【例文付き】求人応募へのメール返信で注意すべきポイント【企業側】
SNSなどで学生や候補者が企業へのクレームなどを気軽に発信できるようになった昨今。企業側はこれまで以上に一人ひとりへの対応に真摯に向き合わなければなりません。
求人応募に対するメール返信もその一つです。この対応を間違えると、「○○（企業名）はめちゃくちゃ対応が悪い」「あそこは受けない方が良い」などと拡散され、優秀な人材からも敬遠されてしまうかもしれません。
そこで本記事では、求人応募に対するメール返信の正しい知識を、テンプレートや例文とともに紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
HRpediaでは、「採用メールテンプレートを見直したい...」「失礼のない、適切な表現で返信したい…」といった採用担当者のために、「応募受付から内定通知まで、即使える14種類のメール例文集」をご用意しております。
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目次
求人応募へのメール返信が企業側にとって重要な理由
求人応募へのメール返信が重要なのは、大きく2つの理由があります。それぞれ解説していきます。
企業の信頼性に直結する
近年、求職活動を行う際は会社の評判を検索する風潮が主流です。
実際に、WEBリスクコンサルタント事業を展開する株式会社エフェクチュアルが行った調査によると、就職・転職時に企業情報を調べると答えた人のうち、76.7％もの人が「口コミサイト」で調べると答えました。
引用：求職者が就職活動時に信頼する情報源は？オンライン上の企業情報に関する信頼性について、エフェクチュアルとグローバルウェイが合同調査！｜株式会社エフェクチュアル
その結果を裏付けるように、インターネットの検索欄に企業名を入力すると、検索候補として「◯◯（企業名） 評判」と出てくることが多いです。その検索結果を見てみると、企業の口コミを書き込むサイトが存在したり、X（旧Twitter）やInstagramなどのSNSに企業の悪評を書き込む求職者が存在したりします。
「求人を出してるのに、応募しても何も返事がなかった」などと書き込まれると企業の信頼失墜につながります。
企業の信頼が損なわれると当然そこに応募しようとする人の数は減り、この採用難の時代でさらに採用活動に苦戦することになるでしょう。
応募者との信頼関係構築のため
求人応募への返信が重要な理由は、何も企業の評判のためだけではありません。
応募してくれた相手に感謝を示すとともに、明確な選考プロセスを伝え、ぜひそこに進んでほしいという意思を表示することが本来の目的です。
実際に求人応募へのメール返信1通がどれくらい企業選びのポイントとなったかを示す調査結果は存在しませんが、多くの候補者が重視しているコミュニケーション面や人事担当者の対応における最初のピースであることは間違いないでしょう。
求人応募への返信メールの書き方
求人応募への返信メールの正しい書き方を確認していきましょう。
件名は具体的に記載
メールの受信履歴を思い出してもらえれば分かるかと思いますが、件名が一列に並び、無数の文字が羅列する形になります。
このとき、内容が伝わらなかったり長すぎたりする件名はスルーされてしまう可能性が高いでしょう。
20～30文字程度で、メールの内容を端的に伝える件名にするのがベストです。
上記を踏まえた件名の例をいくつか提示します。
- ご応募ありがとうございます【株式会社〇〇 採用担当】
- 面接日程のご案内｜株式会社〇〇【営業職】
- 書類選考結果のお知らせ【株式会社〇〇 採用チーム】
社名や職種名、「面接日程」「選考結果」「お礼」など、選考関係のメールであることが一目で分かるキーワードを含めてみましょう。
応募してくれたことへの感謝を述べる
一番大切なのは、応募してくれたことに対する感謝の意を述べることです。
応募者は、数ある企業の中から自社に魅力を感じ応募をしてきてくれています。そのため、感謝の言葉は必ず文頭に入れるようにしましょう。
基本的な事項ではありますが、感謝の言葉があるかないかで、応募者の自社への評価はかなり変わってきます。
＜例＞
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次の選考ステップの説明・案内
