リファラル採用とは？メリットや規程例、トラブルを避ける方法を紹介
リファラル採用とは、自社の社員から知人を紹介してもらう採用手法です。
以前より欧米では主流の採用手法で、今や日本でも多くの企業が取り入れています。
しかし、「そもそもなぜリファラル採用が効果的なの？」「どのように始めればいいかわからない」などと頭を悩ませている採用担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか？
そこで本記事では、リファラル採用の概要やメリット・デメリット、トラブルを避けるための注意点などを紹介します。
目次
リファラル採用とは
リファラル採用とは、自社の社員に友人・知人を紹介してもらう採用手法のことです。
リファラル（referral）は、英語で「紹介」「推薦」という意味を持つ言葉です。日本では、リファラル採用、社員紹介採用、リファーラル採用、リファラルリクルーティングなどと呼ばれています。
リファラル採用は欧米では主流の採用手法です。アメリカの採用コンサルティング会社であるCareerXroadsが2001年より大手企業に対し毎年行っている採用経路を問うアンケートでは、少なくとも2012年までは毎年リファラル採用がトップを占めています。※1
労働人口の減少による有効求人倍率の高まりにより、日本でも近年注目されています。大手企業からベンチャー企業まで、幅広く導入されている採用手法です。
※1：米国の社員リファラル採用のしくみ｜リクルートワークス研究所
縁故採用・コネ採用との違い
リファラル採用は、縁故採用と混同される場合が多いですが、この2つには明確な違いがあります。
リファラル採用は、あくまでも採用選考に進む候補者を紹介してもらう手法です。紹介してもらった後は、通常の採用フローで選考が行われます。採用基準に従って採用可否を決定するため、不採用になる場合もあるのです。紹介者の意思が介入したり、紹介者に忖度をしたりすることがありません。
一方の縁故採用では、社内で力を持つ社員の近親者や、ごく親しい知人を紹介される場合が多いです。そのため、自社が求めている能力を有していなくとも、採用しなければいけない暗黙の了解が存在します。
リファラル採用のメリット
リファラル採用には、さまざまなメリットがあります。それぞれ解説していきます。
転職市場に現れない潜在層から人材獲得ができる
リファラル採用は、直近で転職をしたいと思っていない「転職潜在層」と呼ばれる人材にもアプローチができます。
このような人材は、信頼のおける知人から自社に来ないかと言われて、転職してみようかと思い始めます。
転職潜在層は求人広告サービスや人材紹介会社にも登録していないため、優秀な人材の単願応募やスピーディな内定承諾につながるのです。
社員の早期離職やミスマッチを減らせる
知人に紹介してもらった企業に入社すると、採用後の早期離職率が低い傾向があります。
「せっかく知人に紹介してもらったのに、早々に辞めるのは気が引ける」といった心理が働くからです。
また、現役社員から見て「自社の風土、社風に合いそう」「職務内容がぴったり」と判断され紹介されるため、ミスマッチが起こりにくいとされています。そのため、早期離職の可能性も自然と下がるのです。
社員エンゲージメントが高まる
リファラル採用は、紹介する自社の社員も、採用に至った候補者も会社に対するエンゲージメントが向上する傾向があります。
紹介する社員が知人を自社に誘う際には、知人が採用選考を受けてみたいと思えるように自社の魅力を伝えることが不可欠です。
そのためには、自社の良い点や魅力的な風土などを言語化しなくてはなりません。自社のことを考える時間が増え、良い点を探すことにより、自社への愛着心がより醸成されるのです。
候補者側も、入社当初から知人がいる安心感や、社風や風土にマッチし馴染みやすい特性があるため、早期から愛社精神が醸成されやすい傾向にあります。
採用コストを削減できる
リファラル採用は採用コスト削減にもつながります。
従来の採用手法は、求人広告や、エージェントと呼ばれる人材紹介会社からの紹介が一般的でした。
求人広告は1枠20万円～100万円、人材紹介は成果報酬型で転職先の理論年収の25～35％が相場です。
しかし、リファラル採用では自社の社員のみで行う採用活動のため、採用コストがほぼかかりません。
