採用代行（RPO）サービスは違法？委託できる業務や使うべき企業の特徴も紹介

2024.04.17

採用・人事向けコラム

採用

採用競争が激化し採用手法が多様化する中、業務負担の増大に悩む採用ご担当者様も多いのではないでしょうか。

しかし一方で採用活動のリソースを増やせない現状が大半かと思います。

今回は、採用業務の増大や負担に悩む企業様・採用ご担当者様に向けて、採用支援事業に8年間従事してきた筆者が採用代行（PRO）サービスの違法性や委託できる業務内容などを紹介します。

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採用代行（RPO）サービスとは

Recruitment agency introduction

採用代行は『RPO（Recruitment Process Outsourcing）』や『採用アウトソーシング』とも呼ばれる人材サービスの1つです。

企業の採用業務を外部パートナーに委託すること、もしくは企業の採用業務や採用活動を支援する事業・サービスを指す言葉です。

1980年代ごろにアメリカの多くの企業が導入した事務代行サービスが、採用まで発展したことが市場の始まりと言われています。

日本では、1990年代初頭に新卒一括採用の支援を提供するサービスが始まったことが起点となり、時代の流れと共に市場のニーズに合わせて多様なサービスが展開されるようになりました。

日本で展開されているRPOサービスを、下記にカオスマップとしてまとめました。

採用全般行うサービスから、ダイレクトリクルーティングに特化したもの、エンジニア採用に特化したものまで幅広く存在。各社特徴を持っているので、自社に合ったサービスを見極める必要があります。

RPO カオスマップ

人材紹介との違い

Difference comparison 採用代行と同様に採用のサポートを提供するサービスとして『人材紹介』があります。

同じ採用を支援するサービスではありますが、両者のサービスには大きな違いがあります。

採用代行サービスは企業の代わりに採用にまつわる業務を推進・運用するサービスです。企業からの依頼によっては、採用計画の立案やスケジュールの策定などコンサルティング要素の強い業務から応募者対応・スカウトの配信など作業的な業務まで、あらゆる採用業務を代行します。

一方で人材紹介は、人材紹介会社が保有しているデータベースの中から各企業のターゲットにマッチする人材を紹介するサービスです。

求職者と求人企業を繋ぐ役割を担い、求職者を内定まで導くサポートを提供します。

なお人材紹介事業を行う際は『有料職業紹介事業』に該当し、事業を運営する際は都道府県労働局を経由して厚生労働大臣に対し、許認可を得る必要があります。

双方のサービスを理解しておかなければ採用課題や目的に応じて適切なサービスを利用できません。採用業務に携わる担当者は各サービスの違いについて理解を深めておきましょう。

採用代行（RPO）サービスに委託できる業務

RPO business content

続いて、採用代行サービスに委託できる業務を紹介します。

採用計画や戦略の立案

Recruitment strategy planning

採用計画の策定や採用戦略の立案など採用活動の根幹となる設計部分を依頼できます。

事業戦略や中長期的な企業の事業計画、さらには、これまでの採用課題や採用傾向を加味して採用活動の基盤を設計することも可能です。

ノウハウやデータに基づいた確かな採用計画や戦略案を提示してくれるため、自社で立案した計画や戦略よりも有効性の高さを期待できるでしょう。

母集団の形成

Population formation

ターゲットに適した採用手法・媒体の選定や運用など、母集団形成に関わる業務も採用代行サービスに一任できます。採用代行サービスに質・量共に充足した母集団を形成してもらうことで、より優良な人材の採用に近づくでしょう。

また母集団形成のフェーズでは、媒体への求人原稿の入稿やエージェントとのやり取りなど煩雑な業務も多いため、これらの業務を採用代行サービスに委託することで、採用担当者はより重要な業務に注力できるようになります。

