採用担当者が最もきついあの時期は？必要なスキルや改善策を紹介

2024.07.25

人事

採用

採用担当者の方の中には、「やることが多すぎてきつい」「採用担当が自分しかおらず、悩みを共有できない」など悩まれている方も多いのではないでしょうか？

今回は、採用担当者がきついと感じる原因、時期を紹介するとともに、身に着けておくべきスキルや負担軽減法を紹介します。

この辛さをどうすればいいかわからない、改善策を知りたい採用担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

採用担当の仕事がきついと感じる原因

採用担当者の方が仕事をきついと感じる原因は、業務過多や採用目標が達成できないなどさまざまです。それぞれ解説していきます。

業務過多

採用担当者の業務は多岐にわたります。採用戦略の立案、採用手法の調査・選択、面接対応などです。
また、ベンチャー企業、中小企業の人事は採用専任ではなく、社員教育や評価制度などの立案・見直し、労務環境の整備などの業務も行わなければならない場合が多いです。

その結果業務過多となり、残業や休日出勤も増え、採用担当がつらいと感じてしまうのです。

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求職者・社内関係者からの要望や苦情対応

採用活動を行っていると、求職者および社内関係者からの要望や苦情に対応しなければなりません。

たとえば、求職者からは何度も面接を再設定してほしいとの要望があったり、「面接官の対応が悪かった」などの苦情を受けたりということは日常茶飯事です。

そのたびに、日程調整や謝罪の連絡などの対応をしなければなりません。

社内関係者からは、「本来の業務が忙しく面接している時間などない」「なぜもっと優秀な人材を獲得できないのか」などの後ろ向きな意見を言われることも。

採用担当などコーポレート系の仕事は、現場社員からの評価が得にくい職種です。現場の要望に100％沿った人材を採用できたときは不満は出ません。しかし、少しでも要望から外れている人材を採用すると、すぐに不平不満を言われてしまいます。

人材不足で売り手市場の現在の採用市場では、なかなか自社の要望に100％合致した人材を採用することは困難ですが、現場で働く社員の中には、採用市況に敏感ではない社員もおり、理解を得られにくいのが現状です。

このように、求職者からの要望や苦情は工数的にも精神的にも負担が大きいでしょう。さらには、社内関係者からの要望や苦情にも対応したり、評価されていないと感じたりすることで、採用業務に疲弊してしまうのです。

人手不足

現在、日本の採用市場は売り手市場と言われており、各企業は採用担当者の採用にも苦戦を強いられています。

そのため、採用業務が未経験の人材を採用し、0から育てる場合もあります。その場合、知識のインプットや慣れない業務がつらいと感じてしまう担当者がいます。

また、ベンチャー企業や中小企業では「ひとり人事」と呼ばれる、採用担当者が企業に一人だけの場合も。そのような場合も、業務過多が発生し、つらいと感じてしまう採用担当者が多いのです。

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採用目標の未達成

多くの企業は、経営目標に沿った人事目標を掲げ、採用目標もその中で立てます。たとえば、「2025年3月までにSEを5人採用する」などです。

しかし、今まで述べてきたように、現在の日本ではほとんどの職種が人手不足です。そのため、採用目標を立てていても、それが達成できないことが多くあります。

採用目標の未達成がストレスとなり、採用業務に嫌気がさしてしまうことも少なくありません。

採用手法の多角化

昨今、ダイレクトリクルーティングやリファラル採用など、採用手法が多角化しています。従来の日本では求人広告や、エージェントと呼ばれる人材会社から人材紹介での採用が主流でした。

しかし、採用難の時代であることや、欧米の採用手法が流入してきたことで、「攻めの採用」と呼ばれる新たな採用手法が日本でも浸透してきています。

また、採用ブランディングにも力を入れなければならず、XやInstagram、noteなどのSNS運用や、採用イベントの実施なども行う必要があります。

このように、採用担当者は採用手法や「人材を採用する」以外の採用関連業務のトレンドに常に敏感でなければなりません。それに追いつけない担当者はつらいと感じることもあるでしょう。

また、これらの業務を行うためには人手が必要なため、採用担当者が不足している企業では業務過多につながります。

調整業務の発生

経営陣と求職者・現場社員との板挟みになり、調整業務を行わなければならないことも、採用担当者がつらいと感じる一因です。

採用難の昨今では、求職者が企業を選ぶ立場になっており、少しでも好待遇の企業が選ばれます。しかし、経営陣は採用コストを抑えることを求め、採用担当者にできるだけ低コストで採用活動を行うよう指示します。

