採用のアウトソーシングを依頼できる会社や外注するメリットについて徹底解説
が異なる少子高齢化に伴う労働人口の減少や会社の優秀人材の囲い込みなどを背景に、採用競争が激化する昨今。さらに転職希望者が求める働き方の多様化や新しい採用手法の登場により、人事担当者が担う業務も増大しつつあります。
多くの会社で採用業務の負担が課題視されていますが、そんな問題を解決に導く手段の1つとして採用アウトソーシングが注目されています。
そこで今回は採用支援事業に8年間従事してきた筆者が、採用業務にまつわる負担の軽減を期待できる『採用アウトソーシング』についてサービス内容を詳しく紹介すると共に、利用するメリットやデメリットなどを紹介します。
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目次
採用アウトソーシングとは？
採用アウトソーシングは英語表記すると『Recruitment Process Outsourcing』となり、各頭文字を取り『RPO』とも呼ばれています。
アウトソーシングとあるとおり、採用にまつわる業務を会社に代わり請け負うサービスのことを指します。
日本における採用アウトソーシングの歴史は、それほど古いものではありません。
アメリカに倣い1990年頃に誕生したといわれており、採用アウトソーシング事業が誕生した頃の採用は、ハガキや電話でエントリーを募る方法が一般的でした。そのため多くの会社で採用業務にかかる負荷が大きく、必然的に採用業務をアウトソースできるサービスが求められていました。
また移り変わる市場動向や採用手法に対し、戦略的な採用活動が求められるようになったのもこの頃です。
当時の採用市場ニーズから採用アウトソーシングは少しずつ需要を増し、日本でも多くの会社が利用するサービスとして定着しました。
なお、「外注」「業務委託」など、アウトソーシングと似た言葉と混同されているケースもありますが、各サービスは微妙に異なっています。
＜アウトソーシング＞
一般的に意思決定権なども含めコンサルティングなどの戦略性が求められる業務も外部へ委託し、併走型の採用支援を提供するサービス
＜外注＞
意思決定権は委ねず、業務の一部を外部サービスに依頼すること
＜業務委託＞
意思決定権は委ねず、決まった業務を外部サービスや個人に依頼すること
外注に含まれる
関連記事：スカウト代行のサービス内容やエージェントとの違い・料金を解説
採用アウトソーシングに依頼できる業務内容
ここでは採用アウトソーシングに依頼できる業務内容を紹介します。
採用計画の策定
採用計画とは、事業を円滑に推進するための採用活動における軸となる計画です。
事業戦略に沿って、どんな人材をいつまでに何人採用すべきかを試算し、採用活動に落とし込めるよう計画を策定します。
売り手市場が加速する昨今において、経験や感覚だけで採用を成功に導くことは非常に困難です。
採用計画の策定段階から採用アウトソーシングを利用することで採用活動における基盤が盤石なものとなり、その後の採用活動においてもスムーズに進むことが期待できます。
採用手法・利用媒体の選定
採用活動において、採用ターゲットや自社の採用目的・課題にマッチする採用手法の活用、また、採用手法に応じた媒体の選定が不可欠です。
しかし多様化する採用手法や数多くのサービスの中から自社に適したものを選ばなくては、採用の成功は実現しません。
そんな時、採用アウトソーシングであれば、これまでの支援実績の中から採用ターゲットや採用目的・課題にマッチする採用手法・媒体を選定してくれるでしょう。
用いる採用手法や利用する媒体のミスマッチは、無駄な採用工数や費用を生み出す懸念もあります。採用アウトソーシングを利用し、自社の採用に適した採用手法・媒体を選定してもらうだけでも採用効率や採用の成功確率は大きく変化するでしょう。
母集団形成
母集団形成とは、自社の求人に興味・関心を抱いている応募者を集める工程をいいます。
有効な母集団を形成するには、目標とする採用人数から逆算した十分なエントリー数を募ることはもちろん、自社の求める採用ターゲットとマッチしていることも重要です。
採用競争が激化する昨今では、中途採用・新卒採用ともに多く会社が母集団形成に苦戦を強いられているのが現状。
