昨今、注目されている採用代行（RPO）。採用担当者の人手不足やノウハウ不足が深刻化する中、導入企業は年々増えています。

そこで今回は、採用代行（RPO）のメリットやデメリット、導入すべき企業の特徴などを解説します。

「採用代行って言葉は聞いたことあるけれど、何を依頼できるの？」「導入するリスクはないの？」などの疑問を持たれている採用担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

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採用代行（RPO）とは？

RPOとは、「Recruitment Process Outsourcing」の略で、自社の採用活動の一部またはすべてを、第三者の企業に委託することです。

採用代行市場は世界規模で成長を続けており、注目を浴びている業態です。アメリカの市場調査コンサルティング会社であるResearch Nesterが行った調査※1によると、2019年の採用代行市場は約6000億円でしたが、2028年末には約3兆2000億円に達すると見込まれています。

この背景には、企業が優秀な人材の確保を戦略的に進めていること、また、新興国での経済発展があります。

日本でも採用代行サービスは近年注目されているサービスです。パーソルキャリアが行った調査※2によると、採用代行サービスについて「利用している」あるいは「利用したことがある」と回答したのは全体の4割以上でした。日本で注目されている背景には、人手不足と採用手法の多角化があります。

昨今、人手不足の波は採用担当者にも押し寄せており、そもそも採用担当者を採用・配属できない企業が増えているのです。また、リファラル採用やダイレクトリクルーティングなど、採用手法が多角化しており、その流れについていけない企業が多いのも現状です。

このように、世界と日本とでは採用代行が注目されている理由は異なりますが、いずれにせよ今後採用代行サービスが企業における採用活動の一端を担うことは間違いありません。

※1：世界および東南アジアの採用プロセスアウトソーシング市場調査
※2：RPO導入が人事担当者の採用業務にもたらすメリット

採用代行（RPO）のメリット

採用代行サービスを利用するメリットは、時間とコストの節約ができる、候補者を多くプールできるなどがあります。

それぞれ解説していきます。

プロに依頼できる

採用代行業務を担う人材は、採用のプロです。採用代行会社ならではの研修を受けていることはもちろん、もともと採用担当者であったり、他社の採用支援を行っていたりして、最新の採用市況や採用手法に詳しいのです。

その知見に基づいた採用計画や具体的なターゲットを提案してもらうことで、効率的、効果的な採用活動が実現できます。

時間の節約

採用代行を利用すれば、時間とコストの節約も見込めます。

候補者へのメール返信や面接日時の設定など、ノンコア業務と呼ばれる業務は事務作業かつルーティンワーク的なものであり、採用代行に依頼すべきと言えます。

一方で、コア業務と呼ばれる業務の中には、面接や説明会の企画・実施、採用HPやSNSの更新などが含まれ、利益を生むための直接的な業務で、専門的な判断が必要になります。また、説明会やSNSなどで自社の魅力を発信することは、会社の中にいてこそできる業務でもあるのです。

ノンコア業務を代行業者に依頼することで、コア業務に割く時間がより多く確保できます。

コストの節約

コスト面では、採用担当者を採用したり、採用担当者へ残業代を支払うよりも、採用代行を活用した方がコストを抑えられる可能性があります。

特に正社員は、基本給だけでなく、残業手当、ボーナスや保険料、確定拠出年金など福利厚生も含めてコストを考えた場合、採用代行に払う金額の方が安くなることが多いです。

また、採用担当者を新たに採用したとしても、ノウハウ不足の場合は、研修や教育が必要です。それらのコストを考えると、採用代行に依頼した方が良い場合が多いでしょう。

タレントプールの拡大

タレントプールの拡大も、採用代行を利用するメリットです。タレントプールとは、自社で採用したい人材の情報を蓄積させるデータベースのことを指します。

具体的には、過去採用に至らなかった候補者や紹介者、イベント参加者をリスト化し、定期的に連絡を取ります。

採用代行を利用することで、タレントプールが拡大できる理由は2つです。
1つ目は、採用のプロによる新たな視点が入ることで、今まで自社でアプローチしていなかった人材にアプローチできるからです。仮にその人材が応募や採用に至らなくても、候補者プールを行い、継続的にコミュニケーションをとることで志望度が高くなったり、また応募しようという気になる可能性があります。