また、現場社員から増員の要望があった際にも、採用予算が足りず要望に応えられないことも。

このような場合は、社員の待遇アップや予算補充を経営陣に掛け合う必要性が出てきます。そして、これが叶わなかった場合は、現場社員への説明義務が発生してしまいます。

このような調整業務の発生や、板挟みの立場になることにストレスを抱えてしまう採用担当者も多いのです。

早期離職の発生

せっかく採用に成功したのはいいものの、すぐに離職されてしまうと、採用にかけたコストや時間がすべて水の泡となってしまいます。

また、経営陣や現場社員から早期離職の責任を問われ、思い悩んでしまうこともあります。

早期離職の発生は、採用担当者に多大なダメージを与えるのです。

採用担当業務が特にきつく感じられる時期

採用担当業務は、普段からつらいと感じることが多いですが、特にきついと感じる時期があります。それぞれ解説していきます。

新卒採用シーズン

新卒採用シーズン繁忙期は、1月～5月頃です。昨今の新卒採用のスケジュールは、3月1日が採用広報活動解禁日となっています。

そのため、企業説明会やイベント開催をする場合は、2～3か月前の12月、1月頃から準備が必要でしょう。

一般的に選考開始は6月からと言われています。しかし、近年就職活動の早期化が進み、4～5月には内定を出す企業も少なくありません。そのため、その前に書類選考や面接を行う企業が多いです。

また、4月には新入社員が入社しているタイミングでもあり、採用活動とは別に新入社員の育成なども行わなければなりません。育成業務と採用業務を兼業している採用担当者は、4～5月頃は激務となるでしょう。

中途採用の活性化期

中途採用においては、12月～1月、3～4月が繁忙期です。求職者の中で、今の会社を年内や年度末で退職し、新年や新年度は心機一転新たな職場で働こうという心理が働くからです。

そのため、選考を行う12月・3月と、入社後のオリエンテーションなどを行う1月・4月は忙しくなります。

関連記事：中途採用におすすめの時期とは？時期に合わせた最適な動き方を解説

新規事業立ち上げで多数採用が必要な時期

新規事業立ち上げで多数の採用を行わなければいけない時期も、繁忙期となります。

新規事業立ち上げは、新年度スタート期である4月であることが多いです。そのため、3月～4月にかけては新規事業に関わる人員の採用活動で忙しいでしょう。

採用担当者の抜けた人手不足時期

一般的に、退職者数が多い月は12月と3月と言われています。先述したように、新年や新しい年度から新たな職場で頑張りたいという心理が働くからです。

これは採用担当者の退職にも言えることで、12月末、3月末で職場を辞める担当者が多いです。

そのため、採用担当者が退職したあとの1月や4月は、他の担当者が辞めた人材の仕事をカバーしなければなりません。ただでさえ業務が多い場合は、人員不足となると激務になってしまうでしょう。

これまでにご説明した時期は重なる部分があり、採用担当者がとくに忙しい時期は1月、3～4月です。

採用担当に必要なスキル

採用担当であることがつらいと感じることを軽減するために、身につけて置くと良いスキルを紹介します。

コミュニケーション能力

communication

採用担当者は、コミュニケーション能力を鍛えましょう。

採用戦略の説明や予算取り、スカウトメールのやり取りや面接など、コミュニケーションが発生する場面は多岐にわたります。

また、さまざまな属性の人とのコミュニケーションを取ることも多いです。社内の中だけでも、営業やエンジニアなど幅広い職種、部長や取締役・代表などさまざまな役職と会話する必要があります。

さらに、学生、外国人、年上の中途採用者など、さまざまなバックグラウンドを持った求職者と話す必要もあるのです。

そのため、コミュニケーション能力のトレーニングは必須です。基本的な挨拶はもちろん、相手の話を傾聴する姿勢を大事にしたり、結論から話すように癖づけたりすると良いでしょう。

オペレーション能力

オペレーション能力も、採用担当者が身に着けたいスキルの一つです。与えられた業務において、自ら課題を発見し、計画をたて、周りを巻き込みながら、タスクを細分化し確実に解決していくスキルのことを指します。

採用担当は、面接日時の設定や事務連絡などのこまごましたルーティン業務に近い仕事があります。一方で、採用手法の検討や採用目標の設定など、思考力を必要とし、企業の採用活動の根幹となる業務を行うこともあるのです。

このように、幅広い業務を着実に進めていくために必要なのが、オペレーション能力です。

営業力

採用担当者は、求職者に対し自社を売り込む、一種の営業活動を行わなければなりません。採用難の今、求職者が入社したいと思える企業であることが重要です。そのため、自社や自社の社員、さらには採用担当である自分自身を魅力的に訴求する必要があります。

自社の社員の魅力を伝えるためには、社員の協力が欠かせません。社員インタビューを行ったり、採用ホームページや採用媒体用の写真撮影に協力してもらったりと、採用担当者のみで完結することはできないのです。

このようなときに身につけておきたいのが営業力です。営業力とは主に、人間的な魅力、提案力などを指します。社員の細かな変化にも気を配り話しかけるなど、自身の人間的な魅力を磨き、社員が「この人なら協力してあげたい」と思えるようにすることが重要です。