メールを開封した応募者が気になるのは、具体的な次の選考ステップの内容です。
書類選考や面接といった選考のステップごとに、応募者に伝えるべき情報を漏れなく適切に文面に盛り込みましょう。
応募者にとってどのような情報が必要か考え、先回りして詳細まで記載すると親切です。
＜例＞
|
選考のスケジュール
応募者は次の選考プロセスに進めることが分かったら、今度は選考がどのように進んでいくのかスケジュールが気になるところでしょう。
日数や週などの具体的な数字を盛り込みつつ、時系列に沿って箇条書きで記載すると分かりやすいです。
＜例＞
| 今後は、以下の選考スケジュールにて選考を進めさせていただきます。
・書類選考（3日程度） |
署名
最後に、忘れずに採用担当者の署名を記載しましょう。最低限必要な要素は会社名、所在地、担当者名、連絡先です。
もし社内で個別に携帯が支給されている場合は会社自体の番号ではなく携帯番号を記載しましょう。理由としては、担当者の携帯に直接繋がることが分かりやすいためです。
会社自体の番号にかけて取り次いでもらうのは、お互いにとってコミュニケーション工数がかかる上、企業に電話をかけることに対して心理的ハードルが高く感じる人もいます。
そのため、もし聞きたいことがあっても連絡を躊躇ってしまうケースがあります。
＜例＞
|
関連記事：ChatGPTで採用スカウト文面作成や個別文章記載ができるのか検証！プロンプトも紹介
求人応募への適切な返信のタイミングとは
求人応募へのメール返信のタイミングについては、いくつか気を付けたいことがあります。
基本は即返信
応募者的がA社とB社を比較して、どちらを選ぶか悩んでいるというタイミングで、A社からの連絡が早かったことで最終的にA社を選ぶということも珍しくありません。それくらい採用にはスピード感が重要です。
基本的に、営業時間内に応募があった場合は即時の返信を心がけましょう。ここでいう営業時間というのは一般論に基づくものなので、自社とはズレがあるかもしれませんが、だいたい9時～19時くらいが目安です。どんなに遅くとも21時前には送りましょう。22時を過ぎると非常識だと思われてしまう可能性があります。
後述しますが、応募がある度に文面を1から考えるのは非効率なので、テンプレート化したり自動化したりすることで、即返信が出来る仕組みづくりを行うことが重要です。
深夜・早朝の返信は避ける
採用はスピード感が大事ですが、深夜や早朝に応募があった場合は即時の返信は避けたほうが良いでしょう。そういった時間帯に返信してしまうと、「この会社は深夜や早朝も働く体質だ」と思われてしまう可能性があるからです。
今や就職・転職においてライフワークバランスは非常に重視される項目です。実際に、dodaなどを運営するパーソルキャリア株式会社のグループ会社である株式会社ライボによる調査では、以下のような結果が出ました。
理想的なワークライフバランスを問う項目では、「プライベートを重視」が38.7%、「どちらかといえばプライベートを重視」が33.5%で、合算すると72.2%もの人が「プライベート重視派」であることが分かったのです。
また、転職時にプライベートの確保時間を重視すると答えたのは、95％にも上ります。これは、「とても重視する」の37.1％、「重視する」の36.7％、「どちらかといえば重視する」の21.2％を合算した結果です。
このような調査結果からもわかるように、ワークライフバランスの保証は企業にとって取り組むべき事項の一つです。
また、返信する時間帯だけでなく曜日にも気を付けましょう。
募集要項に土日祝休みと書いているにも関わらず週末や祝祭日に返信が来ると、「もしかしたら休日出勤を強要される会社なのかもしれない」と思われてしまう可能性があります。
24時間以内に返信する（休日の場合はその限りではない）
営業時間であれば即返信、深夜・早朝、なるべく休日の返信は避けることを前提とした上で、どれだけ遅くとも応募から24時間以内に必ず返信しましょう。
スピード感云々は置いといて、丸一日以上放置された会社に対して、応募者が良い印象を持たないことは想像に難くないでしょう。
ただし、その24時間以内に休みが含まれる場合は休日出勤のある会社だと思われないためにも、休みが空けた出勤日の午前中、なるべく早いタイミングで返信すれば問題ありません。