2つ目は、タレントプールを適切に構築・運用してもらえるからです。採用だけでなく、社員教育や評価制度などの立案・運用を担う採用担当者の中には、タレントプールを構築できなかったり、構築したきりで最新情報への更新や候補者への定期的な連絡ができていないことが多いもの。

しかし、採用代行にタレントプールの構築・管理も任せれば、常に最新の候補者情報にアップデートされ、定期的な連絡を行うなどの適切な運用をしてくれるのです。

関連記事：タレントプールとは？採用活動を充実させる新たな採用手法を徹底解説

採用プロセスの効率化

自社の求めるペルソナに合わせ、最適な採用手法や採用媒体を提案・運用してくれるため、効率的な母集団形成が可能となります。

採用代行会社は、複数クライアントをまたがって採用媒体を利用しているため、現場目線に立った最適な採用媒体の選定をしてもらえます。

また、企業によっては複数の採用媒体を利用している場合や、複数の拠点・グループ間で採用活動を行っている場合もあるでしょう。そのような場合は、採用代行に一元管理してもらうことで情報共有の抜け漏れを防ぎ、スピード感を持って採用プロセスを進めていけます。

さらには、複数の情報を一元管理することで、各媒体や各拠点の歩留まりを比較するなどの総合的な分析・評価ができ、採用プロセスの改善にも役立ちます。

関連記事：採用における歩留まりとは？平均値や改善方法について解説

ミスマッチのリスク軽減

これまでに何人も採用してきた採用のプロに任せることにより、ミスマッチのリスクが軽減できるのも一つのメリットです。

採用代行では、採用計画立案時に明確なペルソナを設定することで、そこから逸脱した人材は書類選考でのスクリーニングや、見抜く質問を用意した面接で不合格とします。

ペルソナ設定の場面では、これまでの経験に基づき「このタイプの企業であればこのタイプの人材がマッチする」といった統計的データでミスマッチを減らすことも可能です。

ミスマッチのリスク軽減は、早期離職や入社後のトラブルを防ぐことにつながり、企業にとって重要な事項なのです。

内定辞退率の低減

採用代行では、内定後のフォローも行ってくれます。現在、内定辞退率の高さが企業にとって喫緊の課題となっています。

直近3年の新卒採用の内定辞退率は60％を上回っているとのことです。※1　そのため、各企業は独自の方法で内定辞退率防止の施策を打ち出し始めています。

しかし、中小企業やベンチャー企業など、採用担当者が少ない企業ではそのような施策に手が回らないのが現状です。そこで、採用代行が内定辞退防止の施策を代わりに行ってくれます。

たとえば、既存社員との交流会を実施したり、内定後のインターンシップを企画・実施するなどです。

これらの施策を行うことで、内定者の志望度を高く維持させつつ、エンゲージメント向上の効果も期待できます。

※1：内定後の辞退の割合は？新卒と中途の場合に分けて解説

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採用代行（RPO）に依頼できる業務内容

採用代行に依頼できる業務は、採用計画の立案から、入社後のフォローアップまで多岐にわたります。それぞれ解説していきます。

採用計画の立案

採用代行では、採用計画の立案から行ってくれる企業もあります。

 

すでに採用計画が存在する企業には、見直しやアドバイスを行います。その場合は下記を行ってくれます。

母集団形成業務

採用代行を活用する企業の多くは、母集団形成業務を任せる場合が多いです。

売り手市場の現在の採用市場では、母集団形成が一番工数がかかり、難しい業務だからです。

興味を惹く求人票やスカウトメール文の作成、ペルソナに合った人材の選定などは、ノウハウや経験による差が出やすい業務です。

また、スカウトメールに対しての候補者からの返信には、すぐに反応することで候補者の応募意欲を醸成したり高めたりすることができます。

そのため、これらをプロである採用代行に任せることで、確実な母集団形成を行う企業が多いのです。

書類選考・適性検査でのスクリーニング業務

採用代行では、下記のような選考業務も行ってくれます。

応募の人数が多い場合は、書類選考だけでもかなりの時間を要します。あまりにも長い時間かけてしまうと、書類選考の合否通知が遅くなり、その後の採用フローの実施タイミングも遅れてしまいます。

