採用におけるデータ分析で見るべき項目｜歩留まり率を向上させるには？

2024.11.13

採用・人事向けコラム

採用におけるデータ分析は、採用活動において非常に重要な施策の一つです。採用がうまくいっていないにも関わらず、根拠のある改善策が実施できていないと、いつまでたっても採用成功には至らないからです。

しかし、「何をどう分析すればいいの？」と思われる採用担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか？

そこで今回は、採用データ分析で見るべき項目や活用方法、採用データの分析に活用できるおすすめのツールなどを紹介します。

「採用データの分析をしたいけれどどうすればいいかわからず、後回しになっている」などとお悩みの採用担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

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採用におけるデータ分析とは

採用におけるデータ分析とは、文字通り「採用活動中に得られたデータを分析すること」を指します。

採用活動中には、下記のようなデータが収集できます。

＜採用活動時に収集できるデータ＞

・応募者に関する情報（属性や連絡先など）
・応募者の数
・説明会やミートアップなど、採用関連のイベントへの参加者数
・媒体別の応募者数
・書類選考の通過者数
・各面接の通過者数
・内定者数
・内定承諾者数
・内定辞退者数
・入社数
・各媒体にかかった費用
・説明会やミートアップなど、採用関連のイベント開催にかかった費用
・DMへの返信数
・スカウトからの応募者数
・採用サイト閲覧数
・企業SNS閲覧数、インプレッション　など

収集できたデータを分析することで、より効率的で、よりコストパフォーマンスの高い採用活動ができるようになります。例えば、求人媒体ごとに1人あたりの採用コストを算出することで、一番効果的な求人媒体を割り出すことができるのです。

採用活動時に収集したどのデータをどのように分析するかで、得られる情報は変わってきます。そのため、「データ分析をした結果何を改善したいか」を定めることが重要です。そのうえで、必要なデータを抽出し、適切な分析を行いましょう。

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採用データの分析で確認すべき項目（【課題別】見るべきデータと活用方法）

ここからは、採用データの分析で見るべきデータと活用方法を解説していきます。

応募者数と採用率

採用率とは、応募者数に対して実際に採用した人数の割合を指します。

応募経路ごとの応募者数を使って採用率を算出すると、どの採用手法・媒体が一番効果的かを検証することができます。

まず、手法・媒体ごとの応募者数、採用人数を確認します。次に、下記の計算式に当てはめて採用率を算出しましょう。

採用率 = 採用人数 ÷ 応募者数 × 100

例えば、下記の場合、採用媒体Aの採用率は4÷30×100で13％、採用媒体Bの採用率は同様に8％です。

採用媒体	採用人数	応募者数
A	4	30
B	2	25

この結果、採用媒体Aのほうが効果的な採用媒体であることがわかります。

採用率の低い手法や媒体は、なぜ低いのか、原因究明を行いましょう。原因究明をしてもわからない場合は、思い切ってその手法や媒体を手放すことも重要です。

歩留まり率

歩留まり率とは、採用の各過程に進んだ人のパーセンテージを指します。歩留まり率が高ければ高いほど、不合格・辞退者が少なく効率の良い採用活動と言えるでしょう。反対に、歩留まり率が低ければ低いほど、通過者が少なく効率の良い採用活動とは言えません。

歩留まり率の計算では、各選考ステップにおいて「何人受けて何人通過したか」を明確に把握しておく必要があります。

＜例：ある企業の新卒採用での各選考ステップにおける人数＞

エントリー	説明会参加	応募	書類通過	集団面接	個別面接	内定	内定承諾	入社
500	400	250	150	100	50	20	15	10

例えば、上記のような新卒採用選考の場合の説明会参加から応募への歩留まり率を算出したい場合は下記のように計算します。

250（応募数）÷400（説明会参加者数）×100＝62.5％

下記が歩留まり率算出式です。

歩留まり率＝「選考通過数」÷「選考対象数」×100

具体的には…
説明会参加率＝会社説明会参加数÷エントリー数 ×100
説明会参加後応募率＝応募数÷会社説明会参加数×100
書類選考通過率＝書類選考通過者数÷応募者数×100
一次面接通過率＝一次面接通過者数÷一次面接参加者数×100
最終面接通過率＝最終面接通過者数÷最終面接参加者数×100
内定承諾率＝内定承諾者数÷内定者数×100