応募者の管理

management

応募者との面接日程の調整や合否連絡などを採用代行サービスに委託することで、応募者に対してスピーディーかつ、きめ細やかな対応ができるようになります。

さらには応募者から送付された書類、面接時の評価データなどの管理も委託可能です。

情報が一元かつリアルタイムに管理されるようになれば、あらゆるデータを採用活動に効果的に役立てられるようになるでしょう。

書類選考・面接

interview

候補者の合否を判定する作業は自社で行うケースが大半ですが、マンパワーが不足している状態ならば、書類選考や面接なども採用代行サービスに依頼する場合があります。

各フローにおける合否判定の他、適性検査の案内や受検促進・面接の受付・評価管理なども依頼できます。

内定者のフォロー

New graduate

採用したから終わりではなく、内定者のフォローも選考プロセスの中で重要なフェーズ。

注力しなければならないフェーズと知りながらも、内定者に対して細やかなフォローをできていると自信を持って言える企業は多くないのではないでしょうか。

内定者フォローがプランに依頼内容に組み込まれている採用代行サービスを利用すれば、内定を出した応募者が辞退しないようフォローに徹してもらえます。

また、入社までに必要な業務連絡や個別面談の他、内定者向けイベントの企画や運営なども一任できる場合があります。

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採用代行（RPO）サービスを使うべき企業の特徴

feature

続いて、採用代行サービスを使うべき企業の特徴を解説します。

次に挙げる特徴に1つでも該当するようであれば、採用代行サービスの利用を検討してみましょう。

採用業務の人手が足りていない

trouble 採用代行サービスは、名前のとおり採用にまつわるあらゆる業務を代行してくれます。

競争が激化する採用市場では、あらゆるチャネルを駆使して応募者を募らなくてはなりません。

また、採用競合に競り勝つためには、応募者への細やかな対応や、社員が一丸となって採用に取り組む土壌の形成が必要です。

しかし一方で採用業務が肥大化し、日々の業務をこなすのに精一杯になっているケースも散見されます。

新たな採用手法に取り組みたい、社員が一丸となって採用に取り組む土壌を形成したいと思っていたとしても、目の前の業務に追われ、採用戦略や課題の改善が先送りになっている企業も少なくないでしょう。

そのような人手が足りていない状況にこそ、採用代行サービスを導入することで現状の改善が期待できます。

目の前の業務が整理され、より効率的かつ効果的な運用を実現できる他、採用担当者の手が空くことで、よりコアな業務に取り組めるようになるでしょう。

企業の認知度が低い

認知度が低い企業にも採用代行サービスがおすすめです。

採用代行サービスはベンチャー企業やスタートアップ企業、さらには地方の中小企業まであらゆる企業の採用を支援してきましたノウハウを持っています。

これまでの採用支援から培ったノウハウを基にしたアドバイスや支援を得られるでしょう。

大量に採用したい

many applicants

採用予定人数が多い企業や、大量採用を予定している場合においても採用代行サービスの利用が有効です。

採用予定人数が多くなる場合、必然的に応募者の数も多くなる可能性があります。

応募者が多くなると、面接日程の調整や合否連絡など事務的な工数が増えるのはいうまでもないでしょう。

社内だけのリソースでは応募者への対応が遅れてしまい、優秀な人材を逃してしまうリスクがあります。

採用代行サービスを導入すれば応募者対応を迅速に行えるため、ターゲット人材を取り逃がしたり、優秀な人材が先に採用競合の内定を承諾してしまうリスクを軽減できるでしょう。

採用ノウハウがない

know-how

採用ノウハウがない企業も採用代行サービスの利用を検討してみましょう。

ただ闇雲に採用活動に取り組んだとしても期待する成果には結びつきません。そればかりか、コストや時間を浪費してしまう可能性もあります。

初めて本格的に人材採用に取り組む場合や採用担当者の経験が浅い場合は、採用代行サービスを導入し、採用基盤の形成を助けてもらいましょう。

一方で「採用代行サービスを利用すると、自社に採用ノウハウが蓄積されない」といったネガティブな声を耳にすることもあるかと思います。

しかし、適宜進捗会議などで採用指針をすり合わせる、不明点や疑問点を適宜確認するなど、積極的に採用ナレッジを蓄積していく姿勢を持ちながら取り組んでいくことで、採用代行サービスのノウハウを自社に取り込むことができるでしょう。

