前に企業説明用資料も準備すると、面接官は応募者に説明しやすくなります。

面接官は応募者に、募集ポジションの採用背景を伝えてもよいでしょう。事前に伝えておくことで、双方のミスマッチを減らせます。

面接官から応募者への質疑応答

面接官の紹介や企業説明を終えて話しやすい雰囲気を作ったら、面接官から応募者への質疑応答に移っていきます。面接では、会社が求める人材か判断するためには、応募者への質疑応答が重要です。面接では主に以下の質問をしていきます。

・自己紹介
・職務経歴の深堀り
・退職理由
・自社への志望動機

職務経歴を聞くときは、書かれている内容に沿って深掘りします。業務内容を深掘りすることによって、応募者の専門的な知識やスキルのレベル感を把握できます。

応募者が過去に転職経験がある場合は、転職に至った背景や理由も聞きましょう。応募者の価値観やストレス耐性をチェックできます。

退職理由と志望動機は一貫性があるか確認しましょう。応募者が入社後にやりたいことや将来のキャリアビジョン、自社への理解度が見えてきます。

また、面接官が複数人の場合「誰がどの質問をどの順番でするのか」を事前に確認しておくとよいでしょう。

職務経歴や退職理由、志望動機の確認は人事の採用担当者、業務に関する専門的な内容は配属部署の社員と分担しておくとスムーズに面接できます。

応募者への質問内容は「5 面接で使える質問集」にも書いてあるので、参考にしてみてください。

応募者から面接官への質疑応答

面接官からの質問が終わったら、応募者に質疑応答がないか確認します。自社への疑問点や不安な点を打ち明けてもらい、解消することが目的です。

応募者からの質疑応答で想定される内容として、以下一例を紹介します。

・募集ポジションの部署の雰囲気を教えてください
・入社後はどのような研修を受けてから実際の業務に携わりますか
・御社で活躍している人材の共通点はありますか

入社後の双方のミスマッチを防ぐためにも、企業は現状を正直かつ誠実に答えましょう。応募者から質問された内容はまとめておくのがおすすめです。今後面接する際の解答集になり、自社のノウハウとしても蓄積されます。

事務連絡

双方の質疑応答が済んだら、最後に事務連絡を忘れないようにしましょう。事務連絡は応募者に不安が残らないように、真摯に対応しましょう。事務連絡では主に以下の内容を伝えます。

・合否が出るまでの日数
・合否の通知方法
・通過した場合の今後の選考スケジュール
・その他必要な連絡事項
・（対面の場合）オフィスからの帰宅方法

応募者は複数の会社で選考を受けているケースも多いため、合否連絡の目安や選考に要する日数は明確に伝えるようにしましょう。

自社にマッチした人材を見極める方法

 

面接で自社に合う人材を見極めるためには、どのような点に気をつけて面接を実施するのがよいのでしょうか。自社にマッチした人材を見極める方法として、6つの項目を紹介します。

閉じた質問と開いた質問を活用する

自社にマッチした人材を見極めるためには、質問のやり方を工夫するのがおすすめです。

はい・いいえの2択で答えられる「閉じた質問（クローズド・クエスチョン）」と、相手に自分なりの答えてもらう「開いた質問（オープン・クエスチョン）」を組み合わせて活用しましょう。

閉じた質問は応募者が回答しやすいため、即答力や決断力の素早さを判断できます。開いた質問では自由に回答できるので、面接官側も多くの情報を得られたり、さらに質問を深掘りしやすくなったりできます。

例）
〇〇言語を用いた開発経験はありますか（クローズド・クエスチョン）
前職の業務で印象に残っている出来事を教えてください（オープン・クエスチョン）

質問を深堀りする

自社に合った人材を見極める中で、特に難しいのが質問の深掘りです。応募者も質問を想定して面接に参加するため、面接官は回答内容を聞いてさらに質問をして深掘りする必要があります。