その結果、最終的な採用可否の通知が遅くなり、通知が自社よりも早かった採用競合に負けてしまう可能性が高くなってしまうのです。

書類選考や適性検査結果の精査などの煩雑な業務のみを採用代行に任せるのも一つの手です。

面接業務

面接代行では、キャリアカウンセラーの資格を有している人材に依頼できるなどのメリットがあります。

面接官の印象は候補者の入社意思に多大なる影響を与えます。事実、エン・ジャパンが行った「8000人に聞いた『選考辞退』の実態調査」によると、面接後に辞退したことがある求職者の辞退理由として、「面接官の態度が悪かった」が28％で第3位となっています。

出典：8000人に聞いた「選考辞退」の実態調査

面接をプロに任せることで、候補者への印象を良くし、入社意欲を高めることも採用難を勝ち抜くための術と言えるでしょう。

内定通知とフォローアップ

採用代行では、内定通知および以下のような内定者フォローアップも行ってくれます。

 

先述したように、内定辞退は今や日本採用市場における喫緊の課題です。
企業は、内定者に対しきめ細かなフォローアップを行い、志望度やエンゲージメントを高く維持し続けることが求められます。

しかし、大手企業のように採用担当者が多くいる、もしくは採用業務のみに専念している担当者でなければ、内定者フォローアップ施策を立案、実施することは難しいものです。

「マイナビ 2024年卒内定者意識調査」※によると、「実施してほしい内定者フォロー」は内定式や内定者懇親会などの対面形式のイベントだそう。対面形式だと会場や食事の手配、参加者がまんべんなく交流できる企画の立案など、細かい配慮が必要になってきます。

そのようなときは、ノウハウや実績もある採用代行に内定者フォローアップを依頼するのも良いでしょう。適切なフォローアップを企画、実施してくれるはずです。

※マイナビ 2024年卒内定者意識調査

入社後のフォローアップ

入社後のフォローアップもまた、早期離職を防ぐための重要な施策です。

厚生労働省の調査によると、新規大卒就職者の就職後3年以内離職率の推移は、直近20年以上にわたって3割前後を占めます。

参考：新規学卒就職者の離職状況を公表します｜厚生労働省

また、リクルートワークス研究所の調査によると、早期離職者のうち約5%が1か月未満、約10%が1か月以上3か月未満、さらに約10%が3か月以上6か月未満で離職しており、半年以内で離職する「超早期離職者」が約25%を占めているのです。

参考：11.8％が“半年未満”で離職する。「超早期離職」問題｜リクルートワークス研究所

せっかく時間とコストをかけて採用したにもかかわらず、早期離職されてしまうとそれまでの努力が水の泡となってしまいます。また、早期離職は企業イメージにも大きな影響を与えます。

早期離職者を減らすためにも、悩みや不安を相談しやすい環境を作ることが重要です。しかし、相談しやすい雰囲気かどうかを日常から読みとるのは難しいもの。そこで、採用代行では下記のようなフォローアップを行ってくれます。

入社後のフォローアップ業務例

• 定期的なアンケート実施と現場管理者へのフィードバック
• 定期的な面談実施などの施策提案　など

あくまでも面談実施などは企業側の実施となりますが、現状を知り施策提案をしてくれるだけでも企業の姿勢は変わるでしょう。

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採用代行（RPO）を導入すべきなのはどんな企業？

ここまで採用代行のメリットおよび採用代行に依頼できる業務を紹介してきましたが、採用代行が必要な企業はどのような企業なのでしょうか？
本章では、採用代行を導入すべき企業の特徴を紹介します。

急速に成長している企業

急速に成長している企業は、事業拡大とともに大量の人材を採用する必要性に駆られます。大量に採用を行わなければならない場合、まずはそれなりの数の母集団形成が必要です。また、仮に母集団形成が十分にできたとしても、書類選考や面接などに多くの時間を割くこととなり、採用担当者の業務過多や合否連絡の遅延につながります。

