採用代行(RPO)サービスに委託できる業務や使うべき企業の特徴を紹介

RPO operations

採用競争が激化し採用手法が多様化する中、業務負担の増大に悩む採用ご担当者様も多いのではないでしょうか。
しかし一方で採用活動のリソースを増やせない現状が大半かと思います。

今回は、採用業務の増大や負担に悩む企業様・採用ご担当者様に向けて、採用支援事業に8年間従事してきた筆者が採用代行(PRO)サービスについて概要や委託できる業務内容などを紹介します。

採用代行をお探しの方は、月額10万円〜、ソニーやラクスルなど600社以上が利用するPRO SCOUTがおすすめです。下記より無料で資料をダウンロードできます。

Request PRO SCOUT materials Mid-career recruitment

採用代行(RPO)サービスとは

Recruitment agency introduction

採用代行は『RPO(Recruitment Process Outsourcing)』や『採用アウトソーシング』とも呼ばれる人材サービスの1つです
企業の採用業務を外部パートナーに委託すること、もしくは企業の採用業務や採用活動を支援する事業・サービスを指す言葉です。
1980年代ごろにアメリカの多くの企業が導入した事務代行サービスが採用まで発展したことが市場の始まりと言われています。日本では、1990年代初頭に新卒一括採用の支援を提供するサービスが始まったことが起点となり、時代の流れと共に市場のニーズに合わせて多様なサービスが展開されるようになりました。

日本で展開されているRPOサービスを、下記にカオスマップとしてまとめました。

採用全般行うサービスから、ダイレクトリクルーティングに特化したもの、エンジニア採用に特化したものまで、幅広く存在します。各社特徴を持っているので、自社に合ったサービスを見極める必要があります。

RPO カオスマップ

採用代行(RPO)サービスと人材紹介の違い

 

Difference comparison 採用代行と同様に、採用のサポートを提供するサービスに『人材紹介』があります。
同じ採用を支援するサービスではありますが、両者のサービスには大きな違いがあります。

採用代行サービスは、企業の代わりに採用にまつわる業務を推進・運用するサービスです。企業からの依頼によっては、採用計画の立案やスケジュールの策定などコンサルティング要素の強い業務から応募者対応・スカウトの配信など作業的な業務まで、あらゆる採用業務を代行します。

一方で人材紹介は、人材紹介会社が保有しているデータベースの中から各企業のターゲットにマッチする人材を紹介するサービスです。
求職者と求人企業を繋ぐ役割を担い、求職者を内定まで導くサポートを提供します。
なお人材紹介事業を行う際は『有料職業紹介事業』に該当し、事業を運営する際は都道府県労働局を経由して厚生労働大臣に対し、許認可を得る必要があります。

双方のサービスを理解しておかなければ、採用課題や目的に応じて適切なサービスを利用できません。採用業務に携わる担当者は各サービスの違いについて理解を深めておきましょう。

採用代行(RPO)サービスは違法?

question

採用代行サービスの利用を検討する企業様・採用ご担当者様の中には、「採用代行サービスが違法なのではないか?」と懸念する方もいるかもしれません。

ここでは、違法となる基準や許可の申請手順などを紹介します。

採用代行(RPO)サービスへの依頼が違法となる基準

厚生労働省職業安定局発行の募集・求人業務取扱要領では、採用代行サービスは「委託募集(法第36条)」に区分されています。
なお『委託募集』については、厚生労働省で次の通り定義されています。

“委託募集とは、労働者を雇用しようとする者が、その被用者以外の者をして労働者の募集に 従事させる形態で行われる労働者募集を指します。
被用者以外の者に報酬を与えて労働者の募集に従事させようとするときは厚生労働大臣の許可を得ること、被用者以外の者に報酬を与えることなく労働者の募集に従事させようとするときは厚生労働大臣に届け出ることが必要である。”

引用:厚生労働省

つまり、採用代行サービスを利用する際は、採用業務を委託する企業と採用業務の委託を受ける企業の双方が厚生労働大臣や都道府県労働局長の定める許可基準を満たし、さらに認可を取得する必要があります。

反対に採用業務を委託する企業と採用業務の委託を受ける企業のどちらかが厚生労働大臣や都道府県労働局長が定める許可基準を満たしていないケースや許可を得ていない場合、違法業者の疑いがあり、場合によっては違法になってしまう場合があります。

また有料職業紹介の許可を取っていない個人事業主(フリーランス)に全ての採用業務を依頼する場合も、違法とみなされる可能性があります。人材の選定から勧誘といったいわゆるスカウト行為が職業紹介事業に含まれるといった見解があるためです。

有料職業紹介の許可を得るためには、『資本金500万円程度以上かつ仕切られた面談室の設置』が条件となります。一定の規模を有している企業であれば指定の条件を満たせる場合が大半かと思いますが、個人事業主の場合、簡単にクリアできる条件ではありません。