紹介してくれた社員に報酬を設定している企業も多いですが、高額な設定はできませんので、コストを抑えることができるでしょう。
リファラル採用のデメリット
リファラル採用にはメリットが多数ある一方、デメリットもあります。それぞれ解説していきます。
人間関係のトラブルが起きないよう、配慮が必要
リファラル採用は、紹介者に対する配慮が必要となる採用手法です。場合によっては、自社の社員と知人の人間関係に影響を与える可能性があるからです。
リファラル採用では、通常の採用基準で採用可否を判断されるため、不採用になる候補者も出てきます。
また、入社後に「聞いていた話と違う」と候補者が思ってしまう場合は、紹介した社員との人間関係が悪化しトラブルに発展してしまう可能性もあるのです。
一度崩れてしまった人間関係を建て直すのが非常に難しいことは、みなさんも容易に想像できるでしょう。
企業側は紹介してくれた社員と定期的にコミュニケーションを取ったり、採用後の人員配置を適切に行うなどの配慮を怠らないことが重要です。
リファラル採用の制度を伝え続ける必要がある
リファラル採用は、社員の協力なくしては成り立たない採用手法です。そのため、形骸化しないよう、リファラル採用制度を伝え続ける必要があります。
社員は自分の職務を全うするのに手一杯です。ですので、制度の存在や概要を一度伝えただけでは、すぐに忘れ去られてしまいます。
そうならないためにも、リファラル採用制度のチラシや案内文を社内に掲示したり、メールマガジンやイントラで実際のリファラル採用事例を紹介するなど、積極的な情報発信を行いましょう。社員がリファラル採用制度の存在を嫌でも覚える環境づくりが大切です。
しかし、このような施策は人事担当者の工数が増えます。リファラル採用制度を運用する場合は、人事体制をしっかり構築することも重要です。
社員の協力を得られない場合は、効果が出ない
いくら情報発信や協力要請を行っていても、実際に社員が動いてくれなければ効果は出ません。
社員に協力してもらうために、報酬を設けるなど、魅力付けも必要でしょう。
報酬を設ける場合は、労基法をかんがみる必要がありますので、注意が必要です。
後述しますが、魅力的な職場であることも大前提となりますので、まずは社内の環境、風土づくりからはじめましょう。
大切な友人を紹介したいと思える職場であることが前提として必須
友人を会社に紹介したいと思えるのは、そもそも魅力的な職場であることが大前提です。
不満だらけの職場を友人に紹介したいと思う人はいないでしょう。
まずは社員満足度アンケートを取るなどして、現状を把握することが重要です。
満足度が低い場合は、リファラル採用を始めるには時期尚早です。社員の声を真摯に受け止め、職場環境を改善したうえで運用を開始するようにしましょう。
失敗しない！リファラル採用成功のポイント
リファラル採用を失敗させないためには、いくつかのポイントをおさえておく必要があります。順番に解説していきます。
自社を紹介したくなるような会社づくりをする
先述したように、リファラル採用は自社の社員に、友人を紹介したいと思える会社であることが大前提です。
そのため、リファラル採用制度を始める前に、社員にとって魅力的な企業かを確認しましょう。
従業員満足度調査を行ったり、忌憚ない意見を言い合う座談会などを開催すると、社員の本音を聞くことができます。社員は何を不満に思っているのか、その不満はどのようにすれば解消されるのかを把握し、改善に努めましょう。
場合によっては人材の配置転換を行ったり、人事理念や教育理念などを見直す必要が出てきます。
また、会社理念や経営陣の想いが浸透していない企業は、社員が「自社の魅力がわからない」状態に陥っている場合が多いです。
その場合は、勉強会を行うなど理念を浸透させる活動を行いましょう。
非常に労力のかかる作業ではありますが、制度が一人歩きしないためにも、見切り発車せず丁寧に土台づくりをすることが重要です。
紹介のハードルを下げる
紹介のハードルが高いと、応募が滞ってしまう可能性があります。
紹介のハードルが高い例として、求める条件が多すぎたり、いきなり面接を行うなどが挙げられます。
オープンポジションの設置や、カジュアル面談の実施など、自社の社員が紹介しやすいよう、ハードルを下げることが重要です。
募集要件を明確化し、いつでも見られるようにする