このように、歩留まりを算出するためにはしっかり記録をつけ、採用活動後に次の採用戦略を練れるようにすることが重要です。

関連記事：採用における歩留まりとは?平均値や改善方法について解説

採用にかかる時間

採用にかかる時間を確認すべき理由は、それがコストパフォーマンスに加味されるからです。

いくら優秀な人材を多く採用できたとしても、それが長い期間をかけての採用活動であれば人件費などのコストがかかっていることになります。

採用にかかった時間を採用活動のプロセスごとに記録をつけ、極端に長くかかっているプロセスがないかチェックしましょう。

＜記録すべき採用活動の所要時間＞

時間	詳細
採用活動全体にかかった時間	採用活動の開始から終了までかかった時間
選考にかかった時間	募集開始から内定までにかかった時間
各プロセスにかかった時間	下記それぞれのプロセスにかかった時間採用目標立案採用戦略立案求人媒体選定などの準備母集団形成施策書類選考一次面接二次面接採用サイトの運用説明会、カジュアルミートアップなどのイベント準備・実施　など

採用にかかるコスト

採用活動にはさまざまなコストがかかります。コストも時間と同様、細かく記録すると後々分析に必要になったときに便利です。

＜記録すべき採用活動でかかったコスト＞

費用	詳細
採用活動全体にかかった費用	母集団形成から入社までの費用（次項以降の費用の合計）
媒体ごとにかかった費用	求人広告やスカウトサービスなどの掲載料、利用料
説明会、採用イベントの開催費用	説明会、採用イベントにかかった費用会場費配布物準備費飲食代機材などのレンタル費　など
内定者フォローに関わる費用	内定者懇親会や所属予定先部署との懇親会などにかかる費用内定式にかかる費用入社前研修費用　など
面接官の人件費	配属予定部署のマネージャーや役員などが面接官を務めた場合の人件費
採用担当者の人件費	採用担当者が採用活動、採用活動関連業務を行う際の人件費

上記からは、1人あたりの採用費用も算出できます。その計算式は下記の通りです。

1人あたりの採用費＝採用活動全体にかかった費用÷採用した人数

この費用が高すぎる場合は改善点があるでしょう。

関連記事：一人当たりの中途採用コストはいくら？コストを削減する方法も紹介

採用サイトのアクセス数

自社の採用サイトへのアクセス数もまた、重要な指標となります。

「キャリタス就活」などを運営する株式会社キャリタスが行った調査によると、就職活動中に、企業の採用ホームページを閲覧したのは「かなり目を通した」が67.9％と高い頻度で閲覧していることがわかりました。

引用：2025年卒採用ホームページに関する調査

このように、求職活動において採用サイトは重要な役割を果たしています。そのため、下記のような項目を分析することにより、求職者が何を求めているか、何に興味を持っているのかがわかるのです。

どのようなキーワードで検索し、採用サイトにたどり着いたか
どのページが多く／少なく見られているのか
平均滞在時間はどの程度か
どのページで離脱しているのか
どの程度のユーザーが複数回閲覧しているか　など

例えば、応募数が少なく、かつ社員インタビューでのページ離脱が多い場合、インタビュー内容が求職者の求めている内容でない、むしろ嫌な情報が載っている可能性があります。そのような場合は掲載内容を変え、応募が増えるかどうか検証してみると良いでしょう。