許可なく有料職業紹介を行った場合、1年以下の懲役又は100万円以下の罰金が課せられます。無許可の事業者に依頼した側の罰則は定められていませんが、無許可と知りながら外注した場合は共犯とみなされ同じ罪に問われる可能性もあります。
そのため、許可の確認が取れない事業所や個人事業主には、安易に採用代行を依頼しないようにしましょう。

なおVOLLECT社では、有料職業紹介の許可を有しているため、採用代行サービス『PRO SCOUT』における違法の心配はございません。

PRO SCOUT は下記より無料で資料をダウンロードできます。

Request PRO SCOUT materials Mid-career recruitment

許可が必要な場合と不要な場合

OK

委託内容によっては、採用業務を委託する企業側の許可が不要な場合もあります。
例えば、人員募集や選考を自社のリソースで対応し、応募者対応や適性検査の実施を外部に委託した場合は、委託募集とみなされず厚生労働大臣の許可も不要になります。

また採用代行サービスを提供する事業者が有料職業紹介の許可を有している状態で、採用代行サービスを提供する事業者の監督・管理の下、職業紹介業の一部業務を個人事業主に外注することは許容されています。
この際、採用代行サービスを提供する事業者と個人事業主との間で適切な契約を交わし、実際の業務の過程でしっかり監督・管理する体制が整えられていることが前提となります。

委託業務の範囲や内容によっては許可の要否の線引きが難しいケースもあります。また許可を受けていない事業所・個人事業主に採用業務を依頼した場合は、依頼主も同じ罪に問われる可能性があります。
思わぬトラブルに発展させないためにも採用代行サービスを利用する際は、サービスを提供する事業主が有料職業紹介の許可を有しているか必ず確認しておきましょう。

委託募集をする時の申請方法と必要書類

document

委託募集をする時の申請方法と必要書類は、次の通りです。

【STEP1】必要書類・資料を用意する
採用業務を委託する予定の企業は、次の書類・資料を用意しましょう。

・厚生労働省発行「委託募集許可等申請書(様式第3号)」
・上記許可の内容を証明する帳簿や資料

なお、下記条件に該当する場合は、都道府県労働局長の許可に加えて厚生労働大臣の許可も必要です。

・一つの都道府県からの募集人員が30人以上の場合
・募集人員総数が100人以上の場合

【STEP2】書類・資料を提出し、許可を申請する
書類や資料の準備が整ったら都道府県労働局長と厚生労働大臣(条件に該当する場合のみ)に期日までに書類・資料を提出しましょう。

各提出期日は、下記の通りです。

・都道府県労働局長:募集開始月の14日前まで
・厚生労働大臣:募集開始月の21日前まで

申請後は、委託募集の許可基準に基づき審査が行われます。
なおこれらの申請手続きは、採用代行サービスを提供する業者が委託を希望する企業に代わり対応することも認められています。

採用代行(RPO)サービスに委託できる業務内容

RPO business content

続いて、採用代行サービスに委託できる業務内容を紹介します。

採用計画や採用戦略の立案

Recruitment strategy planning

採用計画の策定や採用戦略の立案など採用活動の根幹となる設計部分を依頼できます。
事業戦略や中長期的な企業の事業計画、さらにはこれまでの採用課題や採用傾向を加味してデータなどを基に採用活動の基盤を設計していきます。

ノウハウやデータに基づいた確かな採用計画案や採用戦略案を提示してくれるため、自社で立案した計画や戦略よりも有効性の高さを期待できるでしょう。

母集団形成

Population formation

ターゲットに適した採用手法・媒体の選定や運用など、母集団形成に関わる業務も採用代行サービスに一任できます。採用代行サービスに質・量共に充足した母集団を形成してもらうことで、より優良な人材を採用に導けるでしょう。

また母集団形成は、媒体への求人原稿入稿やエージェントとのやり取りなど煩雑な業務も多いため、これらの業務を採用代行サービスに委託することで、採用担当者はより重要な採用業務に注力できるようになります。

応募者管理

management

応募者との面接日程調整や合否連絡などを採用代行サービスに委託することで、応募者に対してスピーディーかつきめ細やかな対応ができるようになります。

さらに応募者から送付された書類、面接時の評価データなどの管理も委託可能です。
情報が一元かつリアルタイムに管理されるようになると、情報が整理され管理がスムーズになるでしょう。さらにデータからあらゆる情報を分析できるようにもなるでしょう。

書類選考・面接

interview

候補者を合否判定する作業は、自社で行うケースが大半ですが、マンパワーが不足している状態の場合、書類選考や面接なども採用代行サービスに依頼する場合があります。
各フローにおける合否判定の他、適性検査の案内や受検促進・面接の受付・評価管理なども依頼できます。