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関連記事：スカウトを送るべき曜日や時間は？成功事例を交えてタイミングのコツを伝授
関連記事：スカウト返信が来たのに日程調整ができない時の対処法！例文も紹介
職種別テンプレートを紹介
ここでは、一般事務職、営業職、技術職（エンジニア）、アルバイト・パートなど候補者のさまざまな状況に合わせたテンプレートを紹介します。
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一般事務職
| 件名：ご応募ありがとうございます（一般事務職／株式会社〇〇）〇〇 様
この度は、弊社一般事務職の求人へご応募いただき、誠にありがとうございます。 早速ですが、下記のとおり面接日程を調整させていただきますので、ご都合のよろしい日時をお知らせください。 【面接候補日時】
ご質問などございましたらお気軽にご連絡ください。 —————————————- 株式会社〇〇 採用担当 □□（担当者名） 〒123-4567 東京都〇〇区△△町1-2-3 TEL：03-XXXX-XXXX Email：xxx@xxxx.co.jp URL：https://www.xxxx.co.jp —————————————- |
営業職
| 件名：営業職へのご応募ありがとうございます（株式会社〇〇 採用担当）〇〇 様
弊社営業職の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。 つきましては、一次面接を下記の日程で実施いたします。ご都合の良い日時をご返信ください。 【面接候補日時】
営業職の経験やご希望のキャリアについて、詳しくお話を伺えれば幸いです。 —————————————- 株式会社〇〇 採用担当 □□（担当者名） 〒123-4567 東京都〇〇区△△町1-2-3 TEL：03-XXXX-XXXX Email：xxx@xxxx.co.jp URL：https://www.xxxx.co.jp —————————————- |
技術職（エンジニア）
| 件名：エンジニア職へのご応募ありがとうございます（株式会社〇〇 採用担当）〇〇 様
この度は、弊社エンジニア職にご応募いただき、心より感謝申し上げます。 ぜひ、弊社の業務内容や技術スタックについて面接で詳しくお話しできればと思います。以下の日程からご希望をお知らせください。 【面接候補日時】
お会いできることを楽しみにしております。 —————————————- 株式会社〇〇 採用担当 □□（担当者名） 〒123-4567 東京都〇〇区△△町1-2-3 TEL：03-XXXX-XXXX Email：xxx@xxxx.co.jp URL：https://www.xxxx.co.jp —————————————- |
アルバイト・パート
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件名：ご応募ありがとうございます（アルバイト／株式会社〇〇） 〇〇 様 この度は弊社のアルバイト募集にご応募いただき、ありがとうございます。 面接を下記の日程で行いますので、ご希望の日時をお知らせいただけますでしょうか。 【面接候補日時】
ご不明な点がありましたら遠慮なくご質問ください。 —————————————- 株式会社〇〇 採用担当 □□（担当者名） 〒123-4567 東京都〇〇区△△町1-2-3 TEL：03-XXXX-XXXX Email：xxx@xxxx.co.jp URL：https://www.xxxx.co.jp —————————————- |
求人応募への返信メールの例文
先ほど掲載したのはあくまでテンプレートでしたが、ここでは具体的な内容を記載した例文を紹介します。
どうしても内容が思いつかない場合は、下記を自社の選考プロセスに合わせてカスタマイズしてご活用ください。
| 件名：【応募受付完了のお知らせ】株式会社〇〇