急速に成長している企業の場合、新規事業の創出や既存事業の拡大のための人材が不足することで、会社の業績に直接かかわることが多く、採用業務は非常に重要な仕事です。

そのような場合に、採用代行をうまく活用すると良いでしょう。

専門知識が必要なポジションを採用する企業

エンジニアや施工管理などの専門的な知識を要するポジションを必要としている企業は、採用代行を活用すべきです。

一口にエンジニアと言っても、その種類や求められるスキルは多岐にわたります。施工管理も、企業ごとに必要なスキルや経験の要件定義が必要です。

採用担当者は、すべての職種の詳細を把握し、各部署からの要望を吸い上げ、要件定義することは困難です。

そのような場合は、自社が求める専門的知識が必要な職種の採用を得意とする採用代行に依頼しましょう。担当者は、該当職種で働いた経験があったり、その職種の採用活動を長年行っていたりといった経験を有している場合が多いです。

プロに任せることで、必要な要件定義や適切な母集団形成が実現するでしょう。

採用リソースが不足している企業

大量採用を行わなくとも、採用リソースが不足している企業も採用代行を活用したほうが良いでしょう。

採用リソースが不足していると、残業や休日出勤につながり、採用担当者の心理的・身体的負担が大きくなります。その結果、貴重な採用担当者の離職を招く恐れも。また、残業代などがかさみ、結果的に採用代行に依頼する費用よりもコストが高額になる可能性もあるのです。

さらには、書類選考や日程調整などのノンコア業務ばかりに追われていると、採用計画の立案や採用結果の分析、内定者フォローなどのコア業務に手が回りません。その結果、自社に採用ノウハウが蓄積されず、戦略的な採用活動を行えなくなってしまいます。そうすると、いずれ採用難の時代を乗り越えられなくなるでしょう。

そのような場合は、迷うことなく採用代行を活用するのがおすすめです。

採用ノウハウが不足している企業

採用ノウハウが不足している企業の場合、やみくもに採用活動を行っても成果は出ません。

採用ノウハウが不足している企業の多くは、そもそもの採用計画の立て方がわからない場合が多いです。採用計画がしっかり立てられないと、求める人材像や合否ラインなどの基準が明確にできず、場当たり的な採用活動になってしまいます。その結果、仮に採用できたとしてもミスマッチが起こり早期離職されてしまったり、一人も採用できなかったりしてしまうのです。

また、今まで中途採用のみ行ってきて新卒採用に挑戦する場合も、採用代行の力を借りたほうが良いでしょう。逆も然りです。中途と新卒採用では、採用プロセスやアプローチ方法が異なるからです。

基本的な採用ノウハウが不足している、中途・新卒どちらかの採用活動しか行ったことがない企業は、採用計画立案から採用代行にサポートしてもらうことをおすすめします。

高い採用ハードルがある企業

求める条件が高い、または採用市場になかなかいない希少職種・役職を求めている企業は採用代行を導入しましょう。

このように採用ハードルが高い場合、自社のノウハウだけでは採用成功に導けません。採用手法や各種採用媒体の特色、採用市況に詳しい採用代行に計画立案から入ってもらい、PDCAサイクルをまわしていくことで高い採用ハードルを乗り越えられます。

社内の採用プロセスを見直したい企業

社内の採用プロセスを見直したい企業もまた、採用代行を導入すると良いでしょう。自社では気がつかない課題や解決法を、第三者の目線で的確に提示してくれます。実績により業界・職種ごとに適した採用プロセスの統計データを持っているからです。