内定者フォロー

New graduate

内定者のフォローは、選考プロセスの中でも終盤かつ重要なフェーズ。
注力しなければならないフェーズと知りながらも、内定者に対し細やかなフォローを実現できている企業は少ないかもしれません。

そんな悩みに対しても採用代行サービスを利用すれば、内定を出した応募者が辞退しないようフォローに徹してもらえるでしょう。
入社までに必要な業務連絡や個別面談の他、内定者向けイベントの企画や運営なども一任できます。

採用代行をお探しの方は、月額10万円〜、ソニーやラクスルなど600社以上が利用するPRO SCOUTがおすすめです。下記より無料で資料をダウンロードできます。

Request PRO SCOUT materials Mid-career recruitment

採用代行(RPO)サービスを使うべき企業の特徴

feature

続いて、採用代行サービスを使うべき企業の特徴を解説します。
次に挙げる特徴に1つでも該当するようであれば、採用代行サービスの利用を検討してみましょう。

採用業務に人手が足りていない

trouble 採用代行サービスは、採用業務にまつわるあらゆる業務を代行してくれます。
競争が激化する採用市場では、あらゆるチャネルを駆使し応募者を募らなくてはなりません。また採用競合に競り勝つためには、応募者への細やかな対応や社員が一丸となって採用に取り組む土壌の形成が必要です。

しかし一方で採用業務が肥大化し、日々の業務をこなすのに精一杯になっているケースも散見されます。新たな採用手法に取り組みたい、社員が一丸となって採用に取り組む土壌を形成したいと思っていたとしても、目の前の業務に追われ採用戦略や採用課題の改善が先送りになっている企業も少なくないでしょう。

そのような人手が足りていない状況にこそ、採用代行サービスを導入することで現状の改善が期待できます。
目の前の業務が整理され、より効率的かつ効果的な運用に改善される他、採用担当者の手が空くことで採用戦略や採用課題の改善などのコア業務に取り組めるようになるでしょう。

企業の認知度が低い

認知度が低い企業にも採用代行サービスはおすすめです。
採用代行サービスは、ベンチャー企業やスタートアップ企業、さらには地方の中小企業まであらゆる企業の採用を支援してきました。
認知度が低い企業だったとしても、これまでの採用支援から培ったノウハウをもとにした成果を期待できるアドバイスや支援を得られるでしょう。

応募者が多すぎる

many applicants

採用予定人数が多い企業や大量採用を予定している場合においても採用代行サービスの利用は有効です。

採用予定人数が多くなる場合、必然的に応募者の数も多くなる可能性があります。
応募者が多くなると、面接日程の調整や合否連絡など事務的な工数が増えるでしょう。

社内だけのリソースでは応募者への対応が遅れてしまい、優秀な人材を逃してしまうリスクがあります。採用代行サービスを導入すれば、応募者対応も迅速に行えるため、ターゲット人材を取り逃がしたり、優秀な人材が先に採用競合の内定を承諾してしまうリスクも低減できるでしょう。

採用ノウハウがない

know-how

採用ノウハウがない企業も、採用代行サービスの利用を検討してみましょう。
ただ闇雲に採用活動に取り組んだとしても期待する成果を創出することはできません。結果に結びつかないばかりか、コストや時間を浪費してしまう可能性も考えられるでしょう。
初めて本格的に人材採用に取り組む場合や採用担当者の経験が浅い場合は、採用代行サービスを導入し、採用基盤の形成を助けてもらいましょう。

「採用代行サービスを利用すると、自社に採用ノウハウが蓄積されない」といったネガティブな声を耳にすることもあるかと思います。
しかし適宜進捗会議などで採用指針をすり合わせる、不明点や疑問点は適宜確認する、など積極的に採用ナレッジを蓄積していく姿勢を持ちながら採用活動に取り組めば、自社だけで採用活動に取り組めるほどのノウハウ習得も可能になるでしょう。

自社に合った採用代行(RPO)サービスの選び方

selected

ここでは、自社に合った採用代行サービスの選び方を紹介します。
採用代行サービスと一口に言っても様々なサービスがあります。

次に紹介する採用代行サービスの選び方を参考に、自社のパートナーとなり得る採用代行サービスを探してみましょう。

委託したい業務内容に対応できるか

採用代行サービスには、各社強みや得意とする業務や対応できる業務やボリュームが異なります。採用代行サービスを選ぶ際は、委託したい業務に対応できるか確認しておきましょう。

また確認する際は、将来的に委託しそうな業務も含めて対応できるのか確認しておくと良いでしょう。せっかく委託する業務の範囲を広げたいと思っても一部の業務が対象外になってしまった場合、再度別に対応できる採用代行サービスを探す必要が生じてしまうでしょう。