そこで、深掘りが苦手な人におすすめなのが「STAR面接」と呼ばれる手法です。「STAR面接」とは、「Situation（状況）」「Task（課題）」「Action（行動）」「Result（結果）」の頭文字を取ったものです。

4つの観点で深掘りして質問することで、応募者の思考パターンや価値観を把握できます。

（例）
Situation（状況）：〇〇の問題が発生したとき、どのような状況でしたか
Task（課題）：課題に対してどう対応しましたか
Action（行動）：具体的に、どのような行動を起こしましたか。どのような役割を担いましたか。
Result（結果）：行動したことによって、どのような結果が得られましたか

姿勢や挙動

面接官は応募者の姿勢や挙動にも注目しましょう。姿勢や挙動が第一印象を決めます。面接開始直後の挨拶や挙動、姿勢で応募者がある程度ビジネスマナーを身につけているかどうかが分かります。

人の表情や姿勢、挙動には心理が反映されていることが多くあります。注意深く観察して応募者に不自然な点がないか、確認しましょう。

会話時の視線

面接では、会話の中で相手がどのような視線の動きをしているかチェックしましょう。主に相手の目を見ながら話しているか、面接官が話をするときに目を見て頷いているかなどを見ていきます。

会話時の視線で、相手の話を聞く傾聴力があるか、威圧感を与えず好印象を与えられるかが判断できます。

声の大きさやトーン

面接時に会話する際、声の大きさやトーンが適切かどうかも応募者の印象を判断するのに
重要なポイントです。

発言に自信がないと声の大きさは小さくなってしまいます。また、焦っているときは、声のトーンが高くなってしまっていることがあります。面接官は質問の際に声の大きさやトーンが不自然に変化していないか、見極めましょう。

相槌や返事

面接官が話しているときにどのような相槌や返事をしているかで、応募者の人柄や志望度も読み解ける場合もあります。

応募者が相槌をしながら話を聞いていれば、相手の話を理解して聞いているため、コミュニケーションを円滑に取れるタイプだと判断できます。また、受け答えに対する返事が適切かどうかで、コミュニケーション能力や志望度を確認できるでしょう。

面接で使える質問集

人事は、面接で使える質問集を準備しておく必要があります。募集職種やポジションによって、面接で使う質問は異なります。

面接で重要なのは、評価基準になる回答を得られるかどうかです。人事は、採用基準に即した人材を見極める質問を作る必要があります。採用基準に即した人材を見極めるためには、応募者の経験やスキル、志向などの情報をバランスよく収集しなければなりません。

採用基準に即した人材を見極める質問は、以下の手順に沿って作成します。

1求める人材像を可視化する
2求める人材に合わせて評価項目を決める
3評価項目の合否ラインとなる評価基準を決める
4質問の優先順位を決める
5それぞれの選考フローに落とし込む/p>

以下は採用基準をもとに作った質問の一例ですので、自社の状況に応じてカスタマイズして質問しましょう。

・〇〇の経験はどれくらいありますか
・〇〇の知識はどれくらい持っていますか
・業務のどこまでが責任範囲でしたか

数値を確認する質問であれば指標となりやすいため、確認しやすいでしょう。面接時間は限られているため、どの質問で深掘りするのかも決めておくと、スムーズに面接を進められます。

面接で使える評価シート

人事は事前に面接で使える評価シートを作成し、面接官に共有しておきましょう。評価シートとは、面接時に確認が必要な評価項目や評価基準を可視化したチェックシートです。

評価シートを作成すれば、面接官ごとの評価のばらつきも最小限に抑えられるので、応募者を客観的に評価できるでしょう。

面接評価シートは、どのような人材を優先して採用するかで項目が変わってきます。以下、面接評価シートに入れたい項目や基準の一例です。

・マナー・身だしなみ
・視線・表情
・話し方や声の大きさ
・応募者情報
・志望動機
・経験・スキル
・ビジョン
・論理的思考力
・コミュニケーション力
・課題解決力

