応募資格を満たしていない人に対するお断り対応について
応募資格を満たしていない人材から応募が来た場合、適切にお断りの対応を行う必要があります。
不適切な対応は、応募者の印象を損ね、企業の評判にも影響を及ぼしかねません。
本記事では、応募資格を満たしていない人へのお断り対応のポイント、理由を伝えるべきかどうか、お断りメールの例文を詳しく解説します。
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目次
応募資格を満たしていない人へのお断り対応で注意すること
メールを送る前に、注意点を確認しましょう。
応募してくれたことに対して感謝を述べる
応募者は、時間を割いて多くの企業の中から自社を見つけ、応募してくれています。
自社に興味を持ってくれたことに感謝の意を示しましょう。
「この度は弊社の○○職にご応募いただき、誠にありがとうございました。」
「貴重な時間を割いてご応募いただきましたこと、心より感謝申し上げます。」
丁寧かつ簡潔な文章でお断りの旨を伝える
応募者が無用な誤解をしないように、簡潔でありながら丁寧な表現を心がけましょう。
「慎重な選考の結果、誠に残念ながら今回は見送らせていただくこととなりました。」
なるべく迅速に返信する
お断りの連絡が遅くなると、応募者の不安を煽ったり、転職活動の時間を無駄にすることに繋がったりします。
書類を見れば、応募資格を満たしていないことはわかるので、できるだけ早く連絡しましょう。
応募資格を満たしていない人にお断りの理由は伝えるべき？
応募資格を満たしていない人に、その旨を伝えるべきなのでしょうか？
基本的には伝えなくて良い
応募者にお断りの理由を伝えることは義務ではありません。
むしろ、詳細な理由を伝えることで不要なトラブルを招く可能性もあります。そのため、基本的には理由を伝えずにお断りすることが一般的です。
同じ人から複数回応募が来た場合は伝えることも検討
何度も同じポジションに応募してくる方には、お断りの理由をお伝えすることで、応募のミスマッチを防ぐことができます。
「今回の募集では、○○の資格保有が必須条件となっており、誠に残念ですがお見送りとさせていただきます。」
「実務経験○年以上の方を対象とした募集のため、○○様のご経験とはマッチしませんでした。」
お断りの理由の伝え方
お断りの理由を伝える場合は、応募者が納得しやすい表現を用いることが重要です。
例えば、「必要な資格を満たしていない」「業務経験が不足している」など、客観的な理由を示すことで、応募者も受け入れやすくなります。
応募資格を満たしていない人へのお断りメールの例文
メール例文を2パターン紹介します。
お断りの理由を伝えないケース（一般的）
| 件名： 【○○株式会社】採用選考結果のご連絡
○○様 ○○株式会社 採用担当でございます。 この度は、弊社○○職にご応募いただき、誠にありがとうございました。 慎重に書類選考を進めさせていただきましたが、誠に残念ながら、今回はご期待に沿うことができませんでした。 弊社に関心をお寄せいただき、心より感謝申し上げます。 末筆ながら、貴殿の今後のご活躍とご健勝を心よりお祈り申し上げます。 何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 株式会社○○ |
お断りの理由を伝えるケース
| 件名： 【○○株式会社】採用選考結果のご連絡
○○様 ○○株式会社 採用担当でございます。 先日は弊社○○職にご応募いただき、誠にありがとうございました。 書類選考を慎重に進めさせていただいた結果、ご経歴につきましては大変魅力的でございましたが、 今後、ご経験やスキルに適したポジションが生じた際には、ぜひ改めてご応募をご検討いただければと存じます。 末筆ながら、貴殿の今後のご活躍とご健勝を心よりお祈り申し上げます。 何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 株式会社○○ |
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投稿者プロフィール
- 株式会社VOLLECT CEO
- 「ダイレクトリクルーティングの教科書」著者。日経トレンディや東洋経済への寄稿も果たす。新卒でパーソルキャリア株式会社にてクライアントに対して採用コンサルティングに従事。その後、外資系コンサル企業の採用支援をする中でダイレクトリクルーティングの魅力に気づき株式会社VOLLECTを創業。スカウト採用支援実績は500社超。