このように、アクセス数をもとに仮説と検証を繰り返し、応募数を増やしたり志望度を上げたりする施策を打つことができます。

採用における歩留まり率を向上させるためには

採用におけるデータ分析により算出された歩留まり率を向上させる方法は、採用フローの短縮やプロセスの最適化などがあります。それぞれ解説していきます。

採用フローの短縮

採用フローが長引くと、候補者にとって心理的負担となったり、採用競合に遅れを取ったりします。

合否を出すのが遅くなり、他の企業から内定をもらった候補者が他社に入社を決めてしまう場合も少なくありません。

そのような時は、採用フローの短縮を検討しましょう。次に述べる面接プロセスの最適化はもちろん、応募者へのスピーディーな対応もフローの短縮に寄与します。

応募があった段階や、スカウトメールに返信があった段階ですぐに返信するようにしましょう。

人手が足りないなど自社で対応できない場合は、候補者とのやり取りだけを採用代行業者に委託するのも一つの手です。

面接プロセスの最適化

歩留まり率を向上させるために、適正検査をやめたり面接回数を減らしたりするなど、採用プロセスの見直しを行いましょう。

また、選考基準や評価方法を明確にすることで、応募者の不安や疑問を解消することも大切です。

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採用ブランディングの強化

候補者の志望度や、内定承諾後のモチベーション維持のため、自社の魅力を発信し採用ブランディングの強化を図ることも重要です。

自社に入社するとどのようなキャリアプランが形成できるのか、どのようなスキルが身につくかなどを発信すると良いでしょう。

InstagramやX、noteなどのSNSを利用したり、会社紹介動画を制作したりして、自社の魅力を積極的かつ継続的にアピールすることが重要です。

内定者への手厚いフォローアップ

内定者への手厚いフォローアップも、歩留まり率を向上させる一つの方法です。内定承諾をもらったあとも、内定者との継続的に接点を持つことが重要なのです。

とくに新卒の内定者は、内定出しから入社まで半年以上期間があくケースが多いでしょう。その期間に、知人などから別の企業を紹介され気持ちが傾いたり、なりたい職種や職務内容が変わったりする可能性があります。

これらを防止するために、内定者のフォローアップを強化しましょう。具体的には、内定者研修の実施や配属予定先の部署の社員との交流・座談会、体験入社・インターンシップなどです。

内定者研修では、企業のことを理解してもらえるだけでなく、同期との関わりも生まれます。新卒の場合、社会に出てうまくやっていけるかという不安が大きい内定者が多いです。その際に、同期との関わりを通じて悩みを相談したり、励まし合ったりすることで「不安なのは自分だけではない」と安心できます。

配属予定先の部署の社員との交流も、実際どのような人たちとどのように働けるか具体的なイメージができます。そのため、エンゲージメント向上や内定者の不安材料の払拭に役立つでしょう。

体験入社やインターンシップでも、その企業で働く人や社内の風土、仕事内容を実際に知ることができ、より志望度が高まる機会になります。

また、疑問や不明点などを問い合わせる連絡がきた際はすぐに返信するなど、細かい部分も配慮しましょう。

中途採用においても配属先部署との懇親会を開くなど、内定者に少しでも早く社内に馴染んでもらう施策を行うことが求められます。

参考：座談会で盛り上がる面白いテーマ10選｜学生を盛り上げるにはどんな工夫が必要？

採用を外注する

採用活動を外部に委託することも歩留まり解消の一手となります。

採用担当者が忙しく、素早いレスポンスが出来なかったり、採用活動のPDCAが回せなかったりする場合は、外部に頼りましょう。

採用活動すべてではなく、一部分を請け負ってくれる企業も多く存在します。また、コスト面も、採用担当者を採用するコストよりも安い場合が多いです。歩留まり解消のためには外注も検討すると良いでしょう。

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採用データの分析はエクセルでできる？

エクセルの関数をうまく活用すれば、採用データの分析を行うことができます。しかし、自分で関数を一から組む手間がかかる点や、そもそも採用分析ツールではない点などを踏まえると、細かな採用データの分析には向きません。
そのため、分析機能つきの採用管理ツールの導入や、採用代行に分析を依頼することをおすすめします。

「それはわかっているけれど、自分でも分析をやってみたい」「まずは自分がやってから検討したい」と思われる採用担当者の方もいらっしゃるでしょう。そんな方のために、採用データの分析に役立つエクセル関数や機能を紹介します。

集計と分析に役立つ関数

集計と分析に役立つ関数は下記の3つがあります。関数を使用すれば、目視確認で発生する探す手間や確認漏れを防ぐことができます。

IF関数

条件によって表示内容を変える関数。

=IF(論理式,[値が真の場合],[値が偽の場合])

論理式：結果の値を変える条件式（B3>=5など）
値が真の場合：条件式に合っている時に表示する値（”達成”など）
値が偽の場合：条件式に合致しなかった時に表示する値（”未達”など）

＜活用例＞

採用目標人数の「達成」「未達成」を表示する。
下記の場合、月間5名以上の入社で「達成」、5名未満で「未達」を表示。
=IF(B3>=5,”達成”,”未達”)

COUNTIF関数

特定の条件に該当する応募者の数を集計できる関数。

=COUNTIF（範囲, 検索条件）

範囲：検索したい範囲
検索条件：検索したい条件のワード（例：「エンジニア」「○○大学」など）

＜活用例＞
応募者の中から自社の求める人材を検索し、該当人数を集計する。
下記の場合、「エンジニア」への応募者数を集計。
=COUNTIF(B2:B27,”エンジニア”)

