お祈りメールのテンプレを紹介｜内容によっては採用の成功につながる？
お祈りメールとは、採用活動での不採用通知のことを指します。求職者に対し、自社へ応募してくれた感謝の意を伝えるとともに、不採用の旨を伝えます。そのうえで、今後の採用活動での成功を祈っていることを最後に伝えることから、「お祈りメール」という名称がついたのです。
今回は、そんなお祈りメールを送る必要性やテンプレート文章を紹介します。また、内容によっては採用の成功の鍵にもなりますので、今後の採用戦略の一つとして活用してみてください。
「お祈りメールを送って意味があるの？」「お祈りメールに何を書けば良いかわからない」と悩まれている採用担当者の方は、ぜひ最後までご覧くださいね。
目次
そもそもお祈りメールは必要なのか？
「そもそも不採用なのに、わざわざお祈りメールを送る必要があるの？」と思われる採用担当者の方もいらっしゃるかもしれません。ずばり結論は、「必要」です。応募者への誠意や企業の信頼性向上などのためにも、お祈りメールは必ず送りましょう。
お祈りメールが必要な理由をそれぞれ解説していきます。
応募者に対する誠意
応募者に対する誠意を示すためにも、お祈りメールは必要です。
各選考ステップで合格した求職者や内定者のみにしか合格通知を出さない「サイレントお祈り」と呼ばれる行為を行っている企業もありますが、これは応募者に対し失礼にあたります。その理由は下記です。
・売り手市場の採用市場で、数ある企業の中からわざわざ応募してくれたから。
・求職者の、もやもやした気持ちや企業への無用な期待を持たせず次のステップに進んでもらう必要があるから。
現在の日本は労働人口の減少による採用難の時代であり、なかなか応募が集まらないのが現状です。そのような中で、数ある企業の中から自社を魅力に感じ、応募してくれたことに対し感謝の意を示さなければ、企業への印象は悪くなります。「今後その会社の商品は買いたくない」などと、事業にまで影響が出る可能性もあるのです。
また、求職者は自社のみで就職活動をしているわけではありません。他企業での求職活動などがあり、今後の生活がかかっています。「なかなか合否通知が来ないな…」「受かっているのかな？」ともやもやしたり期待させたりせず、求職活動の次のステップに進んでもらうためにも、お祈りメールは必ず送ることが求められます。
企業の信用維持・向上
お祈りメールを送らず不採用通知をしないことで不信感を抱かれ、SNSや企業を評価するサイトなどで拡散されると企業の信用失墜にもつながりかねません。
企業の信用失墜が起こると、今後の採用活動において応募が少なくなってしまったり、ステークホルダーへの印象が悪くなったりします。
企業の信頼性維持・向上のためにも、待たせすぎない適切なタイミングでお祈りメールを送ることが重要です。具体的には、応募締切や選考実施日から3日以内、遅くとも1週間以内に通知を行うのが理想的です。
フィードバックの提供による応募者の質向上
お祈りメールの中で、不採用となった理由を詳細でなくとも一言添えることで、応募者の質向上を図ることができます。
「～～という理由で〇〇株式会社から内定が出なかった」との情報がネット上などで広まれば、条件を満たす求職者が応募してくる可能性が高くなるからです。
このように、ネットに情報が出回る前提でのお祈りメール施策を打っていれば、今後の採用活動のプラスになる可能性もあります。
自社の採用活動の質向上のためにも、面倒がらずにお祈りメールを送付しましょう。
【選考ステップ別】お祈りメールのテンプレ
ここからは、選考ステップ別のお祈りメールのテンプレートを紹介します。
書類選考
書類選考の合否通知では、書類を返却する場合と返却しない場合の2パターンあります。
適宜使い分けを行ってください。
書類選考後のお祈りメールのテンプレートは下記です。
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件名：【選考結果のご連絡】株式会社●●●●○○ ○○様 株式会社●●●●の採用担当△△と申します。 応募書類をもとに厳正な選考をいたしました結果、誠に残念ではございますが、 何卒ご了承いただけますと幸いです。 なお、応募時にお預かりした履歴書等の選考書類につきましては、 ご応募いただいたことに御礼申し上げると共に、 末筆になりますが、○○様のこれからのご活躍を心よりお祈り申し上げます。 株式会社●●●● |
一次面接
一次面接後のお祈りメールのテンプレートは下記です。一次面接後のお祈りメールでも、書類返却を行う場合と行わない場合に分けられるので、適宜使い分けをしてください。
