採用計画の立て方｜理想的なスケジュール感とは？テンプレート付きで分かりやすく解説

採用

採用計画 ポイント

採用計画は、企業がしっかりとした戦略性を持ち、毎シーズン再現性のある採用を成功させるために必須なものです。

採用が上手く進まないとお悩みの企業は少なくないかと思いますが、その原因は採用チャネルの選定や採用フローの策定よりも前の、採用計画自体の部分にあるのかもしれません。

本記事では採用計画の重要性について今一度確認し、計画の立て方や理想的なスケジュール感などについて解説します。

採用計画の重要性

まずは採用計画を立てる重要性について確認しましょう。

効率的な採用を実現するため

明確な採用計画がないと、目的や採用ニーズが不明瞭なまま選考が進んでしまい、人材のミスマッチや早期離職を招く可能性があります。

経営方針や事業戦略に基づいた綿密な採用計画を立てることで一貫した選考基準が生まれ、これにより採用活動の効率化と適切な人材の確保が実現するのです。

採用市場の変化に対応するため

近年どの業界でも人材確保が難しくなり、特に中小企業は採用難に直面している状況です。そんな状況の中では採用市場の変化に柔軟に対応することが求められます。

採用計画が決まっていないと、こうした変化への対応も場当たり的なものとなり、担当者の力量で結果が大きくブレたりと再現性のない採用活動を繰り返すことになってしまうでしょう。

採用活動の進捗を可視化するため

具体的な採用計画を定めることによって、採用活動の達成度や課題の早期発見が容易になります。

候補者から不信感を持たれてしまうケースとしてよく聞かれるのが、社員AさんとBさんの言っている内容が食い違っていた、というものです。これは社内での情報や意思の共有ができていないことの証明であり、選考プロセスの途中で辞退される原因にもなりかねません。

採用チーム全体で方針や進捗を共有することで効率的な採用活動が可能となるのです。

採用コストを最適化するため

採用計画を立てることで、どこにどれくらいのコストを投入するのかが明確になります。無駄なコストを削減することは効果的な人材確保のために必須です。

また、採用予算を適切な管理することにより、中長期的な採用戦略の実行が可能となります。

採用活動の振り返りと改善をしやすくするため

採用が上手くいっていない企業にありがちなのが、「上手くいってないことだけは結果から明確だが、その原因がわからない」というパターン。

採用計画を立てて順序に従って実施することで、各プロセスの達成状況の把握や課題の特定がしやすくなります。これにより、PDCAサイクルを効果的に回し、採用の質や効率の向上につなげることができるでしょう。

採用計画を立てる上で必要な要素

採用計画を立てるには下記を考慮する必要があります。

アピールポイントの例
・採用目標の設定：どの部署に、いつまでに、何名の人材が必要かを具体的に設定します。
・求める人材の要件：必要とされるスキルや経験、性格、資格などを明確にし、ターゲットとする人材像を具体化します。
・採用チャネルと概算コストの決定：求人広告、人材紹介、インターンシップ、リファラル採用、SNSリクルーティングなど、適切な募集手段を選びます。また、各採用チャネルにかかる概算コストを算出し、予算に応じた計画を立てます。
・選考方法の決定：面接、適性検査、グループディスカッションなど、どのような手法で選考を行うかを決定し、公正かつ効率的な選考を目指します。
・採用スケジュールの作成：採用計画の策定から入社までの各段階の開始日や対応期間を設定し、スムーズな採用活動を進めるためのスケジュールを作成します。

次の章で、上記の各要素についてもう少し深掘りして説明します。

採用計画の立て方

「採用計画を立てなさい」と言われても、「じゃあどうやって立てたらいいの？」と思う方もいらっしゃるでしょう。ここではステップに従って採用計画の立て方を解説します。

ステップ①事業戦略との整合性を確認する

企業にとって最悪なのは、コストをかけて採用をした結果、自社にマッチしない人材を入社させてしまい早期離職されることでしょう。ひと通り教育が済んで、いよいよ戦力として計算できるかといったタイミングでの離職は大打撃となります。

自社の中長期的な経営方針や事業戦略を理解し、それに基づいて必要な人材像を明確にすることで、上記のようなミスマッチのリスクを軽減することにつながるのです。

ステップ②採用目標を設定する

採用以外にも言えることですが、成功したかどうかを判断するには数値的な目標を設定し、それを達成できたかどうかを評価する必要があります。

採用が必要な各部署のニーズを踏まえた上で、具体的な採用人数と採用時期のリミットを決めましょう。

ステップ③雇用形態を決定する

採用に関わる皆さんに今さら言うことではありませんが、もはや終身雇用は当たり前ではなくなってきており、雇用の流動化が進む世の中となっています。

優秀層ほど副業・複業をしているケースも多く、正規雇用以外の柔軟な働き方を提案できなければ優秀な人材の確保は難しくなってくるでしょう。

業務内容や組織の状況に応じて、正社員だけでなく派遣、業務委託など最適な雇用形態を用意しておきましょう。

ステップ④採用手法を選定する

求人広告、人材紹介、インターンシップ採用、リファラル採用、ダイレクトリクルーティング、SNSリクルーティングなど、現在は実にさまざまな採用手法があります。

どれがおすすめか、というのは一概に言えず企業の規模、募集する人数、職種などで大きく変わってきます。例えば誰でも名前を耳にしたことのある大企業であれば、求人広告を出しておけば勝手に応募が集まるでしょうが、無名の中小企業は見向きもされない可能性がきわめて高いです。