募集要件を明確化するのも一つのポイントです。周知が徹底していても、肝心の募集要件がわからないと、誰を紹介して良いのかわかりません。
また、その要件をすぐに確認できる仕組みづくりを行っていないと、社員は面倒に思い、紹介のアクションまでたどり着かないでしょう。
イントラ内に専用ページを設置したり、名刺サイズの紹介カードに二次元バーコードを載せ、読み取ると要件ページに飛んだりできるような環境整備が必要です。
ほかにも、専用のツールを使うなどして、社員が思い立った時にすぐに行動にうつせるような環境づくりをしましょう。
スモールスタートにする
リファラル採用は、最初から全社で行う必要はありません。広い範囲で開始してしまうと、社員からの問い合わせで人事が疲弊してしまったりする場合があるからです。
また、同じ会社の中でも、満足度が高い部署とそうでない部署がある場合もあります。そのような場合は、まずは満足度の高い部署から試験的にリファラル採用を始めてみるのも一つの手です。
満足度が高ければ、自分の部署に貢献したい気持ちから、協力してくれる社員も多い傾向があります。
まずは限られた部署などからスモールスタートすることで成功体験を積み重ね、徐々に全社展開すると良いでしょう。
PDCAサイクルをまわす
何事もそうですが、リファラル採用においてもPDCAサイクルをまわすことは非常に重要です。
PDCAとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（測定・評価）、Action（対策・改善）の仮説・検証プロセスを循環させることです。
計画・実行してみて効果測定を行い、目標に届かない場合は改善策を考え、再度検証しましょう。
PDCAサイクルをまわすためには、目標設定も重要なポイントです。採用人数や紹介人数など、数値で測れるものがあると効果測定しやすいでしょう。
トラブルを防ぐ就業規則での規定
リファラル採用は、紹介してくれたお礼として報酬を支払うと設定している企業も多いです。しかし、安易に設定すると違法になってしまう場合もありますので、注意しましょう。
結論から言うと、こうしたトラブルを回避するためには、リファラル採用が業務の一部であることを就業規則へ明記し、規定することが必要です。
リファラル採用は、成功の対価として報酬を支払うと人材紹介業とみなされてしまう可能性があります。人材紹介業は、国からの許可を必要とする事業です（職業安定法第30条）。しかし、リファラル採用を行うためだけに国への申請を行い、社員1人1人が許可を受けるのは現実的ではありません。
また、たとえ人材紹介業だとみなされなくとも、企業がリファラル採用活動に関わった社員に報酬を与えることは原則として禁止されています（職業安定法第40条）。しかし例外として、人材の募集に従事している社員に対し、賃金や給料として支払うことは認められているのです（同前）。
この2点を踏まえると、リファラル採用を社員の業務の一環として規定し、その報酬を給与（手当）で支払うこととすれば問題ありません。
そして、給与の発生する業務の一環として位置づけるためには、就業規則への明記が必要となるのです。
就業規則へ記載するリファラル採用の文例
トラブルを避けるために、就業規則に記載する場合の文例を紹介します。
| 第○条 (社員紹介制度)
1.会社の採用募集要項に対して該当すると見込まれる人材（以下「紹介者」という。）を 2.社員紹介手当の支給は、紹介者の入社日から６ヵ月経過以降も在職している場合に全 3.当該手当の支給は、社員 1 人につき年間３人の紹介までに限る。 |
| 第○条 (社員紹介制度)
1.社員紹介制度は、自社で働く社員とつながりある人材を募集することで、自社の企業文化や組織風土・業務内容等を効果的に伝え、つながり意識をもって意欲的に働く人材を採用することを目的に導入する。 2.本規程に従って会社の採用募集要項に対して該当すると見込まれる人材（以下「紹介者」という。）を 3.手当金の支給は、紹介者の採用日から6か月経過以降も在職している場合に全額支給し、 |
報酬を設ける場合は、条件、金額などを明記すると良いでしょう。
| 紹介手当 判定基準 ●●●●円・・・該当業務の実務経験・知識があり、かつ即戦力と見込まれる ●●●●円・・・該当業務の実務経験・知識はあるが即戦力と見込まれない、 または実務経験はないが、業務に対応可能な経歴と知識を有する ●●●●円・・・該当業務の実務経験・知識がない |