採用アウトソーシングでは、これまでの採用支援ノウハウを活かし、人数・質ともに満足できる母集団形成を支援してくれます。
良質な母集団を形成できれば選考に残る応募者の質にも期待できるでしょう。さらに十分なエントリー数が担保できていれば、突然の選考辞退・内定辞退にも対応できます。
再度母集団形成をし直さなければならないといった事態も防ぐことができるのも大きなポイントとなるでしょう。
応募者への対応
採用活動において大きな工数を占める応募者対応。
1人ひとりに合った応対が求められますが、丁寧な対応ができず応募者の意欲を下げてしまっているケースも散見されます。
このように工数や時間が割かれる業務を採用アウトソーシングに依頼するのも1つです。
応募者へのきめ細やかな対応を期待できるだけではなく、人事担当者は採用業務の中でもよりコアな業務へと注力できるようになるでしょう。
選考に関わる業務
選考業務と一口に言っても、応募者の情報管理や筆記試験・適性検査の案内、選考会の準備など様々な業務があります。
選考時に使用するエントリーシートや参加者リストの準備、さらには筆記試験・適性検査の受検連絡など、選考にまつわる業務をアウトソーシングすることで、人事担当者は、応募者と直接相対する選考だけに注力できます。
また、選考後の情報を管理する役割もアウトソースすれば、リアルタイムに情報が反映・一元管理されます。「情報が更新されていない」「選考官によって情報の反映内容が異なる」といった課題も解消できるでしょう。
内定者フォロー
せっかく応募者を内定まで導くことができたとしても、その後のフォローが甘ければ内定辞退が発生する可能性も十分に考えられます。
内定辞退が発生すると最悪の場合、再度母集団形成から採用活動を始めなければなりません。採用したい人材やポジションによっては、現場にも大きな影響を及ぼすこともあります。
しかし人事担当者だけでは、内定者に手厚いフォローを提供することが難しい場合もあるでしょう。
採用アウトソーシングでは、会社と内定者の双方向のコミュニケーション環境を整えてくれたり、内定者と面談の場を設けるなど、不安払拭のためのサポートに努めてくれます。
このように内定者の不安を解消し、新しい環境に対し前向きな気持ちでスタートを切れる準備をしてくれるため、内定辞退や早期離職などのリスクも軽減されるでしょう。
データ分析・振り返り
データを用い、定量的に自社の採用活動のボトルネックを可視化していかなければ、次回も同じ課題で躓き、同じ失敗を繰り返すことになってしまいます。
しかし多くの会社では目の前の採用業務にばかり時間を取られ、データの集計や次回の採用活動に向けた振り返りに時間を割けていないのが現状です。
また、実用性や有効性のあるデータ分析法や振り返り方法が分からないという会社も多いのではないでしょうか。
自社の採用活動の成果や採用力を高めるためには、採用データを分析し、さらにはデータから導き出された課題に対しPDCAを回し、改良・改善に取り組まなければなりません。
自社での対応が難しいのであれば、採用アウトソーシングを活用し、分析を依頼するのも1つの手です。数字を以って自社の採用課題が明確になり、「何に取り組むべきか」「何を改善すべきか」をはっきりさせることができるでしょう。
採用アウトソーシングのメリット
前項目で紹介の通り、採用アウトソーシングは、採用にまつわるあらゆる業務を委託できるサービスです。それだけではなく、採用アウトソーシングに依頼することで、会社は次のようなメリットを得られるでしょう。
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採用のプロに一貫してお任せできる
アウトソーシングを利用することは、知見が豊富なプロに採用業務を任せることになります。採用ノウハウを持たない自社で採用活動を推進するよりも業務の質を担保できるでしょう。
採用業務における無駄を排除し、より効率的な採用活動に取り組めるようになります。また、タイムリーな対応ができるようになるため、採用課題の改善に寄与することも期待できます。
結果的に、自社だけの取り組みでは望めないような優秀な人材の採用も実現するでしょう。