COUNTIFS関数

複数の条件に該当するデータの数を集計できる関数。

=COUNTIFS（範囲1, 検索条件1, 範囲2, 検索条件2, …）

範囲：検索したい範囲
検索条件：検索したい条件（「エンジニア」、「〇〇大学」出身　など）

「～かつ～」の「AND条件」でも、「～もしくは～」の「OR条件」でもできる。

＜活用例＞
応募者の中から自社の求める人材を検索し、該当人数を集計する。
①下記の場合、「エンジニア」かつ「◯◯大学」の応募者数を集計。

②下記の場合は、「エンジニア」で「◯◯大学」もしくは「■■大学」の応募者数を集計している。

データ整理に欠かせない機能

採用データは蓄積すればするほど、整理が大変になります。そんなときは、下記3つの機能がデータ整理に役立ちます。
※OSやバージョンによって表示が異なることがあります

フィルター機能

表中の該当条件のデータのみを表示できる。たとえば、採用媒体ごとのデータを閲覧したい場合などに用いる。フィルタを入れたい範囲を選択し、「データ」→「フィルター」を選択し、設定完了。

条件付き書式

セル内の情報に応じて、自動で書式を反映する機能。たとえば、特定の文字が入力されたセルを赤色にするなどができる。「ホーム」→「条件付き書式」を選択し、条件を設定する。

グラフ作成機能

表データから、簡単に円グラフや棒グラフなどが作成できる。視覚的に見やすくなる。「挿入」→「グラフの図」から好きなグラフを作成する。

採用データの分析に活用できるツール

ここからは、採用データの分析に活用できるツールを5つ紹介します。

ジョブカン採用管理

ジョブカン採用管理は、株式会社DONUTSが提供するクラウド型採用管理システムです。分析機能はもちろんのこと、リファラル採用に活用できたり採用サイトを簡単に作成できたりと、さまざまな機能が利用可能です。

特徴	詳細
選考管理と採用活動の分析可能	「応募数」「内定数」「各選考ステップの通過率」等の確認が可能なレポート機能がある。経路別のレポートも確認可能で、「どの媒体からどれぐらい応募があったか」といった応募経路ごとの推移や特定の求人媒体からの選考通過率もチェックできる。
採用サイトを簡単に作成可能	プログラミングの知識等は必要とせず、ジョブカン上に画像と文章を設定していくだけで、世界最大の求人検索サイト「indeed」や「Googleしごと検索」にフィード連携が可能な求人ページを作成できる。作成したページから応募者が来た場合は自動的にシステム内に登録される仕組み。
あらゆる経路からの応募者の情報を取り込み、一括管理が可能	10種類以上の求人媒体と連携している。また、人材紹介会社の担当者をジョブカンのユーザーとして登録することも可能で情報共有がしやすい。
業界最安値クラスの利用料金	月額8,500円から利用でき、1ヶ月単位で契約可能。毎月の応募者数に応じた料金設定のため、無駄なく使用できる。
「限定公開求人」でリファラル採用に活用可能	求人ページURLを知っている人だけがアクセスできる機能。URLを社内共有をすることでリファラル採用促進に活用できる。
ジョブカンシリーズ製品との連携が可能	ジョブカン労務管理などと連携でき、内定者情報を自動登録できる。
LINEでのやり取りが可能	LINEとも連携しており、新卒採用などターゲットに合わせた連絡手段を選べる。

参考：ジョブカン公式サイト

HITO-Linkリクルーティング

HITO-Linkリクルーティングは、パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社が提供する採用管理システムです。標準的な分析項目のほかに、個社ごとに存在している分析軸にも対応可能なカスタマイズレポートがあります。自社の採用課題をいち早く見つけたい企業におすすめです。

特徴	詳細
分析機能あり	標準的な分析項目はもちろん、個社ごとに存在している分析軸にも対応可能なカスタマイズレポートがあり、採用課題の抽出に適している。
40体以上の求人媒体からのデータ取り込みが可能	大手求人媒体はもちろん、業界特化型の求人媒体やエリア特化型の求人媒体とも連携しており、3時間に1回、候補者の自動取り込みをしてくれる。
事務処理の自動化・効率化に強み	応募者データの取り込み、書類選考、日程調整、内定通知書の作成などの事務処理の自動化・効率化に強みがある。多数の求人媒体との連携のほか、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーはもちろん、サイボウズOffice、Garoonとも連携可能で、日程調整の手間を削減。