リファラル採用の規定フロー
こちらでは、実際にリファラル採用制度を規定する場合のフローをステップごとに紹介します。
リファラル採用の目的を言語化する
まずは、リファラル採用を行う目的・意義を言語化しましょう。
質の高い人材を採用したい、エンゲージメントの高い組織づくりを行いたい、人材紹介を超える持続可能な採用チャネルを確立したいなど、企業によって目的はさまざまです。
目的を明確にしなければ、何のためにリファラル採用を行っているのかわからず、協力してもらえない可能性が高まります。
定量目標を立てる
目的が決まったら、「年間〇名と面談を行う」「〇年〇月までに〇名採用する」「採用費を〇円コストカットする」など、定量的な目標を立てましょう。
定量的な目標がなければ効果測定ができず、PDCAサイクルがまわせません。また、数値的な目標がなければ進むべき方向が見えず、リファラル採用施策がペースダウンしてしまうからです。
適用社員の範囲を定める
先述したように、適用範囲を限定的にするのも一つの方法です。
エンゲージメントが高い部署や人手不足の部署など、適用範囲を定めることが重要です。
また、入社後1年以上経っている社員を対象にするなど、早期離職の可能性が残っている社員は適用範囲に入れないなどとしても良いでしょう。
禁止事項や運用ルールを策定する
次に、禁止事項や運用ルールを策定します。
例えば「紹介は社員1人につき年間3人まで」などです。このようなルールを設けなければ、インセンティブ目当てでミスマッチな人材を何人も紹介する社員が出てくる可能性があるからです。
また、「紹介者の意思は合否に反映されない」など、リファラル採用の基本的な事項もルール化、言語化しましょう。
インセンティブを決める
ルールが定まったら、インセンティブを決めます。
5章で述べたように、法に抵触する内容にならないよう、社会保険労務士などの専門家にアドバイスをもらうと良いでしょう。
▼参考記事
心理的負担の少ない紹介フローを定める
最後に、紹介フローを定めます。
ここでのポイントは、紹介者に心理的負担をかけないことです。
せっかく大切な友人を紹介したのに、書類選考で落とされてしまっては人間関係に影響します。ですので、まずはカジュアル面談を通して友人の人柄や経歴を知る機会を設けるなどしましょう。
紹介フローの一例を紹介します。
①社員から採用担当者へ紹介シートを提出
Excelなどで紹介シートを作成し、社員に記入してもらいましょう。どのような繋がりの友人なのか、なぜ自社に紹介したいのかなどを書いてもらうと、採用担当者も人柄を想像しやすくなります。
項目はなるべく少なくし、提出方法はメールや社内のチャットツールを使うなどすると社員にとって負担がないでしょう。
②採用担当者から友人へ連絡
採用担当者から、まずは会ってカジュアルにお話しをしたい旨を連絡します。
③カジュアル面談
面接ではなく、人柄を知ったり、自社を知ってもらう面談を行います。
④面接
選考に進みたい意思を確認したら、通常通りの面接を行います。
紹介者には、面接を行うことになった旨を伝えるなど、配慮しましょう。
⑤合否連絡
通常の採用基準に則って合否を決めます。
本人に連絡後、紹介者にも結果を伝えましょう。不採用の場合は、理由も説明することで紹介者にも納得してもらうことがポイントです。
⑥入社前オリエンテーション
不安なく入社してもらうために、紹介者も交え懇親会を行うなどカジュアルな場を設けます。
新卒採用でもリファラルは有効
新卒採用でもリファラル採用は有効です。
新卒採用でのリファラル採用は、前年の内定者が後輩や知り合いに声掛けするもの。
つまり、まだ大学に在籍中の4年生がリクルーターとなるのです。
内定者研修の一環としてリクルーター活動を行うよう指示している企業もあります。
従来は、ナビサイトに登録し就職活動を行う学生が大半でした。しかし昨今、インターンシップに申し込み、学歴でなく自分自身を見てもらう、また、企業の働き方や風土を自分自身の目で確かめるチャンスを得る学生が増えてきています。
人手不足の現代は、学生が企業を選ぶ時代です。そんな中で、企業としても優秀な学生を採用したい想いは強いでしょう。
そんな時に期待できるのが内定者リクルーターの活動です。同じ大学やゼミ、サークルの後輩に声掛けすることが多いので、備えている能力は内定者と同じレベルが期待できます。