採用代行(RPO)の実績は十分か

Achievements

採用代行の実績も確認しておきましょう。
実績を確認する時は、自社と同規模・同業態の実績有無を確認することがポイント。
さらに自社が採用したい業種・人物像と似た人材の採用に取り組んだことがあるのかも確認しておきましょう。

自社と似たような事例の採用を成功に導いた実績があれば、自社でも同様の成果を期待できるでしょう。

コミュニケーションは密に取れるか

採用代行サービスを利用した場合、委託業務がブラックボックス化してしまうケースも少なくありません。
委託業務がブラックボックス化してしまうと、適切な運営が実行されているのか、費用に見合ったサービスが提供されているのか、などが可視化しにくくなります。
また何よりも採用代行サービスと足並みが揃わなくなり、採用の成功からは遠ざかってしまう可能性もあります。

採用代行サービスを選ぶ際は、コミュニケーションの密度を確認しましょう。定期的な進捗報告はもちろん、小さなイレギュラーが起きた時でもすぐに連携してもらえるような迅速性・丁寧さも持ち合わせているのかなど、パートナーとしてふさわしい委託先を問い合わせ時のやり取りから判断し選びましょう。

採用代行をお探しの方は、月額10万円〜、ソニーやラクスルなど600社以上が利用するPRO SCOUTがおすすめです。下記より無料で資料をダウンロードできます。

Request PRO SCOUT materials Mid-career recruitment

採用代行(RPO)サービスにかかる費用相場

cost

最後に採用代行サービスにかかる費用相場をご紹介します。

採用代行と一口に言っても、提供するサービスや料金形態、利用期間等によって金額が大きく変動します。本項目では、利用期間及び各業務別の費用相場をご紹介いたします。

利用期間に応じた費用相場

利用期間に応じた費用相場は、新卒採用・中途採用・アルバイト採用などターゲットによって相場が異なります。

採用ターゲット 費用相場
新卒採用 10万円~70万円/月
中途採用 20万円~200万円/月
アルバイト・パート採用 5万円~15万円/月

※対応ボリューム・採用予定職種等により異なる

委託できる業務がパックになっているケースもありますが、採用代行サービスによっては委託内容をカスタマイズしてもらうことができます。
ただし支援業務の範囲・内容によって相場が大きく変動するため、事前に自社に合った見積を出してもらうようにしましょう。

委託業務別費用相場

採用代行サービスは、一部の採用業務だけを切り取って依頼することも可能です。
その場合依頼する工程ごとに料金が発生します。

委託業務 費用相場
応募者対応(電話・メール) 5~10万円/月
スカウト配信 300円~2000円/通
媒体掲載 5万円~20万円/月or媒体
媒体管理・運用 10万円~100万円/月
面接日時設定 1000円~5000円/回・人
面接官代行 5万円~30万円/回
採用イベント・面接会場手配 5千円~5万円/回
合否通知 1万円~3万円/月
内定通知書の発送・返送管理 2万円~5万円/月

上記で紹介したのはあくまでも相場費用であり、対応ボリューム・採用予定職種等により費用が変動します。また対応の範囲や密度もサービスを提供する会社ごとに違います。
採用代行サービスを探す時は、自社と採用代行サービスの役割の線引きを確認しながら見積もりを算出してもらうようにしましょう。

採用代行(RPO)サービスならVOLLECTにお任せください

pro scout

PRO SCOUT」では、600社以上の実績をもとにダイレクトリクルーティングを中心とした採用ご支援が可能です。

エンジニア採用案件には元エンジニアが担当するなど、各領域のプロフェッショナルが業界のトレンドを把握しながら他社事例をもとに採用をご支援します。月額10万円〜と料金もリーズナブル。

スカウトを送る時間が割けない、スカウトで採用決定を出したい、などのご希望がありましたら、ぜひ下記より詳細をご覧ください。

PRO SCOUT
詳細はこちら

採用代行(RPO)サービスに委託できる業務と利用すべき企業 まとめ

point

企業の採用活動は、肥大化や煩雑化が増す一方です。
採用担当者だけの力だけでは採用成功はおろか、日々の採用業務の遂行すらままならない企業も多いかと思います。
そのような企業の採用課題を解決に導いてくれるのが、採用代行サービスです。

採用業務の一部を委託できるだけではなく、自社の採用基盤の構築なども担ってくれる採用代行サービスを導入することで無駄のない有効性の高い採用活動が実現するでしょう。

「期待する採用成果が得られていない」「理想とする採用活動が推進できていない」と悩む企業様は、採用戦略の1つとして採用代行サービスの導入をぜひ検討してみてください。

投稿者プロフィール

日向 妃香
日向 妃香
採用系コンサルタントとして企業の採用サポート・採用戦略構築・採用ノウハウの提供を行いながらライターとしても活動中。
得意分野は新卒採用とダイレクトリクルーティング。