【ご応募ありがとうございます】応募受付メールの例文・書き方
企業の印象を左右する応募受付メール。簡潔に、それでいて丁寧なメールを送付することが重要です。
そこで、今回は応募受付メールの例文と書き方のポイントを紹介します。
「どんなメール文面を送ればいいかわからない」「どうしても長くなってしまう」などとお悩みの採用担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
ご応募ありがとうございますメールの例文
本章では、ご応募ありがとうございますメールの例文を紹介します。
コピペOKですので、ぜひご活用くださいね。
| 【件名】
【応募受付のご連絡】〇〇様 この度はご応募いただき誠にありがとうございます【本文】 〇〇様 ご送付いただきました書類は確かに受領いたしました。 現在、書類選考を進めさせていただいております。 選考結果につきましては書類選考通過の場合に改めてご連絡差し上げますので、 今後の選考スケジュールについて、下記のとおりご案内いたします。 ・書類選考結果通知：○月○日（○）までに通知 なお、何かご不明な点がございましたら、下記の連絡先までお気軽にお問い合わせください。 【お問い合わせ先】 返信は不要でございます。 ───────────────── |
ご応募ありがとうございますメールの基本と役割
ご応募ありがとうございますメールには、「応募を受け付けた」ことを通知する以外にも、さまざまな役割があります。本章では4つの役割を紹介します。
応募者とのコミュニケーションの起点として
ご応募ありがとうございますメールは、単なる受付完了のメールと思われがちですが、応募者と初めてコミュニケーションをとる機会でもあります。
新卒や初の転職活動などの場合、応募者は緊張や不安な気持ちを抱えていることが多いものです。そのような時に、機械的ではなく心のこもったご応募ありがとうございますメールが届くことで、応募者の気持ちを和らげる役割を果たします。
その結果、応募者は企業に良い印象を抱き、その後の志望度が高くなったり、やり取りがスムーズになったりする可能性があるのです。
選考プロセスの説明
ご応募ありがとうございますメールの中に選考プロセスが明記されていれば、応募者は今後の見通しを立てやすくなります。
選考プロセスが明記されていることで、親切に感じる応募者は多いでしょう。
連絡先など必要事項の提供
ご応募ありがとうございますメールは、応募後、わからないことが出てきた際に問い合わせる連絡先や担当部署を共有しておく場としても活用できます。
また、万が一選考結果の連絡が漏れていた際に応募者から問い合わせがあれば、人材を逃してしまうことも防げるでしょう。
辞退を防止する
ご応募ありがとうございますメールには、選考辞退を防止する役割もあります。
早い返信や必要な情報の明記は応募者に安心感を与え、企業への信頼度が向上します。その結果、面接などの選考辞退を防止できる可能性があるでしょう。
ご応募ありがとうございますメールに記載する内容
ここからは、ご応募ありがとうございますメールに記載すべき内容を紹介します。
いずれも重要な内容ですので、漏れがないよう記載しましょう。
基本的な記載事項
まず、基本的な記載事項を把握しましょう。
感謝の言葉
現在の日本は労働人口の減少による採用難の時代であり、なかなか応募が集まらないのが現状です。そのような中で、数ある企業の中から自社を魅力に感じ、応募してくれたことに対し感謝の意を示さなければ、企業への印象は悪くなります。
そのため、感謝の言葉は必ず入れるようにしましょう。
例：この度は数ある企業の中から弊社にご応募いただき、ありがとうございます。
応募受付の確認
ご応募ありがとうございますメールには、応募受付を確認するための役割があります。
前述したように、新卒や初めての転職活動を行う場合などは不安や緊張を抱きやすいもの。ご応募ありがとうございますメールが来なければ、「応募は完了したのかな？」「次は何をすればいいのかな？」とその不安や緊張は増大してしまいます。
ご応募ありがとうございますメールで「あなたの応募は無事受け付けました」と伝えることで、応募者に安心感を与えられるでしょう。
例：ご応募を受け付けましたので取り急ぎ御礼申し上げます。
今後の選考プロセスと連絡時期
今後の選考プロセスが明記されていると、応募者が見通しを立てやすくなったり、不安を取り除けたりします。
今後どのような選考ステップがあるのか、合否通知はいつになるかなどを記載しておきましょう。
例：今後は下記のスケジュールにて選考を進めさせていただく予定です。
・書類選考結果通知：○月○日（○）までに通知
・一次面接：○月○日（○）～○月○日（○）で調整
・二次面接：○月○日（○）～○月○日（○）で調整
問い合わせ先
問い合わせ先の記載も忘れてはいけない事項の一つです。応募者が質問したい事項やわからない事項を問い合わせできるよう、担当部署と電話番号、メールアドレスを明記しましょう。
採用担当者が決まっている場合は、氏名を明記すると問い合わせがあった際にスムーズに対応できます。
追加して記載した方が良い事項
より丁寧なご応募ありがとうございますメールを送りたい際は、基本的な事項に加え2つの事項を記載すると良いでしょう。また、書類送付をお願いする場合は、その旨も記載します。それぞれ紹介していきます。
返信不要である旨
企業から連絡が来ると、「返信しなければ失礼になってしまうかな」と不安を抱く応募者も少なくありません。とくに返信が必要ない内容であれば、返信が不要である旨を伝えましょう。
例：（メール末尾に）返信は不要でございます。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