紹介された者限定の会社説明会や、就職活動のノウハウを提供するワークショップを開催すると良いでしょう。特別感を味わってもらったり価値提供を行うことで、興味や良い印象を持ってもらうきっかけとなるからです。
新卒のリファラル採用の場合、内定者のサークルやゼミのグループLINEなどで周知してもらうのが一般的。内定者がすぐに行動にうつせるよう、イベントの概要を書いた1枚のチラシや案内文などを作成し、データ化して渡しておくのがおすすめです。
リファラル採用の成功事例
ここからは、リファラル採用に成功している企業の事例を紹介します。
株式会社日比谷花壇
株式会社日比谷花壇は、フラワーショップ事業を展開する企業です。
約1,500名の従業員が在籍しており、毎年60～70名の学生の新卒採用をしています。
そんな同社は2019年より新卒領域でのリファラル採用をスタート。もともと中途領域でリファラル採用を導入していたこともあり、リファラル採用で期待できる効果はある程度わかった上での導入でした。
「お花屋さん」のイメージが強く、男性の母集団形成がなかなかうまくいってなかったことや、知名度の低いエリアでの採用強化が目的でした。
内定者にリクルーターとなってもらい、会社説明会や先輩社員との座談会へ招待する仕組みづくりに成功。
そして、イベントに参加してくれた学生は書類選考免除やグループディスカッション免除などの特典を用意したのです。
その結果、約20％がリファラル採用での内定者となりました。
参照：リファラル採用のロールモデルとして「Japan Referral Recruiting Award 2021」の【Branding賞】を受賞｜株式会社日比谷花壇
株式会社SmartHR
株式会社SmartHRは、クラウド人事労務「SmartHR」を提供している会社です。
今や861名の社員が在籍する同社ですが、リファラル採用は社員数15名の時期から始めた施策だそう。
運用していくうちに、社員が「紹介した友人が選考で落とされたら気まずい」と思うようになってしまい、このままだと紹介数が増えないのではとの課題に直面しました。
そんなときに作った制度が「ごめんねごはん制度」。採用に至らなかった候補者を、会社の経費で会食に連れていく制度です。
紹介者と候補者双方のフォローができるのではと考え作られました。
その結果、紹介数は伸び続け今や従業員の約30％がリファラルでの採用となりました。
参照：常に進化し続けたい！SmartHR式リファラル活用｜株式会社リフカム
iYell株式会社
iYell株式会社は、住宅ローンに関わる悩みや問題を、テクノロジーで解決する住宅ローンテックカンパニーです。
Great Place to Work® Institute Japanによる「働きがいのある会社」ランキングにて、4年連続で上位入賞している同社。「社員ファースト経営」「バリュー経営」「1000年経営」の3つを大切にしており、同じ価値観を持ち、未来を考え行動できるメンバーを採用しています。
同社のリファラル採用はなんと社員の50％にも上ります。友人だけでなく、夫婦や兄弟姉妹で働いている従業員も珍しくないそう。
社員ファースト経営を行い、働きがいのある会社である証拠ですね。
参照：「何をするかではなく、誰とするか」リファラル採用率50％のiYellが大切にする考え方｜iYell株式会社
採用でお悩みならVOLLECT（ヴォレクト）にお任せください！
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【まとめ】リファラル採用で優秀な人材を確保しよう
今回は、リファラル採用とは何か、成功させるポイントなどを紹介しました。
リファラル採用は、転職市場にいない優秀な人材を採用できるなどのメリットがありますが、人間関係のトラブルを招く恐れがあるなどのデメリットもあります。
今回紹介したリファラル採用を失敗させないためのポイントを参考に、ぜひ自社に合ったリファラル採用制度の設計、運用をしてみてくださいね。
投稿者プロフィール
- SIerにて中途エンジニア採用を経験。また、リファラル採用支援サービスを提供する企業での従事経験もあり、リファラル採用領域の知見を持つ。
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