各項目で必須条件や歓迎条件など分けておきましょう。評価の付け方は加点・減点方式や段階評価など、さまざまなやり方があります。

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面接官のNG行為は？

面接官は、NG行為に注意して面接を実施しなければなりません。面接官のNG行為は、応募者の印象に残る可能性があります。下記の事例は、面接官としてふさわしくないNG行為にあたるでしょう。

・面接時間に遅刻する
・挨拶ができない
・履歴書や職務経歴書を読まずに面接に参加する
・威圧感のある態度をとる
・口調がくだけすぎている
・相手の発言に反応しない
・質問の回答を誘導する

また、面接では応募者に聞いてはいけない質問があります。厚生労働省の公正な採用選考の基本によると、本人に責任のない事項の把握や本来自由であるべき事項の質問は就職差別につながる恐れがあるため、NGとされています。

・本籍・出生地に関すること
・家族に関すること（職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など）
・住宅状況に関すること（間取り、部屋数、住宅の種類、近隣の施設など）
・生活環境・家庭環境などに関すること
・宗教に関すること
・支持政党に関すること
・人生観、生活信条などに関すること
・尊敬する人物に関すること
・思想に関すること
・労働組合（加入状況や活動歴など）、学生運動などの社会運動に関すること
・購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること

応募者にNGな質問をしないためにも、面接官は面接前に十分な準備をしておくことが必要です。人事は面接官むけのマニュアルを作成したり、面接練習の機会を設けたりしましょう。繰り返し練習し、タブーな質問を回避していきましょう。

Zoomで面接官をやるときのポイント

コロナウイルスの流行によりオンラインで面接を実施する企業が増え、Zoomが導入されるようになりました。そのため、面接官もZoomの使い方に慣れておく必要があります。
Zoomで面接を実施するときのやり方について紹介します。

事前案内

応募者から面接希望日時を聞いたらミーティングスケジュールの作成を行います。スケジュールが作成できたら、応募者に事前にミーティングのURLを送りましょう。

ミーティングのURLはできるだけ早めに案内をしましょう。応募者の中にはZoomの扱いに慣れておらず、アプリのインストールから始める人もいます。面接の詳細が分からないままだと応募者は不安になってしまい、企業に不信感を抱きかねません。

Zoomのインストール方法も案内することで、応募者は企業によい印象を与えるでしょう。

回線チェック

面接を実施する前に、事前に回線のチェックをしておくのがおすすめです。回線チェックをしておけば、いざ面接を実施する際につながらないといったトラブルを避けられます。

Zoomでの面接は通信環境が悪い場所で行うと、映像や音声が乱れてしまうため、応募者とのコミュニケーションに支障が出てしまいます。

面接官は安定した通信環境下で面接を実施する必要があるため、接続が安定している会社や自宅での実施が望ましいです。事前に公式サイトで推奨インターネット環境をチェックしておきましょう。

また、万が一途切れてしまった場合の対処方法も決めておくと、面接官も応募者も慌てずに面接を再開できます。スムーズに面接を実施するためにも、同じURLに入室してもらうのか、再度ミーティングスケジュールを発行するのか確認しておきましょう。

カメラ・マイクのチェック

Zoom面接を行う際、カメラ・マイクが正しく動作するか設定を確認しておきましょう。Zoom面接ではパソコンやスマートフォンなどのカメラやマイクが内蔵されているデバイスが必要になります。

面接は可能であればパソコンから参加しましょう。パソコンの方が画面が大きく、音声や画像が安定しやすいです。応募者の様子も分かりやすいので、より対面面接に近い状況で面接に挑めます。

もしスマートフォンやタブレットを使用する場合は、途中でズレないように位置を固定しておきましょう。スマートフォンの場合は画面の左右に黒いスペースがはいってしまう可能性があるため、横向きにしておくのがおすすめです。

また、面接ではマイク機能がついたイヤホンを準備して参加しましょう。イヤホンを使うことで外部の音を遮断できるので、応募者の声が聞きやすくなります。

雑音が入らない環境

デバイスの設定が確認できたら、周囲の雑音が入らない環境で面接に参加しましょうZoom面接は、固定回線のほかにポケットWi-Fiやスマートフォンのテザリング、フリーWi-Fiスポットなどのインターネット環境さえあれば基本的にどこでも実施できます。