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件名：【選考結果のご連絡】株式会社●●●●○○ ○○様 株式会社●●●●の採用担当△△と申します。 ○○様との面談を踏まえ、社内にて厳正なる審査をさせていただきましたところ、 ご足労頂きながら不本意な結果となり、 なお、お預かりした履歴書等の選考書類につきましては、 略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。 末筆ではございますが、 株式会社●●●● |
最終面接
最終面接後の不採用通知では、これまで長い間選考に対応してくれたことに対する感謝の意や、求職者の良い点を指摘するなど、誠意あるポジティブなメールとなるように心がけましょう。
今回は2パターン紹介します。
パターン1
最終面接後に送るお祈りメールのテンプレートの一つ目は下記です。
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件名：【選考結果のご連絡】株式会社●●●●○○ ○○様 株式会社●●●●の採用担当△△と申します。 ○○様との最終面談の内容を踏まえ、慎重に社内にて協議を重ねた結果、 ただ弊社といたしましては、○○様は下記の通りさまざまな能力を ・コミュニケーション能力 今回の選考で不採用となったことは、単に弊社と合わなかったと ○○様との選考過程でとくに印象に残っているのは、 採用チーム一同、驚いたとともに○○様の積極性に感激いたしました。 今後もその強みを活かし、活躍されることを願っております。 応募に際しいただきました書類については、履歴書に記載されておりますご住所に 末筆ではございますが、○○様のさらなるご活躍、ご健勝をお祈り申し上げます。 株式会社●●●● |
パターン2
最終面接後に送るお祈りメールのテンプレートの二つ目は下記です。
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件名：【選考結果のご連絡】株式会社●●●●○○ ○○様 株式会社●●●●の採用担当△△と申します。 ○○様との最終面談の内容を踏まえ、慎重に社内にて協議を重ねた結果、 お時間を割いて弊社の選考を受けていただいたにもかかわらず、 私事ではございますが、 当社では通年中途採用も積極的に行っております。 ご応募いただいたことに深謝し、略儀ながらメールにて通知申し上げます。 なお、いただいた書類に関しましては、 末筆ではございますが、○○様のさらなるご活躍、ご健勝をお祈り申し上げます。 株式会社●●●● |
【新卒・中途】お祈りメールのテンプレ
新卒・中途でのお祈りメールテンプレを紹介します。
新卒採用
新卒採用のお祈りメールは、学生のやる気や今後の就職活動に多大に影響を与えるため、相手がなるべく嫌な気持ちにならないメールを送ることが重要です。
それを示すためには、「きちんと自分を見てくれていたんだ」とわかる内容かつ今後の学生の就職活動を鼓舞する内容にしましょう。
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件名：【選考結果のご連絡】株式会社●●●●○○ ○○様 株式会社●●●●の採用担当△△と申します。 ○○様との最終面談の内容を踏まえ、弊社内にて慎重に協議を重ねた結果、 選考に際し多くのお時間を割いていただいたにも関わらず、 ただ弊社といたしましては、 とくに印象に残っておりますのは、説明会時や面接の際にも、 これまで何年も採用担当を務めてまいりましたが、 今回の選考で不採用となったことは、単に弊社と合わなかったと 今後も上記の強みを活かし、活躍されることを願っております。 応募に際しいただきました書類については、履歴書に記載されておりますご住所に 末筆ではございますが、○○様のさらなるご活躍、ご健勝をお祈り申し上げます。 株式会社●●●● |
中途採用
中途採用者への通知は、新卒採用での通知と同じく、「自分を見てくれていたんだ」と思ってもらえるようなメールであるとともに、今後の転職活動で活かせる強みを伝える内容とすると良いでしょう。
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件名：【選考結果のご連絡】株式会社●●●●○○ ○○様 株式会社●●●●の採用担当△△と申します。 ○○様との最終面談の内容を踏まえ、弊社内にて慎重に協議を重ねた結果、 選考に際し多くのお時間を割いていただいたにも関わらず、 ただ弊社といたしましては、○○様は下記の通りさまざまなお力を備えた ・共感力 今回の選考で不採用となったことは、単に弊社と合わなかったと 今後も上記の強みを活かし、活躍されることを願っております。 応募に際しいただきました書類については、履歴書に記載されておりますご住所に 末筆ではございますが、○○様のさらなるご活躍、ご健勝をお祈り申し上げます。 株式会社●●●● |