■■ ■■様（フルネームで記載） お世話になっております。株式会社〇〇の採用担当の△△と申します。 この度は、数ある求人の中から、弊社にご応募いただき誠にありがとうございます。 今後につきましては、下記の選考スケジュールにて進めさせていただければと存じます。 ①履歴書・職務経歴書送付のお願いのお知らせ（本日より2営業日以内にてお知らせいたします。） 今後の選考に関しましては、2営業日以内にご連絡させていただきます。大変恐縮ではございますが、今しばらくお待ちくださいませ。 選考について、ご不明点等ございましたら遠慮なくお問い合わせください。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 —————————————- 会社名 担当者の所属部署 担当者氏名 担当者の連絡先（電話番号、メールアドレス） 会社所在地 会社HP URL（ある場合は採用HPのURL） SNSのリンク（運営している場合） —————————————- |
関連記事：お祈りメールのテンプレを紹介｜内容によっては採用の成功につながる？
求人応募へのメール返信でよくあるミスとその防止策
求人応募へのメール返信では、よくあるミスが存在します。
冒頭から述べているとおり求人応募への返信は企業の評判にも関わるので、先に防止策を知っておきましょう。
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返信が遅れる
繰り返しになりますが、採用はスピード感が重要であるため、求人応募への返信が遅れてしまうことは採用失敗に直結します。
先述のとおり、休みを考慮しなければタイムリミットは24時間です。
応募を受け付けたら、すぐに応募を受け付けた旨を通知するメールを送付しましょう。
これを意識的に行うというよりは、リマインダーを使ったり、自動返信機能を活用したりして仕組化をしてしまうことが重要です。
誤字脱字・慣用句の誤用
誤字脱字や慣用句の誤用があると、担当者ひいては企業のレベルの低さを露呈することになりかねません。
最近では「伝わるなら何でも良い」という価値観の芽生えから、会話や親しい間柄のコミュニケーションでは誤用であると分かっていて使い続けることがあります。
例えば「ふいんき」は本来間違った発音ですが、この間違いが定着したことで、普段の会話で「ふいんき」と誰かが言っても訂正されることは少なくなりました。
しかし、ビジネスにおいて正しい言葉を使うことはマナーであり相手への敬意です。そのため「伝われば良い」ではなく日本語として正しい言葉遣いを意識しましょう。
校正ツールなどの精度も日に日に高まってきているので、こうしたものを活用することも重要です。
内容についての誤り
誤字脱字や慣用句の誤用をクリアしても、記載されている内容に誤りがあったら0点です。
特に、連絡先や面接日時、オフラインでの面接で場所の間違いは禁物です。メールを送る前に自分で見返すことはもちろん、他の人にダブルチェックしてもらうのもミスを防ぐためには有効です。
また、もし送ってしまった後に誤りに気付いた、あるいは応募者から誤りを指摘された場合はすぐに謝罪し、正しい情報を送り直すよう徹底しましょう。
応募者名・宛先の間違い
これらの間違いは絶対にあってはなりません。
まず、ビジネス関係なく名前の間違いは大変失礼です。「この企業はきちんと一人ひとりの応募者を見ていないんだな」「気を配っていないんだな」と思われてしまいます。さらに、「今後も雑で失礼な扱われ方をするんだろうな」と受け取られ、選考辞退につながる可能性もあるでしょう。
また、送る対象の間違いは企業としてあってはならない事態です。採用関連のメールには氏名などの個人情報が含まれます。応募者に不快感を抱かせたり不安な想いをさせるだけでなく、こうした事実が拡散されれば企業の評判にも影響が出ます。
ミスなく効率的に進める方法としては、自動返信やテンプレートを活用しつつ、絶対に間違えてはいけない箇所のみ人間によるチェックを入れるなど工夫しましょう。
求人応募へのメール返信を効率化するには？
求人応募への返信にはある程度の労力が必要でしょう。会社によっては少ない人数で回していかなければならないことがあるかもしれません。
ここではメール返信を効率化するための方法をいくつか紹介します。
テンプレートの活用
あらかじめテンプレートを用意しておき、相手の名前、選考の日程など変動する箇所のみ毎回触るというのが最もシンプルな効率化の方法でしょう。
また、テンプレートの活用は効率化だけにとどまらず、作成時に厳重なチェックさえしておけば誤字脱字を防げるなどのメリットもあります。