しかし、雑音が入ってしまう環境では応募者の声が聞こえづらく、面接官自身の発言も相手に伝えづらくなってしまいます。会話がなかなか進まず、応募者からの印象もよくありません。

Zoom面接はまわりの雑音が入らない静かな環境で実施しましょう。

面接官をやるときの注意点

面接官のやり方には5つの注意点があります。面接官は本記事を読んで、実際の面接に活かしてみてください。

アンコンシャス・バイアス

アンコンシャス・バイアスとは、自分自身は気づいていない無意識の思い込みのことです。過去の経験や知識、価値観、信念をもとに無意識に「こうだ！」と決めつけてしまうことを指します。

以下、アンコンシャス・バイアスの一例です。

・この血液型の人は〇〇な性格である
・男性なら定年まで働くのは当たり前
・女性は家事をするのが当然
・やったことがないから新しいことに挑戦するのは無理

面接官は面接で知らず知らずのうちに、アンコンシャス・バイアスをかけて評価してしまうことがあるため、思考が偏らないよう注意しましょう。

ハロー効果

ハロー効果とは、評価するときにイメージに印象が引きずられてしまい、対象の評価が歪んでしまう心理現象です。ハロー効果によって人事評価に影響を及ぼしてしまうことも少なくありません。

例えば、採用したい応募者がいたときに評価を調整してしまう心理が働くのは、ハロー効果が原因です。応募者の人柄の印象と職務のマッチ度は必ずしも合致するわけではありません。面接官は冷静かつ、客観的に応募者の能力を見極めるようにしましょう。

クレーム対応

面接を実施すると、お見送りになった応募者からクレームが来るケースもあります。

クレームでよくあるのは以下の内容です。

・面接官の態度が悪かった
・お見送りの理由を教えて欲しい
・お見送りされたのが納得いかない
・合否連絡が遅い

クレームは事実を確認して企業側に非がある場合、応募者へ丁寧に謝罪しましょう。万が一のときも落ち着いて対処できるように、人事は対策を考えておきましょう。

逆質問の想定

面接では、応募者からの逆質問の時間を設ける企業も多いでしょう。面接官は応募者の不安や疑問に答えるためにも、質問内容にはしっかり答えられるよう準備しておかなければなりません。

また、逆質問に答えるときは、応募者に寄り添った対応をしましょう。例えば求める人物像を聞かれたら「〇〇な人に入社してほしいので、〇〇さんのこのような点は自社にマッチする」と伝えるとよいでしょう。応募者の志望度向上も期待できます。

面接官の印象によって入社を決意する応募者も多いため、入社の動機づけのために有効な手段です。

類似性効果

類似性効果とは、出⾝地や学歴、得意分野、性格など自分に似ている⼈を好意的に感じてしまうことです。面接で自分に似ている人材は高く評価を受ける一方で、似ていない人材は低く評価されてしまうケースのことを指します。

似たような人材を採用してばかりでは、優秀な人材を見逃してしまいます。また、多様性がない組織になってしまうでしょう。

人事は応募者と面接官との相性を逆手にとり、面接の組み合わせを工夫するのもひとつの手段です。⼼理バイアスの影響も考慮して、面接を行いましょう。

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まとめ

面接官は、やり方をおさえることで応募者に好印象を与えられ、有意義な面接を実施できます。有意義な面接を実施するためにも、面接官は念入りな事前準備が欠かせません。

また、人事は面接官の教育も必要です。面接のやり方は「面接攻略マニュアル」でも詳しく解説しています。採用トレンドを抑えながら、面接の具体的な流れやNG事項、見極め時の注意点等などがまとめてあります。

採用市場を踏まえて面接を実施したい方や、応募者を見極める心理バイアスについて詳しく知りたい方はぜひ活用してみてください。