採用代行（RPO）の費用相場

採用代行には、3つの料金体系があります。それぞれ紹介していきます。

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月額定額型

月額定額型は、毎月支払う額が決められており、その料金に見合ったサービスが定められているパターンです。相場は約10～100万円と、幅が広いです。

月額定額型は、基本的に追加費用が発生しません。そのため、予算の見通しがつきやすいメリットがあります。初期費用がかかる場合もあるので注意しましょう。

また、1～12ヶ月の間で期間を決めて契約できるのも定額制の特徴です。最低契約期間が3ヶ月〜など決められている場合が多いので、契約前に確認しておきましょう。

月額料金が安いからといって安易に契約するのはやめましょう。たとえ月額料金が安くても、なかなか結果が出ず代行を依頼する期間が長くなってしまえば、総額が高額になる可能性もあるからです。必ずサービス内容や実績などを見比べて、自社に合った代行業者を選びましょう。

従量課金型

従量課金型とは、あらかじめ料金が定められている業務メニューの中から自社に必要な施策の代行を依頼するパターンです。

必要な分だけ依頼できるため、繁忙期などで一時的に手が足りない場合や、スカウトメールの送信など一部の業務に工数がかかっている場合などにおすすめです。

下記は従量課金型の業務別料金の一例です。

業務	料金
採用HP作成	50万円～
採用動画作成	40万円～
採用パンフレット作成	40万円～
応募者スクリーニング	2,500円～ / 回
媒体掲載	15万円～/月
採用管理システム運用	10万円～/月
DM・スカウト配信	1,000円〜/回
説明会	5万円～/回
インターンシップ代行（コンテンツ作成など）	30万円～/回
面接日時設定	5万円〜/月
面接実施	1万円〜/回
応募者への合否連絡	2万円～/月
内定通知書の発送	2万円～/月

成果報酬型

成果報酬型は、採用が決定した際に費用が発生するパターンです。採用が決まらなければ、費用は発生しません。

しかし、ひとたび採用が決まれば、理論年収の20～30％の費用が発生するのが一般的です。

そのため、他の支払いパターンより割高になるケースもあります。また、職種や役職、採用の難易度によって料金は変わるので、留意しておきましょう。

大量採用をしない企業に向いている料金形態です。

理論年収の〇％の費用というと、人材紹介を思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。しかし、人材紹介と採用代行は全く別物です。

人材紹介は企業に人材を斡旋することに焦点を当てたサービスであるのに対し、採用代行は企業の採用活動全体をサポートするサービスですので覚えておきましょう。

採用代行（RPO）のデメリット・注意点

採用代行は、メリットが多くある一方で、デメリットや注意すべき点もあります。それぞれ解説していきます。

コストが割高になる場合もある

採用代行業者選びに失敗すると、コストが割高になる可能性があります。ミスが多く無駄な工数が発生したり、1人も採用できない可能性があるからです。

採用代行業者選びでは、必ず実績を確認しましょう。導入実績社数はもちろん、導入事例インタビューや導入企業のロゴがしっかり掲載されている業者を選ぶことが大切です。

また、その採用代行企業はどの領域・職種が得意なのかも調査しておきましょう。企業によって、新卒、中途、アルバイト・パートなどそれぞれ得意な領域が異なります。営業やエンジニア、コンサルタントなど得意な職種もそれぞれ異なるのです。

実績があっても、自社が欲している領域、職種にマッチしていなければ成果は出づらいでしょう。

コミュニケーション不足によるミスマッチ

採用代行業者とのコミュニケーションが不足していると、求めるスキルや人材像の認識がずれる恐れがあります。

また、社風や理念、大切にしている価値観などを共有できていないと、候補者側にも伝わらず、入社後にギャップを感じさせてしまう可能性もあります。

採用代行の業務を本格的に開始する前には入念な打合せをしたり、開始後も週に一度定例会議を開いたりして密なコミュニケーションをとれるよう心がけましょう。

依存するリスク

採用業務を採用代行に任せきりにしてしまうと、社内の採用ノウハウは蓄積されません。そのため、「採用代行がいないと自社で採用をできない」と依存状態に陥るリスクがあります。

採用代行をこの先ずっと利用し続けるのなら良いですが、そうでない場合は一部を任せるに留めたり、採用代行の担当者が行っている業務フローを連携してもらったりしましょう。

リソース不足や知識不足で最初はすべて任せたとしても、いずれは採用代行が行っている業務やコツを自社に取り入れ、ノウハウを蓄積することが重要です。任せきりにせず、情報共有やナレッジ共有をしてもらいながら、二人三脚で進めていきましょう。