採用代行（RPO）サービスの費用

cost

ここでは採用代行サービスの利用にかかる費用を紹介します。

採用代行と一口に言っても、提供するサービスや料金形態、利用期間等によって金額が大きく変動します。

利用期間に準ずる場合

利用期間に応じた費用相場は、新卒採用・中途採用・アルバイト採用などターゲットによって相場が異なります。

採用ターゲット	費用相場
新卒採用	10万円～70万円／月
中途採用	20万円～200万円／月
アルバイト・パート採用	5万円～15万円／月

※対応ボリューム・採用予定職種等により異なる

委託できる業務がパックになっているケースもありますが、採用代行サービスによっては委託内容をカスタマイズしてもらうことができます。

支援業務の範囲・内容によって費用が大きく変動する場合もあるため、事前に自社に合った見積を出してもらうようにしましょう。

委託する業務に準ずる場合

採用代行サービスは、一部の採用業務だけを切り取って依頼することも可能です。

その場合は依頼する工程ごとに料金が発生します。

委託業務	費用相場
応募者対応（電話・メール）	5～10万円／月
スカウト配信	300円～2000円／通
媒体掲載	5万円～20万円／月or媒体
媒体管理・運用	10万円～100万円／月
面接日時設定	1000円～5000円／回・人
面接官代行	5万円～30万円／回
採用イベント・面接会場手配	5千円～5万円／回
合否通知	1万円～3万円／月
内定通知書の発送・返送管理	2万円～5万円／月

上記で紹介したのはあくまでも相場費用であり、対応ボリューム・採用予定職種等により費用が変動します。また対応の範囲や密度もサービスを提供する会社ごとに違います。

採用代行サービスを探す時は、自社と採用代行サービスの役割の線引きを確認しながら見積もりを算出してもらうようにしましょう。

採用代行（RPO）サービスの選び方

selected

ここでは、自社に合った採用代行サービスの選び方を紹介します。

採用代行サービスと一口に言っても様々なサービスがあります。

次に紹介する採用代行サービスの選び方を参考に、自社のパートナーとなり得る採用代行サービスを探してみましょう。

委託したい業務に対応できるか

採用代行サービス各社ごとに、強みや得意とする業務、対応できる範囲やボリュームが異なります。採用代行サービスを選ぶ際は、自社が委託したい業務に対応できるか確認しておきましょう。

また、確認する際は将来的に委託しそうな業務も含めて対応できるのか確認しておくと良いでしょう。委託する業務の範囲を広げようとしても一部の業務が対象外にであれば、別のサービスに依頼するか自社で対応するしかなくなってしまいます。

実績や実例は十分か

Achievements

採用代行サービスを選ぶ際は実績や実例も確認しておきましょう。

この時は、自社と同規模・同業態の実績や実例の有無を確認することがポイント。

さらに自社が採用したい業種・人物像と似た人材の採用に取り組んだことがあるのかも確認しておきましょう。

自社と似たような事例の採用を成功に導いた実績があれば、自社でも同様の成果を期待できます。

密にコミュニケーションをとれるか

採用代行サービスへの依頼では、業務内容がブラックボックス化してしまうケースも少なくありません。

こうなってしまうと適切な運営が実行されているのか、費用に見合ったサービスが提供されているのかなどが可視化しにくくなります。

また、何よりも採用代行サービスとの足並みが揃わなくなり、採用の成功からは遠ざかってしまう可能性もあります。

定期的な進捗報告はもちろん、小さなイレギュラーが起きた時にすぐに連携してもらえるような迅速性や丁寧さを持ち合わせているのかなど、パートナーとして同じ目標に向かって伴走してくれるのか判断するようにしましょう。

採用代行（RPO）サービスは違法なの？

question

採用代行サービスは公に認められているものであり、基本的には利用したからといって違法となることはありません。

しかし、それは厚生労働省の定めに則っている場合の話です。

ここでは、違法となる基準や許可の申請手順などを紹介します。

採用代行（RPO）サービスへの依頼が違法となる基準

厚生労働省職業安定局発行の募集・求人業務取扱要領では、採用代行サービスは「委託募集（法第36条）」に区分されています。

なお『委託募集』については、厚生労働省で次の通り定義されています。

“委託募集とは、労働者を雇用しようとする者が、その被用者以外の者をして労働者の募集に従事させる形態で行われる労働者募集を指します。
被用者以外の者に報酬を与えて労働者の募集に従事させようとするときは厚生労働大臣の許可を得ること、被用者以外の者に報酬を与えることなく労働者の募集に従事させようとするときは厚生労働大臣に届け出ることが必要である。”

引用：厚生労働省

つまり、採用代行サービスを利用する際は、採用業務を委託する企業と採用業務の委託を受ける企業の双方が厚生労働大臣や都道府県労働局長の定める許可基準を満たし、さらに認可を取得する必要があります。

反対に採用業務を委託する企業と採用業務の委託を受ける企業のどちらか、あるいは両方が厚生労働大臣や都道府県労働局長が定める許可基準を満たしていないケースや、そもそも許可を得ていない場合は違法となるケースがあります。