その他の重要な業務に時間を充てられる
採用アウトソーシングでは単純作業の依頼も可能です。
- ダイレクトリクルーティングのオファー・スカウト送信業務
- 応募者対応
- 選考書類の返送
- 日程調整
- 面接者リストの作成 など
上記のように人事担当者でなくても対応できる業務を採用アウトソーシングに依頼することで、面接や座談会など応募者とコアな接点を図れる場に時間を割けるようになります。
また、採用計画や採用戦略の策定など、採用活動の軸となる業務にも注力できるようになるでしょう。
コア業務や応募者と直接コミュニケーションを図れる機会・時間を確保できるようになるため、応募者のエンゲージメントを高められたり、採用力の向上も期待できます。
採用コストの削減につながる可能性がある
「採用アウトソーシング=費用がかかる」というイメージを持つ会社様・人事ご担当者様も少なくないでしょう。
確かに自社のみで採用活動に取り組む場合、アウトソーシングにかかる費用は発生しません。しかし採用コストに見合う結果が得られていない場合、無駄な費用がかかっていることになります。
多少採用アウトソーシングにかかる費用が発生したとしても、人事担当者の負担軽減・採用活動の質向上などから、無駄を省き高い費用対効果を実現できるケースもあるでしょう。
関連記事：RPO（リクルートメント・プロセス・アウトソーシング）とは？人事担当者向けにわかりやすく解説
採用アウトソーシングのデメリット
続いて採用アウトソーシングを活用することで発生し得るデメリットを紹介します。
採用アウトソーシングを利用する際は、デメリットについても理解を深め、自社にとって最適な選択なのかを見極めるようにしましょう。
ノウハウが蓄積されづらい
外部に採用業務を依頼するということは、その分野・工程の試行錯誤・PDCAを外部に任せることでもあります。
試行錯誤した結果得られるノウハウや知見は、当然のことながら自社には蓄積されません。
そうなると採用アウトソーシングありきの採用活動になってしまったり、細かな改善提案を受けたとしても、きちんと理解できなかったりする可能性も考えられます。
採用アウトソーシングを利用する際は、任せっきりにせず、都度担当者から細かいフィードバックをもらい、フィードバックの内容を理解することに努めましょう。
認識のズレによる採用失敗のリスク
採用アウトソーシングで最も懸念すべきリスクは、“認識のズレ”です。
認識がズレたまま採用活動が進行してしまうと「ターゲットと違う人材しかエントリーしてこない」「想定より母集団の数が少ない」など、採用活動に大きな支障が発生してしまう懸念も考えられます。
採用活動は成功に至るまでのプロセスが何段階もあり、その都度採用アウトソーシングと綿密な認識のすり合わせを行っていかなければなりません。
後にも紹介しますが、採用アウトソーシングを選ぶ際は、報告や相談の粒度や頻度を確認しておくようにしましょう。
会社によって対応範囲が異なる
先述の通り、採用アウトソーシングと一口に言っても依頼できる業務は多岐に渡っており、会社の規模や提供サービスの内容によって対応できる範囲が異なります。
例えばコンサルティング要素の強い代行業者の場合、応募者対応や選考の日程調整など細かな業務に対応していないケースも。
反対に単純業務のアウトソーシングは請け負っているけれども、根本的な戦略改善や採用方針の提案などコンサルティング要素の強い業務には対応していない会社もあります。
他にはダイレクトリクルーティング特化型や採用広報に強い代行業者など、得意分野も様々です。
採用アウトソーシングの利用を検討している会社様・人事ご担当者様は、まずアウトソースしたい業務や自社の採用課題を洗い出した上で、希望とマッチする会社を探すようにしましょう。
関連記事：戦略的に人材を獲得できる採用コンサルティングの特徴や料金を解説
採用アウトソーシング会社にどこまで任せるべき？
複雑化する採用手法や採用難度の高まりに伴い、採用活動に関わる業務は複雑かつ多岐に渡るようになりました。そのため、「採用アウトソーシングに依頼したい業務を絞り込めない」と悩む会社様・人事ご担当者様も少なくないでしょう。