基本的には複数の採用手法を試し、成果の上がっているものに絞っていくのが良いでしょう。

ステップ⑤採用スケジュールを作成する

どの企業にも当てはまる理想的な採用スケジュールというものはありません。極論、採用を検討したその日に良い人材が入ってくれるのが理想ですよね。しかしそう上手くいけば誰も苦労しません。

大切なのは、各採用フローにおいて「この日までにこれを必ず完了させる」というリミットを設定することです。とはいえこの匙加減は非常に難しく、リミットが厳しすぎるあまり書類選考が流し見になってしまうようなことがあっては本末転倒です。

採用は競合他社と優秀な人材を奪い合うゲームのような側面があります。明確なスケジュールの設定もないままに採用活動を進めても、自社がもたついている間に優秀な人材は他社へ流れてしまうでしょう。

競合相手に優秀な人材が入るということは相対的に自社の弱体化につながります。この日までに書類選考を済ませる、有力な候補者はこの日までに面接を終えて3日以内には採用可否の連絡をするなど、「いつ頃までに」という人によって解釈にブレのある曖昧なものではなく、日付ベースで明確なリミットを設けるようにしましょう。

採用計画のテンプレート

採用計画を初めて立てるという方のために、簡単なテンプレートをご用意しました。

1. 採用概要

項目 内容
採用目的 （例: 新規事業立ち上げ、人員補充など）
採用目標 （例: ◯◯職種を〇名採用）
採用対象 （例: 新卒、中途、アルバイト）
採用時期 （例: ◯年◯月～◯年◯月）

2. 求める人材像

項目 内容
職種 （例: エンジニア、営業）
必要スキル・経験 （例: Java開発3年以上、営業経験5年以上）
求める人物像 （例: コミュニケーション能力が高い人）
資格・条件 （例: 普通免許必須、TOEIC 700点以上）

3. 採用スケジュール

時期 タスク
前年〇月～〇月 – 採用計画策定
– 求める人材像の設定
〇月～〇月 – 募集媒体の選定・準備
– 広報物作成
〇月～〇月 – 募集開始
– 応募受付・書類選考
〇月～〇月 – 面接（一次・二次）
– 適性検査実施
〇月～〇月 – 最終面接
– 内定通知
〇月～〇月 – 内定者フォロー
– 入社準備

4. 採用手法・チャネル

手法・チャネル 詳細
求人サイト （例: Indeed, リクナビ）
人材紹介 （例: エージェント名）
SNS活用 （例: LinkedIn, Twitter）
学内説明会 （例: 大学名や合同説明会の日程）
リファラル採用 （例: 社内紹介制度の活用）

5. 採用予算

項目 内容
広告費 ◯◯円
人材紹介費 ◯◯円
選考費 （例: 面接会場費用、適性検査費用）
内定者フォロー費 （例: 研修費、懇親会費）
合計 ◯◯円

6. 選考プロセス

選考段階 詳細
書類選考 （例: エントリーシート、履歴書）
一次面接 （例: 人事担当者が実施）
適性検査 （例: SPI、性格診断）
二次面接 （例: 部署責任者が実施）
最終面接 （例: 役員面接）

7. 内定後フォロー

内容 詳細
内定通知 （例: ◯月◯日までに通知）
内定者面談 （例: 入社意欲確認、条件説明）
研修・懇親会 （例: ◯月に実施予定）

8. 振り返り・改善点

項目 内容
採用の成果 （例: ◯名採用達成、質の振り返り）
課題 （例: 応募数不足、選考期間が長かった）
次回への改善点 （例: 広報強化、選考プロセスの見直し）

まずは上記のテンプレートに従って採用計画を立ててみて、ポイントが掴めてきたら自分あるいは自社がやりやすいようにカスタマイズしていくと良いでしょう。

採用手法ごとの採用計画を立てる上での注意点

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現在の採用手法は、求人広告、人材紹介、リファラル（縁故採用）、ダイレクトリクルーティング（スカウト）の大きく4つに分けられます。それぞれの採用手法で、おおよそ何名くらいずつの採用が見込めるかを検討します。

「おおまかな」としているのは、結論としてはダイレクトリクルーティング以外では採用担当が採用人数をコントロールすることは難しいからです。

採用計画通りに採用するよう、採用担当者がコントロールすることができるのは実はダイレクトリクルーティングのみなのです。あるコンサルティングファームのお客様も、ダイレクトリクルーティングを導入しているのは採用計画通りに採用できるからと仰っていました。