採用代行（RPO）の成功事例

ここからは、株式会社VOLLECTが提供する採用代行サービス「PRO SCOUT」を導入し、採用に成功した企業の事例を紹介します。

株式会社日産フィナンシャルサービス

株式会社日産フィナンシャルサービスは、PRO SCOUTを開始して半年で、難易度の高い金融経験者3名の採用が決定しました。

新卒採用が主流だった同社ですが、2017年より中途採用を本格化し、年間5～20名程度の採用を開始。
中途採用のノウハウがなく、大手人材会社に採用業務を委託していたこともありましたが、「連携がスムーズにいかない」「柔軟な対応をしてもらえない」などの課題を感じていました。

そこで、柔軟な対応や速いレスポンスなどの信頼のおける対応が決め手となり、ダイレクトリクルーティング支援のPRO SCOUTを導入。

導入後も頻繁にコミュニケーションを取りながら、スムーズなスカウト運用ができているそう。

また、PRO SCOUTの担当者が、直接募集部署のメンバーと会話してくれることもPRO SCOUTの良い点として挙げています。細かなターゲット要件のすり合わせや、「このラインまで条件緩和しないと採用できない」などのプロ目線でのアドバイスが採用成功に繋がっています。

日産フィナンシャルサービスでは、在籍する職種も多く、職種毎に難易度も異なるため、職種ごとにマッチするスカウトサービスの使い分けを行っていきたいそうです。

参考：【株式会社日産フィナンシャルサービス様】PRO SCOUT開始半年で難易度の高い金融経験者3名決定！

株式会社NTTデータグローバルソリューションズ

株式会社NTTデータグローバルソリューションズは、「経営・業務の効率化」や「経営の意思決定の迅速化」を実現することを目的に、多くの企業で取り入れられているSAPを使ったソリューションを提供する会社です。

そのため、採用者の多くはSAP経験者です。従来は人材紹介を介しSAP経験者を獲得できていましたが、その数は年々減っていき、ついには書類選考すらほぼできない状態に。

そこで、ダイレクトリクルーティングを新たな採用手法として試すことに決めたのです。

しかし、応募獲得ができるか、人事担当者の負担にならないか、複数の採用チャネルの管理ができるかという3つの不安要素がありました。

そこで、経験が豊富で応募者との日程調整も行う弊社サービスPRO SCOUTの活用を決意。

候補者からすると、どのポジションが自分にとってフィットしているのか応募前には分かりづらいのでは？という仮説をもとに、「オープンポジション」「特命ポジション」でスカウトを送ることで、結果的に返信率を上げることができました。

さらに、採用プロセスの見直しや転職潜在層へのアプローチを積極的に行うなどの施策を講じました。

その結果、採用難易度の高いSAP経験者の採用に成功したのです。

型にハマったサービスではなく、困ったときに気軽かつ柔軟に相談に乗ってもらえる点を評価いただいております。

参考：【株式会社NTTデータグローバルソリューションズ様】採用難易度の高いSAP経験者の採用事例

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700社以上の導入実績を持つPRO SCOUTでは、ダイレクトリクルーティングを用いてのご支援を中心に個社ごとにマッチした人材の採用代行を行っています。

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まとめ

今回は、採用代行とは何か、どのような業務を依頼できるか、メリット・デメリットなどを紹介しました。

採用代行は、プロに依頼できることで効果的・効率的な採用活動ができたり、採用担当者の負担を減らすことができたりします。

一方で、採用業者選びを慎重に行わないと、コストが割高になる危険性や、任せきりにすることでノウハウが自社に蓄積できず採用業者に依存する危険性もあります。

自社ではどの業務ができて、どの業務に手が回っていない・ノウハウがないのかを把握し、適切な業者に適切な業務内容を依頼するようにしましょう。

採用代行の需要は高まっており、さまざまな企業が今後活用することが見込まれます。採用難の時代を勝ち抜くためにも、一度採用代行導入を検討されてみてはいかがでしょうか？