依頼する範囲や量が広く大きくなるほど、当然コストもかさんでしまいます。
アウトソースばかりになってしまうと、自社に採用ノウハウが蓄積せず採用力が低下してしまう恐れがあります。また、外注依存から抜け出せなくなってしまう懸念もあるでしょう。
採用課題や採用ボリュームにもよりますが、採用アウトソーシングに任せる範囲は次の3つの視点から考えてみましょう。
難易度の高い業務
採用活動を進めるにあたって、日々様々な課題が発生するでしょう。それらの課題の詳細をひも解いてみると、自社で改善できるようなものもあるはずです。
反対に自社では改善が難しいと思われる課題も見つかるでしょう。
後者のように自社にとっては難易度が高い工程こそ、ノウハウを持つ採用アウトソーシングに依頼することをおすすめします。
優先順位の高い業務
採用に限らずですが、業務は必ず優先順位の高いものとそうでないものに分かれてくるかと思います。
ここで思い返してみてもらいたいのですが、現状、優先順位が高い業務の精度は満足いくものとなっているでしょうか？それともこなすだけで手一杯になっているでしょうか？
納期などの関係で、重要度が高くても優先度が低い業務は多くありますが、基本的には優先順位が高いのに重要度が低いというタスクはあまりないはずです。
そのため、優先度の高い業務をただこなすだけになってしまっているのであれば、積極的にアウトソースすべきといえるでしょう。
工数や時間がかかる作業
工数や対応するのに時間がかかる作業をアウトソースするのも1つの手です。
自社の人事担当者以外でも対応できる業務を採用アウトソーシング会社に委託することで、人事担当者は本来注力すべきコア業務に専念できるようになります。
「難易度や優先度の高い業務」と「工数や時間がかかる業務」のどちらを依頼するかは、人事担当者の力量や社内の状況によります。
工数や時間がかかる作業を採用メンバー以外の人員で担保できるようであれば、難易度や優先度の高い業務をアウトソースしましょう。
反対に人事担当者の能力が高い場合は工数や時間がかかる作業をアウトソースし、人事担当者が単純な作業で忙殺されないような体制を築くのが理想です。
予算に合わせて決める
依頼する範囲を決めるにあたっては予算も基準の1つとなるでしょう。事前に採用アウトソーシング会社の相場を確認し、予算を定めましょう。
採用アウトソーシング会社の料金は、依頼できる業務によってパック・プラン化されていたり、他にも時間や業務単位など様々なパターンがあります。
予算を基準にどれくらいの範囲・量を対応してもらえるか相談してみましょう。
そうすることで、予算を使いすぎることなく依頼したい業務をアウトソースできるでしょう。
採用アウトソーシング会社13選
採用アウトソーシング会社を13社紹介します。
株式会社VOLLECT「PRO SCOUT」
特徴
- パナソニックやラクスル、博報堂などの実績あり
- 戦略立案～スカウト送付、日程調整まで、ダイレクトリクルーティングを丸ごと依頼可能
- 月10万円〜の良心的な価格設定
料金プラン
月額10万円〜
詳細なプランはサービス資料をダウンロード
▼料金やサービス詳細は資料をDL
株式会社キャスター（CASTER BIZ recruiting）
特徴
- 毎月70時間〜、最低契約期間は3ヶ月〜
- 採用プランニングから求人媒体対応、エージェント対応、応募者対応など幅広く対応。
- オプションで採用広報（記事執筆含む）にも対応
料金プラン
- STANDARD：月額40万円（最短3か月～）
- LONG：月額39.2万円（最短6か月～）
- CUSTOMIZE：別途お見積り
株式会社コーナー
特徴
- 数千人の人事・採用等の業務を豊富に経験してきた人材が登録
- 週1日だけなど必要な時間・業務量から必要なとき、必要な時間の依頼が可能
- 人事制度から労務、採用、人材開発まで幅広い人事業務に対応可能。
料金プラン
※一例、詳しくは要問合せ
- リクルーター（週2日）…月額50万円
- ダイレクトリクルーティング（週2日）…月額20万円
Attack株式会社（TARGET）
特徴
- 求人票や採用広報コンテンツの制作、ペルソナ設計、ダイレクトリクルーティングなど面接以外幅広く対応