なぜそう言えるのか、具体的に採用手法ごとの特徴を説明していきます。

求人広告

予算や以前の実績から予測をすることはできますが、採用マーケットは移り変わるため、誰が見るのか、誰が応募するのかはやってみないとわからない部分があります。採用人数をコントロールしづらい手法になります。

人材紹介

エージェントからの紹介数や候補者の質（書類選考の通過率）によって、最終的にエージェント経由で内定が出る人数が決まります。

候補者の数や質はエージェントの担当者次第で変化してしまうため、人材紹介も採用人数をコントロールしづらい手法であると言えます。

なかなか候補者が推薦されない場合は、エージェントに自社の採用ターゲットを理解してもらう施策が必要になります。

リファラル採用

自社の社員やそれに近しい人からの紹介であるため、「長期的な関係作りをしてタイミングが合えば転職してもらう」といった目的の方が上手くいきやすく、短期的な計画数には組み込みづらい部分があります。

ダイレクトリクルーティング

採用担当者が自ら候補者を選定し、スカウト文面を作成し、直接候補者にスカウトメールを送るという意味で、コントロールできる部分が非常に多いのが特徴です。さらに、スカウト返信率はコントロール出来ないだろうと思われることが多いのですが、一定の通数を超えると、返信率の変数は小さくなっていき、1％内ぐらいの誤差に落ち着きます。

そのため、必要なタイミングで必要な人数を採用する為に、「ダイレクトリクルーティングであれば、いつまでに何通のスカウトを送れば良いのか」という具体的なアクションから採用に繋げることが出来るのです。更に、採用コスト目標も大枠の金額想定をつけることができます。

各採用手法にはメリット・デメリットがあります。ダイレクトリクルーティングは計画が立てやすい反面、求人広告や人材紹介より工数がかかります。

※ダイレクトリクルーティングの工数についてはこちらの記事で詳しく説明しています。

採用手法ごとの特徴を理解した上で、「採用手法ごとのおおまかな採用目標人数を決定する」から一歩進み、ポジションの緊急度や難易度に応じて採用手法を決定すると効果的に採用ができるでしょう。

例）

・緊急度が高い求人についてはダイレクトリクルーティングと人材紹介を併用していき、長期的な増員については人材紹介のみを活用する

・エージェントに理解してもらうのが難しい求人についてはダイレクトリクルーティングを活用する

参考｜計画どおりに採用が進んでいる企業は意外と少ない

採用計画とは、どの部署に、いつ、何人、どのような人を、どのような方法で採用するのかなどの目標を設計した「採用活動の指標となる計画」を意味します。採用計画に必要な要素は「採用数」だけではありません。

「どの部署に」「いつ頃」「どのような人材」が必要なのか、経営方針や事業計画に基づいて、マクロ的に検討する「ビジネス戦略」と一体化した採用計画が求められます。つまり、採用計画を立てるには、自社の経営方針や事業計画を正しく把握している必要があるということ。

果たして、採用計画通りに採用できている会社はどのくらい存在しているのでしょうか。

◆中途採用：2019年の中途採用は「61.2％」の企業が「採用目標」に未達
（参照ページURL：https://at-jinji.jp/blog/32727/）

◆新卒採用：2019年春入社の新卒採用で、計画数を充足できた企業は「47%」
（参照ページURL：https://www.nikkei.com/article/DGXMZO41715000V20C19A2916M00/）

新卒も中途も、採用目標を達成することができた企業は4～5割程度です。

つまり半分以上の会社が、採用計画通りに採用できていないことがわかります。

採用計画の見直しならVOLLECTにご相談を！

弊社、株式会社VOLLECTはダイレクトリクルーティングに特化した採用支援「PRO SCOUT」を提供しています。

パナソニックやラクスルなど大手企業やメガベンチャーを中心に、さまざまな採用状況に合わせたご支援が可能で、採用計画の立案や見直しからサポートさせていただくことが特徴です。

「マンパワーが足りない」「媒体を上手く活用できていない」といったお悩みをお持ちでしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

まとめ

採用計画通りに人員を採用出来ないと、事業上、様々なところに問題が生じてしまいます。

これを防ぐには、「根拠のある」採用計画にすることが必要です。採用背景を理解して、優先順位をつけて採用活動に臨むようにしましょう。

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投稿者プロフィール

中島 大志
中島 大志株式会社VOLLECT CEO
「ダイレクトリクルーティングの教科書」著者。日経トレンディや東洋経済への寄稿も果たす。新卒でパーソルキャリア株式会社にてクライアントに対して採用コンサルティングに従事。その後、外資系コンサル企業の採用支援をする中でダイレクトリクルーティングの魅力に気づき株式会社VOLLECTを創業。スカウト採用支援実績は500社超。