個人情報の取り扱い
応募時に名前や電話番号などの個人情報、履歴書や職務経歴書などの書類を受領している場合は、個人情報の取り扱いについて明記しましょう。
個人情報の保護は、現代において企業が果たすべき当たり前の事項となっています。不適切な取り扱いによって個人情報が流出した場合、ステークホルダーからの企業への信頼度は大幅に下がってしまいます。
そのため、応募者に対しても個人情報の取り扱いを明記することが重要です。
例：いただいた書類（個人情報）につきましては、採用活動にのみ利用し、その他の目的には一切使用いたしません。
書類送付依頼
応募後に履歴書や職務経歴書を送付してほしい場合は、その旨を記載しましょう。
例：選考にあたり、履歴書および職務履歴書をご提出いただけますと幸いです。本メールに返信する形でご提出いただければと存じます。
ご応募ありがとうございますメールを作成・送信する際の注意点
ご応募ありがとうございますメールを作成・送信する際には、メールの内容に関する注意点や送信前の注意点があります。それぞれ解説していきます。
メールの内容に関する注意点
メールの内容に関する注意点は、主に3つあります。
読みやすさを工夫する
ご応募ありがとうございますメールの重要なポイントは、要点をまとめ、読みやすく工夫することです。
ご応募ありがとうございますメールは、応募者との接点が生まれる場です。そのため、長い文章で回りくどい文面を送ってしまうと、「この企業まわりくどいな」「今後の連絡が思いやられるな」と思わせてしまう可能性があります。
応募を受け付けた旨、連絡先・選考プロセスを伝える場と考え、なるべく簡潔な文章にしましょう。箇条書きや改行を取り入れ、要点をまとめて読みやすいように工夫することが重要です。
ビジネスメールであることを忘れない
応募者へのメール送信であっても、企業としてメールを送付する限り、それはビジネスメールです。
そのため、話し言葉や絵文字、顔文字は使わないようにしましょう。これらを用いたメールを送付してしまうと、応募者は「失礼だ」と感じたり、「変な会社に応募してしまったな」と不信感を抱く可能性が高いです。
企業イメージを意識する
企業イメージを意識したコミュニケーションを取ることも、重要なポイントです。
これまで解説してきたように、ご応募ありがとうございますメールは応募者との初めてのやり取りが発生する場であり、企業イメージを大きく左右します。
丁寧なメールを心がけることはもちろん、その企業ならではの企業文化や雰囲気をさりげなく伝えましょう。例えば、誰もが知る大手企業であればフォーマルな文章で信頼感を増幅させます。逆に、ベンチャー企業であれば少しカジュアルな表現を使用し、親しみやすさを持ってもらうなど工夫しましょう。
送信前の注意点
いざメールが完成して送る前に、一度立ち止まってチェックすべきポイントを紹介します。
誤字脱字がないか
誤字脱字は、応募者の信頼度を下げてしまう可能性が高いです。そのため、誤字脱字や不適切な表現がないか、必ずチェックしましょう。
校正ツールを使用したり、Chat GPTなどのAIを活用したりしてチェックするのがおすすめです。
また、他の採用担当者や同僚に見てもらう、声に出して読んでみるなどの方法も効果的です。
応募者の名前の表記に誤りがないか
応募者の名前表記に誤りがないか確認することも、重要なポイントです。誰しも自分の名前表記に誤りがあると、不快に思うもの。それが企業への不信感につながってしまいます。
ダブルチェックをしたり、応募者情報が自動で入力されるテンプレートを用意したりするなどして防ぎましょう。
情報は網羅され正確か
情報の網羅性と正確性は、非常に重要なポイントの一つです。メールに情報の不足や誤りがあると、応募者を混乱させてしまうからです。
たとえば、今後の選考ステップや連絡目安が書いていないと、応募者は不安に思い問い合わせが多くなります。応募者の不安を煽ってしまうことはもちろん、企業側にも対応工数がかかってしまいます。
必要な情報を網羅し、それが正しい情報かどうかをダブルチェックなどで確認しましょう。
宛先は正しいか
宛先のメールアドレスが正しいか、必ずチェックしましょう。
誤送信は個人情報の流出につながります。応募情報と照らし合わせてダブルチェックを行うなどして、誤送信を防ぎましょう。
応募者が多くご応募ありがとうございますメールの送付も多い場合は、特に注意が必要です。
チェックしきれなかったり、送付が多くかなり手間がかかったりする際は、システム化や採用代行への委託などを検討すると良いでしょう。
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まとめ
今回は、ご応募ありがとうございますメールを作成するにあたって記載すべき項目や注意すべき点を紹介しました。
ご応募ありがとうございますメールは応募者とのコミュニケーションの起点となるものであるため、企業に対する印象を左右します。
感謝の言葉や今後の選考フロー・スケジュールを明記することで応募者を安心させるような内容を記載するよう心がけましょう。
また、誤字脱字や送信先のチェックなど、相手を不快にさせない工夫や個人情報漏洩のリスクを減らすことも重要です。
ぜひ貴社も、本記事を参考にご応募ありがとうございますメールを作成してみてくださいね。
投稿者プロフィール
- SIerにて中途エンジニア採用を経験。また、リファラル採用支援サービスを提供する企業での従事経験もあり、リファラル採用領域の知見を持つ。
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