- 各業務のマニュアルや業務指示書、タスク管理シートなどを駆使し、ミスの発生しない体制を構築
- 100社以上の人材紹介会社とネットワークを持つ
- 無料で使えるクラウド型採用管理システムを提供
料金プラン
非公開
マルゴト株式会社（まるごと人事）
特徴
- ベンチャーがメイン
- 面接以外の採用業務をワンストップでサポート
- 最低契約期間は1か月。新卒採用など忙しい時期のみ利用することも可能
- 75％以上が社員で対応し、クオリティや知見にばらつきが少ない
料金プラン
初期費用：10万円
ライト：月額45万円
ベーシック：月額85万円
株式会社ネオキャリア
特徴
- 採用アウトソーシングにおける老舗企業
- 応募受付、エージェントコントロール、ダイレクトリクルーティング、入社手続き代行などが可能
- リモートワークでなく、一定のセキュリティ基準をクリアしたセンターにてオペレータが対応
料金プラン
要見積もり
i-recruiting
特徴
- 月々の稼働時間で定められた明朗会計
- 満足できなかった場合のための返金保証つき
- 母集団形成から内定後のフォローまで採用に関する幅広い業務に対応
料金プラン
ベーシック：月額9万円（6ヶ月契約）
プレミアム：月額7.5万円（12ヶ月契約）
株式会社レジェンダ
特徴
- 1996年創業の老舗で、国内最大規模の独立系RPO
- RPAやオープンデータ活用によるテクノロジー強化
- 会社の変革に必要な人材定義、採用活動の刷新、成長する組織づくりまでトータルでサポート
料金プラン
非公開
株式会社ニット（HELP YOU）
特徴
- 難しい筆記試験と面談をクリアした500人のアシスタントの中から担当者が決まる
- 人事領域では、求人掲載、応募者管理、スカウトメール送信、給与計算などに対応
- オンラインで完結しない業務や、契約時間の繰り上げ・繰り下げは依頼できない
料金プラン
要見積もり
※契約時間超過の場合、1時間あたり4,000円（税抜）の超過料金がかかる
株式会社キャリアマート
特徴
- 説明会動員までのアウトソーシング、選考対応のみのアウトソーシング等も可能
- SMS配信代行、応募者フォローコールなども依頼可能
- 採用アウトソーシングに15年以上の実績
料金プラン
要見積もり
HeaR株式会社
特徴
- 契約時に設定した稼働工数内であれば、戦略設計〜施策実行まで、広く柔軟な対応が可能
- 採用コンサルタントと運用担当の2名体制で支援
- 独自分析ツール「HITOME」で、スカウトやエージェントのパフォーマンスを分析
料金プラン
要問い合わせ
マンパワーグループ
特徴
- 採用に特化したRPOオペレーションセンターを持つ
- オンサイトリクルーター（常駐）の配置も可能
- 新卒・中途・アルバイト採用のすべてに対応
料金プラン
オーダーメイド
フルタイムで常駐する場合には、
100万円以上/月が目安
株式会社アールナイン
特徴
- 1,500名を超えるフリーランスが所属
- 第三者としての辞退者調査、スカウト代行、面接代行などを実施
- 1社につき全国で年間3,500件の1次面接を実施した実績も
料金プラン
- 人事ライト：￥400,000/月
- 人事アドバンス新卒採用：￥750,000/月
- 人事プレミアム新卒採用：￥1,000,000/月
- 人事アドバンス中途採用：￥750,000/月
採用アウトソーシング会社の選び方
ここでは採用アウトソーシングを選ぶ基準やポイントを紹介します。
アウトソースできる業務内容
先述してきた通り採用アウトソーシングと一口に言っても、代行業者によって強みや得意分野が違います。さらに請け負ってくれる業務・範囲・量も異なります。
採用アウトソーシングを探す際は、まずは社内で依頼したい業務を整理しましょう。
その上で依頼したい業務を強みとしている会社を選びましょう。
実績や事例
採用アウトソーシングを選ぶ時は、実績や事例を確認するようにしましょう。
業界・職種・ポジション・会社の規模・採用手法など、着目すべき実績は多岐に渡ります。
中でも採用難易度が高いとされている職種やエグゼクティブ・管理職のようにそもそもの人材数が限られたポジションの採用に臨む場合、これらの採用において成功に導いた実績があるかを確認しておくことは必須です。