ただし、応募者の名前を都度変える、求人応募への返信なのに他の選考プロセスで使用するメールを送付しないようにする、日時を書き替えるのを忘れないようにするなど、注意も必要です。
メール管理システムの導入
メール管理システムとは、同じグループ内にいる関係者間でメールを共有できるシステムです。
具体的には、対応状況別で管理できる受信フォルダの作成や、テンプレート機能を使用してのメール作成業務の簡素化、メールを含むチャットやLINEの一元管理などができます。
対応状況別で管理できれば、採用チームの一人が休んでも他のメンバーが状況を把握して対応することができます。
テンプレート機能を使えば、ExcelやWordからわざわざ文面をコピーし、メールに貼り付ける手間を削減できるのが便利です。
さらに、最近では応募者に合わせてLINEで連絡を行う企業も少なくありません。複数の連絡手段を持つと管理が煩雑になる可能性も高くなります。メール以外の連絡ツールも一元管理できることで、連絡の抜け漏れや行き違いの防止が可能となります。
フォルダ管理の活用
一口に「採用に関するメール」と言っても、その内容はさまざまです。
応募の通知はもちろん、面接調整のメールや説明会に対する質問メールもあります。それらを同じメールフォルダで管理すると確認や返信の漏れが発生しやすくなります。
こうした事態を防ぐために、メールのフォルダ分け機能を活用しましょう。他の社員とも共有できるよう、オンラインストレージやサーバー上で管理すれば関係者が利用でき、効率化と透明化につながります。
関係者と共有する場合は、フォルダ名を見てどのような内容のメールが入っているのかがすぐ分かるようなフォルダ名にすると良いでしょう。
ただし、あまり細かく分けすぎても後から見返す際に対象のメールを探しづらくなります。そのため、「フォルダは3階層まで作成可能」などのルールを設けましょう。
誤字脱字チェックツールの導入
誤字脱字チェックツールを導入することで、効率化を図ることも可能です。
ネット上の誤字脱字チェックのツールを使用し、間違っている箇所を簡単に見つけ出せます。
無料のものもあるので使ってみてくださいね。
採用業務自体を外部委託する
採用業務自体を外部委託することも効率化のひとつの方法です。企業の採用に関わる業務を一部もしくは全部依頼できます。
メールでの連絡や面接の日時調整をしてもらえるのはもちろん、他にも採用戦略を立てるところからコンサルしてくれたり、人材プールからのスカウトを行ったりと、依頼できる内容はサービスによってさまざまです。
人的リソースが足りずメール返信が遅れてしまう、ダブルチェックができなくて毎回抜け漏れが出てしまうなどの場合は、採用代行サービスの導入も検討してみましょう。
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関連記事：【2025年最新】大手の採用代行（RPO）サービスおすすめ19選！【徹底比較】
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まとめ
本記事では、求人応募に対する返信メールの重要性や記載すべき情報、効率化のための方法などを解説しました。
求人応募への返信は、企業の評価や応募者との関係構築に結びつくためスピード感が求められますが、深夜や早朝といった営業時間外には返さない方が良いでしょう。基本的には24時間以内にをタイムリミットとし、休みを挟む場合は空けた出勤日のなるべく早いタイミングで返信しましょう。
メールの返信を効率化するためには、テンプレートを活用する、メール管理システムを使う、採用業務自体を外部に委託するなどの方法があり、自社の状況に合った効率化の方法を見つけることが重要です。
もし、外部への委託をご検討の場合は、ぜひ一度VOLLECTまでご相談ください。
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投稿者プロフィール
- SIerにて中途エンジニア採用を経験。また、リファラル採用支援サービスを提供する企業での従事経験もあり、リファラル採用領域の知見を持つ。
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