参考：HITO-Linkリクルーティング公式サイト

HRMOS採用

HRMOS採用は、株式会社ビズリーチが提供する採用管理システムです。選考通過率や辞退数を可視化し、辞退・内定理由を蓄積できる機能のほかにも、採用業務を一元化し日々の採用業務工数を75%削減できます。さらに、データ分析の結果をもとに専任のコンサルタントによる改善支援を受けることも可能です。

特徴	詳細
採用活動の可視化および改善可能	応募経路ごとに、選考通過率や辞退数などを可視化したり、辞退・内定理由を蓄積したりできる。これらをもとに専任のコンサルタントによる改善支援を受けることも可能。データ分析による課題抽出で、ダイレクトリクルーティング比率が全体の7割になった事例もある。
採用業務を一元化	異なる求人媒体・人材紹介者経由の候補者・選考管理や日程調整機能など、採用管理に必要な機能を一通り標準搭載しているのはもちろん、英語対応機能やタレントプール機能も有している。エージェントとのやりとり、日程調整、社内の面接評価の共有など、選考におけるすべての業務を一つに集約でき、日々の採用業務工数を75%削減できる。
ビズリーチなどとの連携も可能	ビズリーチやビズリーチの人材データベースからAIが求人情報の条件にあった人材を自動的に提案する機能や、最適なヘッドハンターを推薦するエージェント推薦機能がある。
顧客満足度No.1	日テレや味の素、サイバーエージェントなど大手の導入実績が多数。採用管理システムの顧客満足度はNo.1を誇る。

参考：HRMOS採用公式サイト

タレントパレット

タレントパレットは、株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供する採用管理システム・タレントマネジメントシステムです。タレントマネジメントシステムに印象が強い同ツールですが、実は応募者分析も可能。採用時のモデル人材の設定と比較分析・テキストマイニング分析できるのが特徴です。

特徴	詳細
応募者分析が可能	採用時のモデル人材の設定と比較分析・テキストマイニング分析により、直感的な応募者分析を行う。
TPI（Talent Performance Indicator）適性検査の実施可能	専門機関と共同開発した、TPI適性検査を標準搭載。400万件の適性検査結果をもとに科学的アプローチによる性格・タイプ判断と個性・適職分析ができ、採用のミスマッチを防止できる。
採用業務の一括管理が可能	エントリーフォーム作成と応募者管理が可能。会社説明会の開催案内や調整にも対応している。
内定辞退防止策にも有効	応募者とのコンタクト履歴をスコア化することにより、定量的な把握ができる。特に自社にマッチした人材、欲しい応募者のスコアをモニタリングし、スコアの低い応募者には接点を設けるといった効果的なアプローチが可能となる。
科学的人事を実現して組織力を最大化	採用後のタレントマネジメントシステム機能も保有。あらゆる人材データを一元化・分析し、データに基づいた最適な配置、適正評価、有望人材の採用・育成、離職防止などができる「科学的人事」を実現。

参照：タレントパレット公式サイト

Googleアナリティクス

GoogleアナリティクスはGoogleが提供しているデータ分析ツールです。今まで紹介してきたような採用に特化したツールではありません。自社の採用サイトがある場合に利用するツールで、、「採用サイトの閲覧者がどのページに興味を持ったのか」、「どのような導線を経て応募ボタンを押したのか」などが分かるため、採用サイトの改善に役立ちます。

特徴	詳細
サイト状況を把握するための重要指標を確認できる	サイトの訪問数(セッション数)やページビュー数、1ページだけ閲覧してサイトから離脱したユーザーの割合など、ユーザーに関する幅広いデータを見ることができる。
ユーザーがサイトにどのように流入してきたか確認できる	「Google検索で流入した」、「Youtube広告から流入した」などの流入経路がわかる。
ユーザーがサイト内でどのような行動を行ったか確認できる	どのページがどれだけ閲覧されているのかが集計できたり、ユーザーが離れたページがわかったりする。
サイト管理者が設定したゴール達成度を確認できる	Webサイト運営者が設定したゴールの達成率を算出してくれる。たとえば、「応募」から実際に応募した割合などを算出してくれる。