お祈りメールに記載すべき内容
お祈りメールには、7つの記載すべき内容があります。それぞれ解説していきます。
明確な件名
お祈りメールを送る際は、件名を見てすぐにメールの内容がわかるようにしましょう。求職活動中は、多数の企業からのメールが届きます。選考結果の通知が来たとわかる件名でないと、そのメールに埋もれてしまう可能性が高いのです。
会社名及び「選考結果のご連絡」もしくは「〇次面接選考結果のご連絡」などとすると良いでしょう。【】などがあるとより目につきやすくなります。
例
・【選考結果のご連絡】株式会社●●●●
・【書類選考結果について】株式会社●●●●
・【最終面接選考結果のご連絡】株式会社●●●●
応募者のフルネーム
送り先に対し、一斉送信やテンプレート通りにメールを送る企業は少なくありません。その際、メール本文中に宛名を入れずに送るのは非常に失礼で印象が悪いです。また、送信先や送信内容が間違っていた場合も、気づきづらいです。
以上の理由から、必ずフルネームを入れてメール送信するようにしましょう。
重要な内容のメールなので、宛先および宛名を間違えないよう、送信前のチェックを忘れずに行うことが大切です。誤送信は個人情報の流出につながります。
応募者が多く選考結果メールの送付も多い場合は、特に注意が必要です。チェックしきれなかったり、送付が多くかなり手間がかかったりする際は、システム化や採用代行への委託などを検討すると良いでしょう。
感謝の意
求職者は、売り手市場である採用市況の中で、多くの企業の中からわざわざその会社を選んで応募しています。さらに、応募や選考に参加するにあたって、業界理解や企業研究、面接対策に多くの時間を割き、説明会や面接のためわざわざ来社する手間をかけています。
そのような行動に対し、感謝の意を示しましょう。
今や企業側が選ぶ時代ではなく、求職者側に選ばれる時代です。そのことを忘れず、感謝の意を伝えることで、「受けて良かった」「落ちてしまったけれど、これからも応援したい」と思ってもらえる企業になるよう心がけましょう。
採用見送りとなった旨
選考の結果は誰でも1秒でも早く知りたいものです。そのため、あまり前置きを長くせず、採用見送りとなった旨を明示しましょう。
「今回は不採用としました。」と伝えるよりも、「今回はご期待に添えない結果となりました。」と柔らかい言い回しで伝えることも重要です。
「恐縮ながら」「残念ながら」「不本意ながら」「心苦しい」「申し訳ない」など、「不採用は本意ではなく残念に思っている」ということが伝わる単語を加えるとさらに良いでしょう。
求職期間中は何かと緊張したり不安に感じたりすることが多いもの。企業からの連絡は求職者のそういった感情を呼び起こし、心や今後の活動に大きく影響します。
そのため、相手への心理的負担を少しでも軽くするような言葉選びが重要です。応募者を気遣えることは、企業の信頼性や人間味を示します。
今後の活躍・就職活動の成功を祈る言葉
不採用の場合は、就職活動はその後も続きます。少しでも求職者のモチベーションを下げないよう、今後の活躍や就職活動の成功を祈る言葉を記載するようにしましょう。
例
・○○様のさらなるご活躍、ご健勝をお祈り申し上げます。
・○○様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げております。
・○○様のこれからのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
書類の取り扱いについて
履歴書や職務経歴書などの応募書類の取り扱いについて、どのような対処をするのか明確に述べましょう。
書類には個人情報が多数含まれています。個人情報の取り扱いにはとくに配慮が必要ですので、書類を返却するか、シュレッダーではなく書類溶解サービスに依頼するなど、適切な方法で破棄しましょう。
書類を返却することは個人情報に配慮していることを示す確実な方法です。しかし、応募者が多かったり他業務で手が回らなかったりする場合は、自社で破棄することを明記すると良いでしょう。
企業情報と担当者の署名
最後に、企業情報と担当者の署名を記載しましょう。