また、求職者にアピールするための提案力も必要です。発信の仕方はもちろん、相手のニーズを汲み取り、それに対する解決策やアンサーを提案する力を身につけましょう。

マーケティング力

「採用マーケティング」という言葉があるように、採用担当者にとってマーケティング力は身につけておきたい能力です。

採用マーケティングとは、採用活動にマーケティングのフレームワークを取り入れた考え方のことです。「求職者に自社のファンになってもらうための仕組みづくり」と言うとわかりやすいでしょう。

具体的には、自社のターゲットである人材層の認知から興味、応募、選考…と行動が変容するように促す施策を行います。

そのためには、ターゲットのニーズを捉え、そのニーズに合った待遇面の設定や効果的な訴求方法の確立を行う必要があります。

マーケティングの知識を学び、それを採用マーケティングに活かしましょう。

法令に関する知識

採用担当者は、求人票を作成する際や、入社手続きの際など、多くのプロセスの途中で法令に関する知識を必要とします。

法令に関する知識があると、トラブル発生や苦情が来ることを防ぐことができ、工数削減につながるのです。

最低限、下記の法令は頭に入れておきましょう。

・労働基準法
企業と従業員が結ぶ雇用契約や労働時間、休日、賃金などの労働条件の最低基準を定めた法律。悪質な違反の場合には懲役刑や罰金刑が課せられる場合もある。パートやアルバイトも含めて全ての従業員が対象となる。
・職業安定法
求人サービスやハローワークなどの公共の職業安定機関において、適切な求人を行うことを目的とした法律。募集時の労働条件の明示、虚偽広告を行わないなどのルールについて定められている。
・男女雇用機会均等法
雇用時の男女差別を禁止する法律。募集や採用、昇給、昇進、定年、退職などの面で性別を理由とした差別を禁止している。
・労働契約法
労働契約の基本ルールについて定めた法律。個別の労働条件の合意形成方法や、雇う側の安全配慮義務、労働契約の継続および終了時のルールなどを定めている。
・働き方改革関連法（旧雇用対策法）
労働者保護に関する内容が定められている法律。旧「雇用対策法」。採用募集時の年齢制限の禁止や時間外労働の上限規制などが定められている。

採用担当の負担を軽減する改善方法

採用担当者の負担を軽減するためには、採用コンサルティングの活用や採用のアウトソーシングサービス活用などの方法があります。それぞれ解説していきます。

採用プロセスの見直し

まずは、自社の採用プロセスを見直しましょう。「従来この方法でやってきたから」という理由だけで深く考えず、同じ採用プロセスを踏襲している企業も多いです。

しかし、学力検査を行ったり、面接回数を多く設定したりと、採用難の時代に沿わないプロセスが入っている場合や、目的がはっきりしないものは見直してみましょう。

近年はダイレクトリクルーティングやアルムナイ採用が盛んになるなど、採用手法には流行りがあります。

時代や採用市況に合っているものなのか、成果は出ているのか半年や1年に一度見直して改善していくことが重要です。

関連記事：新卒採用フローを見直すなら今！採用手法ごとに徹底解説

採用管理システム導入

少しでも工数を減らすために、採用管理システムの導入を検討するのも一つの方法です。

さまざまな採用媒体から多くの応募者がいる場合、その管理だけでも一苦労です。そのようなときは、「求人公開」から「内定」までの業務を一元化し作業の効率化を図れる採用管理システムを活用しましょう。

採用媒体を複数利用していても一元管理ができたり、ルーティン業務や日程調整を自動化できたりと、工数削減に役立ちます。工数削減ができると、その分他の業務に力を入れられたり、余裕ができるためケアレスミスが起きにくくなったりするでしょう。

また、チームでの情報共有ができることから、一人だけへの業務過多や共有漏れを防ぐこともできます。

採用コンサルティングの活用

採用担当業務が辛い、きつい、しんどい時は、採用コンサルティングを活用しましょう。採用コンサルティングとは、採用計画の立案や提案など、採用活動に関するありとあらゆることをサポートするサービスです。

先述した採用プロセスの見直しなどは、社内だけの検討では結局そのままになってしまうことも多いです。しかし、第三者に介入してもらうことで、無駄や時代に即していない点などに気づける可能性があります。さらに、その企業の目的や時代に合った見直し案も提案してくれます。自社だけでは思いつかなかったりノウハウがなかったりする案を出してもらえるため、新たな採用の糸口が見つかるでしょう。

また、採用コンサルティング会社は最新の採用市況や各業界に合った採用方法を熟知しています。これは、さまざまな企業の採用支援を行っているためです。そのため、企業は採用ノウハウの蓄積ができ、今後の採用活動に活かせる利点もあるのです。

関連記事：採用コンサルティングとは？費用やおすすめのコンサルティング会社を紹介