また、自社と同じ業界・会社の規模で評価できる実績を残しているかも確認しておきましょう。もし自社と近い状況の会社の採用を成功に導いた実績を持つのであれば、自社でも大きな成果をもたらしてくれることが期待できます。
担当者の対応
外部に採用業務を委託するということは、認識のズレが生じないよう都度すり合わせや進捗の共有をしていかなければなりません。
認識のズレは採用活動が失敗に終わってしまう大きな要因の1つです。
必要に応じて柔軟に状況を共有してくれるのか、また、共有の場で提供される情報は信用できるか、そこから状況をイメージできるのかなど、進捗共有の頻度や粒度も確認しておきましょう。
得意な業種・職種
採用アウトソーシングには請け負う会社によって得意領域や分野があります。
最近では主要な採用手法となりつつあるダイレクトリクルーティングに特化した採用アウトソーシング会社も見かけるようになりました。
さらには需要の高まるIT人材、どこの会社にも需要のある営業職など、1つの職種に特化した採用アウトソーシング会社も増えつつあります。
採用する職種が絞られていたりアウトソースしたい手法が決まっている場合は、それらの採用を得意とする代行業者を探すのも1つです。
コストパフォーマンス
自社で採用を行うより有益性の高い支援を提供してくれるか、また、業務の一部をアウトソースすることで自社にとってどんな効果がもたらされるのかにも注目しましょう。
そのため採用アウトソーシングを利用する際は、どれほどの費用対効果を期待できるのかを試算することをおすすめします。
最終的な採用人数だけではなく、採用活動全体にかかる人件費・時間・活動費を加味した上で、高いコストパフォーマンスを期待できるサービスを選びましょう。
採用を成功に導くためには、他社との差別化や採用活動の効率化を図るだけではなく、採用アウトソーシングをいかに上手に活用するかも重要となりつつあります。
パートナーとして尽力してくれる、自社にマッチする採用アウトソーシングを探し出せるかが、採用の成功を左右する要因の1つであることを念頭に入れておきましょう。
採用アウトソーシングならPRO SCOUTにご相談ください
株式会社VOLLECTが運営する「PRO SCOUT」では、700社以上の実績をもとにダイレクトリクルーティングを中心とした採用ご支援が可能です。
エンジニア採用案件には元エンジニアが担当するなど、各領域のプロフェッショナルが業界のトレンドを把握しながら他社事例をもとに採用をご支援します。月額10万円〜と料金もリーズナブル。
人事の手が足りない、スカウト業務をアウトソースしたいなどのご希望がありましたら、ぜひ下記より詳細をご覧ください。
【まとめ】採用アウトソーシングを活用しよう
採用競争の激化・働き方の多様化なども相まって、人材採用難易度は高まりつつあります。そのため自社の知見・リソースだけで採用活動を成功させるのは、非常に難しい状況であると言えるでしょう。
そのような背景もあり、これまでの採用支援から積み上げたノウハウを駆使し採用活動を成功に導いてくれる採用アウトソーシングは、多くの会社にとって利用価値を感じられるサービスと言えそうです。
採用アウトソーシングの本質を理解し、自社にマッチするサービス・代行業者を選ぶことができれば、自社にとって大きな採用成果をもたらしてくれるでしょう。
しかし期待する成果を得るためには、採用アウトソーシングのメリット・デメリットを理解することが不可欠です。さらに適正な依頼範囲を見定め、自社にマッチする代行業者を選ぶことが鍵となるでしょう。
ぜひ本記事を参考に自社にとって最適な採用アウトソーシングを見つけ、採用活動を成功に導いていきましょう。
投稿者プロフィール
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採用系コンサルタントとして企業の採用サポート・採用戦略構築・採用ノウハウの提供を行いながらライターとしても活動中。
得意分野は新卒採用とダイレクトリクルーティング。
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