差出人に企業名しか入っていないと、どことなく冷たい印象を受けます。そのため、担当者の名前も必ず入れるようにしましょう。担当者名を入れることで、「面接で会った〇〇さんが送ってくれたんだ」「きちんと採用担当の方が送ってくれたんだ」と親しみや信頼性がアップします。
ただし、担当者名の明記は各企業の方針によりますので、絶対ではありません。
お祈りメールで不採用の理由を通知すべき？
お祈りメールを送る際の質問としてよくあるのが、「不採用の理由を記載すべきか否か」です。
大前提として、不採用理由の通知は必ず行わなければいけないわけではありません。こちらから通知しないことはもちろん、求職者からお祈りメールの返信で「不採用理由を教えてください」と言われても答えないのが一般的です。
なぜなら、不採用理由を伝えられたことで今後の求職活動の糧にしようと前向きに捉える求職者がいる一方で、根本から自分を否定されていると感じる求職者もいるからです。それがもとで、トラブルに発展する可能性もあります。
しかし、メンター制度などで一定以上の信頼関係が求職者と築けている場合は、不採用理由を伝えることがプラスの効果をもたらす可能性があります。
新卒向けダイレクトリクルーティングサービスのABABAの調査によると、不採用の伝え方に対して、83%の学生が「形式的で冷たい印象を受けた」と言います。ただ、裏を返せば、約2割は、不採用の伝え方次第で「心のこもった温かな印象」を与えられていることになります。
また、「1‐3.フィードバックの提供による応募者の質向上」にて紹介した通り、不採用理由が拡散されることで、応募者の質の向上が期待できることもあります。不採用者と同じステータス、同じ属性の求職者からの応募が減り、不採用の決定打となったスキル・ノウハウ・経験・資格等を持つ求職者からの応募が増える可能性があります。
伝える場合は相手を慎重に見極め、社内で検討したうえで、なるべく丁寧な言い回しにしてメールを送付することが重要です。また、不採用理由でも伝えて良いもの、良くないものがあるのでそのポイントも抑えておくと良いでしょう。
◆不採用理由として伝えても良いもの
・スキルや経験不足
・求めている資格を持ち合わせていない
・スキルが高すぎる など
本当に経験不足や資格を持ち合わせていないことが理由であれば、「xxのスキルを身につけたxx様と、将来的に一緒に働けることを願っています」といった内容を伝えるのもありです。
「スキルが高すぎる」に関しては、求職者に対しては「スキルが高すぎて自社にはもったいない」などと伝えると良いでしょう。
しかし実際には、「社内での働くバランスが崩れてしまう」「スキルが高すぎるが故にやりがいを感じられず早期離職されてしまう可能性が高い」というのが企業側の本音ではあります。
◆不採用理由として伝えてはいけないもの
・コミュニケーション能力が低い
・人として信頼できない、失礼である
・社会人としての基礎がなっていない など
不採用理由として伝えてはいけないものの基準としては、「相手の人間性を否定するような理由」です。誰しも自分の人間性における欠点を指摘されると嫌な気持ちになります。とくに不採用にされた企業からこのような通知が来ると、「侮辱された」という気持ちになりトラブルに発展しかねません。
いくら信頼関係が築けていたとしても、不採用理由として伝えてはいけない理由で不採用とした場合は、伝えないほうが得策でしょう。
お祈りメールを他社への推薦に変えるサービスも
最終面接まで進んだ優秀層にアプローチできる新卒採用サービス「ABABA」には、お祈りメールならぬお祈り”エール”が存在します。
「お祈りエール」では、不採用となった学生を他社に推薦することができるABABAならではのサービスです。
企業に対する学生の悪い印象を和らげる効果や、採用担当者の心理的負担軽減につながります。
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まとめ
今回は、不採用通知を行う「お祈りメール」について、テンプレや入れるべき項目を紹介しました。
お祈りメールは、企業の信頼性向上や応募者への誠意を示すためにも送るべきものです。また、使い方によってはその後の応募者の質向上につながる可能性もあります。
今回紹介したテンプレートや記載すべき事項を参考に、ぜひ応募者に対し丁寧で誠意あるお祈りメールを作成してみてくださいね。
投稿者プロフィール
- SIerにて中途エンジニア採用を経験。また、リファラル採用支援サービスを提供する企業での従事経験もあり、リファラル採用領域の知見を持つ。
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